Jak księgować wydatki na leasingowane auto

Od 2011 r. prowadzę działalność gospodarczą opodatkowaną podatkiem liniowym. Prowadzę podatkową księgę przychodów i rozchodów metodą kasową. W styczniu 2016 r. wzięłam w leasing operacyjny samochód. Jak wpisywać do księgi opłatę wstępną, raty leasingowe i wykup? Czy wydatki na paliwo, naprawy, przeglądy, polisę OC (zgodnie z umową na korzystającym ciąży obowiązek ubezpieczenia pojazdu) są kosztem i jak je ujmować w podatkowej księdze przychodów i rozchodów? Z umowy leasingu operacyjnego wynikają następujące wartości:

- cena samochodu 72 276,42 zł + 23 proc. VAT,

- opłata wstępna 32 524,39 zł + 7480,61 zł VAT (razem 40 005 zł),

- 47 rat (miesięcznych) po 972,82 zł + 223,75 zł VAT (razem 1196,57 zł),

- wykup 722,76 zł + 166,24 zł VAT (razem 889 zł),

- razem: 78 969,75 zł + 18 163,04 zł VAT (razem: 97 132,80 zł).

Opłata wstępna ma charakter samoistny, bezzwrotny, nieprzypisany do poszczególnych rat leasingowych. Jej poniesienie natomiast jest niezbędnym warunkiem zawarcia umowy leasingu operacyjnego.

Nadmienię, że jestem podatnikiem VAT czynnym. VAT od tych opłat został w całości odliczony, gdyż wzięty w leasing został pojazd samochodowy, inny niż samochód osobowy, mający jeden rząd siedzeń, który oddzielony jest od części przeznaczonej do przewozu ładunków ścianą lub trwałą przegrodą, klasyfikowany na podstawie przepisów o ruchu drogowym do podrodzaju: wielozadaniowy. Spełnienie wymagań dla tego pojazdu potwierdza dodatkowe badanie techniczne przeprowadzone przez okręgową stację kontroli pojazdów, potwierdzone zaświadczeniem wydanym przez tę stację, oraz dowód rejestracyjny pojazdu zawierający odpowiednią adnotację o spełnieniu tych wymagań (zgodnie z art. 86a ust. 1, 2, ust. 4 pkt 2, ust. 9 pkt 1, ust. 10 pkt 1 ustawy o VAT) – pyta czytelniczka.

Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy o PIT (art. 22 ust. 1 ustawy o PIT).

Aby wydatek poniesiony przez podatnika był dla niego kosztem uzyskania przychodu, musi więc spełniać następujące warunki:

- został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (kosztem uzyskania przychodu podatnika nie są wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),

- jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

- pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

- został poniesiony w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

- został właściwie udokumentowany,

- nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 23 ustawy o PIT nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Bezpośrednio w rachunku podatkowym

Umowę tzw. leasingu operacyjnego reguluje art. 23b ust. 1 ustawy o PIT.

W przypadku leasingu operacyjnego opłaty ustalone w umowie leasingu, ponoszone przez korzystającego – przedsiębiorcę, w podstawowym okresie umowy z tytułu używania środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych będących przedmiotem umowy, są przychodem finansującego i odpowiednio kosztem uzyskania przychodów korzystającego, jeżeli:

- umowa leasingu została zawarta na czas oznaczony, stanowiący co najmniej 40 proc. normatywnego okresu amortyzacji, jeżeli przedmiotem umowy leasingu są podlegające odpisom amortyzacyjnym rzeczy ruchome lub wartości niematerialne i prawne, albo została zawarta na okres co najmniej pięciu lat, jeżeli jej przedmiotem są podlegające odpisom amortyzacyjnym nieruchomości;

- suma ustalonych opłat w umowie leasingu, pomniejszona o należny podatek od towarów i usług, odpowiada co najmniej wartości początkowej środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych, a w przypadku zawarcia przez finansującego następnej umowy leasingu środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej będących uprzednio przedmiotem takiej umowy odpowiada co najmniej jego wartości rynkowej z dnia zawarcia następnej umowy leasingu (art. 19 ustawy o PIT stosuje się odpowiednio).

40 proc. okresu amortyzacji...

Przez normatywny okres amortyzacji środków trwałych rozumie się okres, w którym odpisy amortyzacyjne, wynikające z zastosowania stawek amortyzacyjnych określonych w wykazie stawek amortyzacyjnych, zrównują się z wartością początkową środków trwałych (zob. art. 23a pkt 4 lit. a ustawy o PIT).

Przykład

Roczna stawka amortyzacyjna dla samochodów ciężarowych wynosi 20 proc. Zatem normatywny okres amortyzacji wynosi pięć lat (60 miesięcy). Z przedstawionego stanu faktycznego wynika, że korzystający ma ponieść 47 rat miesięcznych. Zatem spełniony jest warunek, że umowa leasingu pojazdu została zawarta na czas oznaczony, stanowiący co najmniej 40 proc. normatywnego okresu amortyzacji.

...i minimalna wartość

Ustawodawca, posługując się sformułowaniem „opłaty ustalone w umowie leasingu", wskazał, że do kosztów uzyskania przychodów zaliczone mogą być nie tylko raty leasingowe, ale także inne opłaty wynikające z umowy leasingu, w szczególności:

- opłaty wstępne,

- opłaty rejestracyjne,

- opłaty administracyjne.

W sumie opłat ustalonych w opisanej przez czytelniczkę umowie leasingu znajdzie się:

- opłata wstępna (32 524,39 zł netto),

- 47 rat (miesięcznych) po 972,82 zł netto (łącznie: 45 722, 54 zł netto).

Do opłat ustalonych w umowie leasingu należy również zaliczyć cenę, po której korzystający ma prawo nabyć przedmiot umowy po zakończeniu podstawowego jej okresu. W przypadku przedmiotowej umowy jest to kwota netto 772,76 zł. Zatem opłaty ustalone w przedmiotowej umowie leasingu wyniosą razem 78 919,69 zł (32 424,39 zł + 45 722,54 zł + 772,76 zł).

Abyśmy mieli do czynienia z umową leasingu operacyjnego, to suma opłat ustalonych w umowie leasingu, pomniejszona o należny podatek od towarów i usług, powinna odpowiadać co najmniej wartości początkowej środków trwałych. Z przedstawionego stanu faktycznego nie wynika, jaka jest wartość początkowa przedmiotu leasingu. Podana jest tylko cena samochodu (72 276,42 zł netto). Zakładając, że wartość początkowa pojazdu odpowiada cenie nabycia netto samochodu (72 276,42 zł) bądź jest trochę wyższa, np. o koszty ubezpieczenia OC, rejestracji pojazdu w wydziale komunikacji (maksymalnie do 78 919,69 zł), to można przyjąć, że spełniony jest i drugi warunek, niezbędny do uznania tej umowy za umowę leasingu operacyjnego.

Zatem ponoszone przez czytelniczkę (korzystającego) opłaty ustalone w przedmiotowej umowie, tj. umowie leasingu operacyjnego, takie jak opłata wstępna w wysokości 32 524,39 zł i raty leasingowe w wysokości 972,82 zł (47 rat miesięcznych), są kosztem uzyskania przychodów (por. interpretację Izby Skarbowej w Katowicach z 22 kwietnia 2015 r., IBPBI/1/4511-123/15/ESZ).

Kiedy potrącić

Artykuł 23b ust. 1 ustawy o PIT nie precyzuje, w którym momencie korzystający powinien zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów opłaty wynikające z umowy leasingu, m.in. opłatę wstępną i raty leasingowe. Rozstrzygając tę kwestię, należy brać pod uwagę ogólne zasady potrącania kosztów, które zostały uregulowane w art. 22 ustawy o PIT.

Z przedstawionego stanu faktycznego wynika, że czytelniczka (korzystający) prowadzi podatkową księgę przychodów i rozchodów metodą kasową. Osoby prowadzące taką ewidencję potrącają opłatę wstępną w ciężar kosztów uzyskania przychodów w dacie jej poniesienia, stosownie do art. 22 ust. 4 w zw. z ust. 6b ustawy o PIT (por. interpretację Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 19 listopada 2010 r., ITPB1/415-842a/10/RR).

Koszty uzyskania przychodów są potrącane tylko w tym roku podatkowym, w którym zostały poniesione (zob. art. 22 ust. 4 in principio ustawy o PIT). Za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów w przypadku podatników, o których mowa w art. 22 ust. 6 ustawy o PIT (...), uważa się dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu (art. 22 ust. 6b ustawy o PIT).

Eksploatacja bez limitu

Samochody używane na podstawie umowy leasingu operacyjnego nie są zaliczane u korzystającego do środków trwałych. W przedstawionym stanie faktycznym mamy do czynienia z używaniem na potrzeby działalności gospodarczej pojazdu innego niż samochód osobowy w rozumieniu ustawy o PIT. Zatem wydatki związane z używaniem pojazdu na podstawie umowy leasingu operacyjnego, takie jak paliwo, naprawy, przeglądy, OC, mogą stanowić koszty uzyskania przychodów na zasadach ogólnych, bez limitowania i konieczności prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu. Pogląd ten podzielają organy podatkowe (por. interpretację Izby Skarbowej w Katowicach z 17 lipca 2015 r., IBPB-1-1/4511-88/15/ESZ).

Korzystający prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów metodą kasową mogą ująć te wydatki w kosztach uzyskania przychodów w dacie ich poniesienia.

Uwaga! Koszty składek na ubezpieczenie samochodu używanego na podstawie umowy leasingu operacyjnego mogą być kosztem uzyskania przychodów korzystającego. Konieczne jest jednak, aby korzystający był zobowiązany do ich ponoszenia. Z przedstawionego stanu faktycznego wynika, że zgodnie z umową na korzystającym ciąży obowiązek ubezpieczenia OC pojazdu. Zatem warunek ten należy uznać za spełniony.

Przykład

Załóżmy, że czytelniczka wzięła samochód w leasing operacyjny 4 stycznia 2016 r. i tego dnia poniosła wydatki na:

- opłatę wstępną w wysokości: 32 524,39 zł netto plus VAT 7 480,61 zł udokumentowane fakturą nr 134/01/2016 z 4 stycznia 2016 r. wystawioną przez Firmę Leasingową,

- ubezpieczenie OC w wysokości 340 zł udokumentowane fakturą nr 1348/01/2016 z 4 stycznia 2016 r. wystawioną przez Towarzystwo Ubezpieczeniowe,

- paliwo w wysokości 300 zł netto plus 69 zł VAT udokumentowane fakturą nr 56789/2016 z 4 stycznia 2016 r. wystawioną przez Stację Paliw.

Na potrzeby schematu ewidencjonowania >patrz wzór na >F2 przyjęto założenie, że czytelniczka odliczyła cały VAT od ww. wydatków związanych z tym samochodem (van) zgodnie z przepisami o VAT.

Przedmiotowe wydatki czytelniczka powinna zaewidencjonować w kolumnie 13 podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Jak wynika z objaśnień do podatkowej księgi przychodów i rozchodów, kolumna 13 jest przeznaczona do wpisywania pozostałych kosztów (poza wymienionymi w kolumnach 10–12), z wyjątkiem kosztów, których nie uznaje się za koszty uzyskania przychodów. W kolumnie tej wpisuje się w szczególności takie wydatki, jak:

- czynsz za lokal,

- opłatę za energię elektryczną, gaz, wodę, c.o.,

- opłatę za telefon,

- zakup paliw,

- wydatki dotyczące remontów,

- amortyzację środków trwałych,

- składki na ubezpieczenie emerytalne i rentowe pracowników w części finansowanej przez pracodawcę,

- składki na ubezpieczenie wypadkowe pracowników,

- wartość zakupionego wypo sażenia >patrz wzór na >F2.

Numerem wpisu do podatkowej księgi przychodów i rozchodów czytelniczka powinna oznaczyć faktury zakupu, tj. odpowiednio:

- nr 3/01/2016 – fakturę 134/01/2016,

- nr 4/01/2016 – fakturę 1348/01/2016,

- nr 5/01/2016 – fakturę 56789/2016,

– przy założeniu, że czytelniczka prowadzi miesięczną numerację wpisów.

Cena wykupu

Wykup przedmiotu leasingu operacyjnego stanowi zasadniczo odrębną czynność prawną, tj. umowę sprzedaży pojazdu, do której mają zastosowanie kryteria prawno-podatkowe obowiązujące w dniu zawarcia takiej umowy.

Dla korzystającego oznacza to, że podatkowe skutki tej czynności będzie można ocenić dopiero w dacie wykupu. Jeżeli wykup taki nastąpiłby obecnie, a samochód byłby wykupowany na potrzeby działalności gospodarczej i wykorzystywany w tej działalności jako środek transportu, to uwzględniając cenę wykupu, tj. 722,76 zł plus 166,24 zł VAT, podatnik (korzystający) miałby do wyboru trzy możliwości:

- zaliczyć wydatki bezpośrednio w ciężar kosztów uzyskania przychodów w miesiącu oddania środka trwałego do używania,

- amortyzować je jednorazowo w miesiącu oddania do używania tego środka trwałego albo w miesiącu następnym,

- amortyzować składnik majątku zgodnie z art. 22h–22k ustawy o PIT, czyli rozkładając w czasie ujmowanie w kosztach jego wartości początkowej.

Z uwagi na to, że jest to dla czytelniczki zagadnienie przyszłe, kwestię tę jedynie sygnalizuję.

Autor jest doradcą podatkowym

Ograniczenie dla drogich osobówek

Składki na ubezpieczenie samochodu osobowego w wysokości przekraczającej ich część ustaloną w takiej proporcji, w jakiej pozostaje równowartość 20 000 euro, przeliczona na złote według kursu sprzedaży walut obcych ogłaszanego przez NBP z dnia zawarcia umowy ubezpieczenia w wartości samochodu przyjętej dla celów ubezpieczenia są wykluczone z kosztów (art. 23 ust. 1 pkt 47 ustawy o PIT). W przedstawionym stanie faktycznym nie mamy jednak do czynienia z samochodem osobowym (zob. art. 5a pkt 19a lit. a tiret pierwsze ustawy o PIT).