Pracodawca (spółka ABC) pokrywa pracownikom w 100 proc. koszty opłat związanych z pobieraniem gotówki z bankomatu na uzasadnione cele biznesowe, jeśli to pobranie nastąpiło podczas podróży służbowej trwającej powyżej czterech dni. Czy zwrot tych opłat jest przychodem pracownika opodatkowanym podatkiem dochodowym? Czy na pracodawcy ciąży obowiązek poboru zaliczki na PIT od tego świadczenia? – pyta czytelniczka.

Zgodnie z zasadą powszechności wyrażoną w art. 9 ust. 1 ustawy o PIT, opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

Przychodami są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń (zob. art. 11 ust. 1 ustawy o PIT). Ustawa o PIT wyróżnia kilka źródeł przychodów. I tak, m.in. stosownie do art. 10 ust. 1 pkt 1 ustawy o PIT, źródłami przychodów są stosunek służbowy, stosunek pracy, w tym spółdzielczy stosunek pracy, członkostwo w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną, praca nakładcza, emerytura lub renta.

Co mówią przepisy

Za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych (art. 12 ust. 1 ustawy o PIT). Za pracownika w rozumieniu ustawy uważa się osobę pozostającą w stosunku służbowym, stosunku pracy, stosunku pracy nakładczej lub spółdzielczym stosunku pracy (art. 12 ust. 4 ustawy o PIT).

Otwarty katalog

Ustawodawca w art. 12 ust. 1 ustawy o PIT wymienia jedynie przykładowo przychody ze stosunku pracy. Świadczy o tym użycie zwrotu „w szczególności", co oznacza, że wymienione kategorie przychodów stanowią katalog otwarty. Oznacza to więc, że przychodami ze stosunku pracy są wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz świadczenia nieodpłatne, mające swoje źródło w łączącym pracownika z pracodawcą stosunku pracy. Zwrot opłat związanych z pobieraniem gotówki z bankomatu podczas podróży służbowej trwającej powyżej czterech dni na uzasadnione cele biznesowe, o który pyta czytelniczka, należy zatem uznać za przychód pracownika ze stosunku pracy.

Nie oznacza to jednak, że przychód ten należy opodatkować PIT, a na pracodawcy ciąży obowiązek poboru zaliczki na PIT od tego świadczenia >patrz ramka.

Kiedy stosuje się zwolnienie

Stosownie bowiem do art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o PIT, wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju. Chodzi o przepisy rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (dalej: rozporządzenie w sprawie delegacji).

Zwolnienie, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o PIT, obejmuje zatem diety i inne świadczenia otrzymane przez pracownika za czas podróży służbowej, do wysokości określonej w rozporządzeniu w sprawie delegacji, przy czym podstawowym warunkiem zwolnienia z opodatkowania tych świadczeń jest odbycie przez pracownika podróży służbowej.

W myśl § 2 pkt 2 lit. d rozporządzenia w sprawie delegacji, z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługuje zwrot kosztów innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Udokumentowane i uznane przez zakład pracy

Pracownikowi, który w czasie podróży krajowej lub podróży zagranicznej poniósł inne niezbędne wydatki związane z tą podróżą, określone lub uznane przez pracodawcę, zwraca się je w udokumentowanej wysokości (§ 4 ust. 1 rozporządzenia w sprawie delegacji). Chodzi o wydatki takie jak: opłaty za bagaż, przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, miejsca parkingowe oraz inne niezbędne wydatki wiążące się bezpośrednio z odbywaniem podróży krajowej lub podróży zagranicznej (zob. § 4 ust. 2 rozporządzenia w sprawie delegacji).

Przepisy rozporządzenia w sprawie delegacji nie zawierają wykazu „innych udokumentowanych wydatków" ani „innych wydatków". Nie ograniczają również ich wysokości, pozostawiając to w gestii pracodawcy. To pracodawca decyduje o zwrocie faktycznie poniesionych przez pracownika wydatków, które nie są limitowane i które muszą mieć związek z wykonaną podróżą, a ponadto być prawidłowo udokumentowane.

W uzasadnionych celach biznesowych

Można zatem przyjąć, że zwrot opłat związanych z pobieraniem gotówki z bankomatu na uzasadnione cele biznesowe, podczas podróży służbowej trwającej powyżej czterech dni stanowi dla pracownika przychód ze stosunku pracy, lecz korzysta on ze zwolnienia na podstawie art. 21 ust. 1 pkt. 16 lit. a ustawy o PIT w zw. z § 2 pkt 2 lit. d i § 4 rozporządzenia w sprawie delegacji. Trudno bowiem uznać, że poniesiony przez pracownika wydatek, zwrócony następnie przez pracodawcę nie jest niezbędny, skoro pobór gotówki z bankomatu nastąpił w uzasadnionych celach służbowych. Pogląd ten podzielają organy podatkowe (interpretacja Izby Skarbowej w Katowicach z 20 października 2015 r., IBPB-2-1/4511-343/ 15/BJ).

Oznacza to, że na pracodawcy nie ciąży obowiązek poboru zaliczki na PIT od zwrotu opłat związanych z pobieraniem na potrzeby pracodawcy gotówki z bankomatu podczas podróży służbowej.

Autor jest doradcą podatkowym

masz pytanie, wyślij e-mail, tygodnikpodatki@rp.pl

podstawa prawna: ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn. DzU z 2012 r., poz. 361 ze zm.)

podstawa prawna: rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (DzU z 2013 r. poz. 167)

Płatnik pobiera i odprowadza zaliczki na PIT

Osoby fizyczne, osoby prawne oraz jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej (zakłady pracy) są obowiązane jako płatnicy obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów pracy przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej lub spółdzielczego stosunku pracy, zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakłady pracy, a w spółdzielniach pracy – wypłaty z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej (art. 31 ustawy o PIT).