Czy zapasowy sprzęt w firmie wolno amortyzować?

- Spółka kupuje na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej sprzęt IT (głównie komputery i serwery). Większa część tego sprzętu zostaje od razu zainstalowana w placówkach spółki i w tym samym miesiącu przyjęta na stan środków trwałych. Od następnego miesiąca spółka rozpoczyna jego amortyzację.

Niewielka część zakupionych urządzeń jest traktowana jako wyposażenie zapasowe. Ten zapasowy sprzęt przechowywany jest w magazynach w całej Polsce. Może być przenoszony z jednej lokalizacji do innej i spółka zamierza go wykorzystywać jako sprzęt serwisowy w przypadku awarii zamontowanych aktualnie urządzeń.

Zapasowy sprzęt IT jest kompletny i zdatny do użytku w momencie przekazania do magazynu. Spółka przyjmuje go do ewidencji środków trwałych, gdyż uważa, że jest on używany jako sprzęt serwisowy do usuwania awarii w jej placówkach. Sprawna infrastruktura IT jest niezbędna w działalności logistyczno-magazynowej spółki. Najczęściej najprostszym i najszybszym sposobem efektywnego usunięcia awarii jest wymiana popsutego sprzętu na nowy z zasobów zapasowych urządzeń. Używanie zapasowego sprzętu IT jako narzędzia do usuwania awarii i utrzymywanie go w stanie ciągłej gotowości do zastąpienia nim zużytego sprzętu jest w praktyce stosowane w spółce.

Czy spółka prawidłowo postępuje, ujmując zapasowy sprzęt IT w ewidencji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych w miesiącu, w którym zostaje on przyjęty do używania w magazynie i rozliczając odpisy amortyzacyjne od następnego miesiąca? – pyta czytelnik.

Spółka może amortyzować stanowiące jej własność lub współwłasność, nabyte lub wytworzone we własnym zakresie, kompletne i zdatne do użytku w dniu przyjęcia do używania:

1) budowle, budynki oraz lokale będące odrębną własnością,

2) maszyny, urządzenia i środki transportu,

3) inne przedmioty

– o przewidywanym okresie używania dłuższym niż rok, wykorzystywane przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą albo oddane do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub umowy leasingu, zwane środkami trwałymi.

Amortyzacji nie podlegają jednak grunty i prawa wieczystego użytkowania gruntów, dzieła sztuki i eksponaty muzealne, wartość firmy, jeżeli powstała w inny sposób niż określony w art. 16b ust. 2 pkt 2 oraz składniki majątku, które nie są używane na skutek zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej.

Składniki majątku zalicza się do środków trwałych podlegających amortyzacji, jeżeli łącznie zostaną spełnione następujące warunki:

- składnik majątku jest własnością lub współwłasnością podatnika,

- został nabyty lub wytworzony we własnym zakresie,

- jest kompletny i zdatny do użytku w dniu przyjęcia do używania,

- przewidywany okres jego używania na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej jest dłuższy niż rok,

- składnik ten jest wykorzystywany przez podatnika na potrzeby prowadzonej przez niego działalności albo został oddany do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub umowy leasingu,

- składnik nie jest wymieniony w katalogu środków niepodlegających amortyzacji.

Własność, kompletność i okres używania

Spółka może zaliczyć zapasowy sprzęt IT do środków trwałych. Spełnia on bowiem wszystkie warunki zaliczenia urządzeń do tej kategorii, tj.:

- został kupiony przez spółkę, więc stanowi jej własność, na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej (ma służyć jako sprzęt zapasowy),

- jest kompletny i zdatny do użytku w dniu przyjęcia do używania.

Rozumiem, że przewidywany okres używania jest dłuższy niż rok.

Od kiedy odpisy

Istota problemu sprowadza się do odpowiedzi na pytanie, kiedy ten środek trwały zostaje oddany do używania.

Środki trwałe wprowadza się do ewidencji środków trwałych najpóźniej w miesiącu przekazania ich do używania, a odpisy amortyzacyjne rozlicza się, począwszy od pierwszego miesiąca następującego po miesiącu, w którym ten środek lub wartość wprowadzono do ewidencji (zob. art. 16d ust. 2 zdanie pierwsze i art. 16h ust. 1 pkt 1 ustawy o CIT). Zatem momentem rozstrzygającym o rozpoczęciu amortyzacji podatkowej środka trwałego jest jego wprowadzenie do ewidencji środków trwałych. A to powinno nastąpić najpóźniej w miesiącu przekazania danego środka trwałego do używania.

Zgodnie ze znaczeniem słownikowym „użyć – używać" oznacza m.in.: „zastosować coś jako środek, narzędzie", „zrobić z czegoś użytek" (http://sjp.pwn.pl/).

Zapasowy sprzęt IT jest kompletny i zdatny do użytku już wtedy, kiedy jest przekazywany do magazynu spółki. Może on być w każdej chwili skierowany do placówki firmy jako zamiennik zepsutego sprzętu IT. Przyjęcie zapasowego sprzętu do magazynu oznacza wykorzystanie tego sprzętu jako środka niezbędnego do usuwania awarii i zapewnienia sprawnej i nieprzerwanej działalności spółki. Można zatem uznać, że z chwilą przekazania urządzeń do magazynu dochodzi do przekazania ich do używania. Powinny one zostać też wprowadzone do ewidencji środków trwałych w momencie przekazania do magazynu. W konsekwencji spółka ma prawo od następnego miesiąca, po ujęciu w ewidencji środków trwałych, rozpocząć amortyzację zapasowych środków trwałych. Pogląd taki potwierdza np. interpretacja Izby Skarbowej w Poznaniu z 10 grudnia 2014 r. (ILPB4/423-469/14-2/MC).

Autor jest doradcą podatkowym