Aby wydatek poniesiony przez podatnika mógł być przez niego zaliczony do kosztów uzyskania przychodu, musi spełniać następujące warunki:

- został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),

- jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

- pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

- został poniesiony w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

- został właściwie udokumentowany,

- nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ustawy o CIT albo art. 23 ustawy o PIT nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Zasadniczo wydatki związane z eksploatacją samochodów wykorzystywanych na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej, stanowiących środki trwałe w tej działalności, czy też wykorzystywanych na podstawie umowy leasingu, a także – z ograniczeniami wynikającymi z kilometrówki – na podstawie umów najmu lub dzierżawy, mogą powiększać koszty podatkowe pod warunkiem należytego ich udokumentowania.

Obowiązujące od 1 kwietnia 2014 r. ograniczenia w VAT w zakresie odliczania podatku naliczonego od wydatków związanych z pojazdami samochodowymi pojazdów samochodowych nie oznaczają, że podatnicy wykorzystujący samochody osobowe do działalności mieszanej są zobligowani do automatycznego pomniejszenia kosztów używania samochodu osobowego o 50 proc. (interpretacja Izby Skarbowej w Katowicach z 12 grudnia 2014 r., IBPBI/2/ 423-1119/14/SD; interpretacja Izby Skarbowej w Poznaniu z 19 września 2014 r., ILPB1/ 415-665/14-2/AA; interpretacja Izby Skarbowej w Poznaniu z 12 sierpnia 2014 r., ILPB3/423-211/14-4/PR).

Faktyczny sposób użytkowania

W przypadku kosztów związanych z bieżącą eksploatacją i używaniem pojazdu (paliwo, koszty napraw, płyn do spryskiwaczy, płyn hamulcowy, olej silnikowy, opłaty za autostrady i parkingi itd.) samochodu osobowego organy podatkowe przyjmują, że jeżeli faktycznie dany samochód osobowy jest wykorzystywany zarówno do działalności gospodarczej, jak i innych celów, np. prywatnego użytku podatnika lub jego pracowników, to wydatki te mogą być zaliczone w koszty uzyskania przychodów w takiej części, w jakiej ich poniesienie jest związane z prowadzoną działalnością gospodarczą. Również kwota VAT od tych wydatków, która zgodnie z przepisami ustawy o VAT nie została uwzględniona jako podatek naliczony, jest kosztem uzyskania przychodu, z uwzględnieniem zakresu wykorzystywania samochodów na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej (interpretacja Izby Skarbowej w Katowicach z 18 lutego 2015 r., IBPBI/1/415-1412/14/AP; interpretacja Izby Skarbowej w Katowicach z 7 stycznia 2015 r., IBPBI/1/415-1176/14/SK; interpretacja Izby Skarbowej w Łodzi z 15 października 2014 r., IPTPB3/423-246/14-4/IR). Zasadzie tej podlegają także wydatki na montaż dodatkowego wyposażenia. Jak wskazała Izba Skarbowa w Katowicach w interpretacji z 12 grudnia 2014 r. (IBPBI/2/423-1291/14/SD), „(...) wydatek związany z zamontowaniem instalacji gazowej w samochodzie osobowym wykorzystywanym m.in. do działalności gospodarczej stanowi koszt uzyskania przychodu wraz z podatkiem VAT, w tej części w jakiej zgodnie z przepisami ustawy o podatku od towarów i usług nie podlega odliczeniu (...)".

Wydatki poniesione w związku z używaniem i eksploatacją samochodu osobowego na inne cele niż działalność gospodarcza, w tym dotycząca ich część nieodliczonego VAT, nie są kosztami podatkowymi. W szczególności wydatki związane z zakupem paliwa do samochodu osobowego zużywanego w prywatnych jazdach i nieodliczony od tych zakupów VAT nie są kosztami podatkowymi (interpretacja Izby Skarbowej w Katowicach z 12 grudnia 2014 r., IBPBI/2/ 423-1292/14/SD).

Przykład

Firma A posiada samochody osobowe wpisane do ewidencji środków trwałych. Firma nie składała informacji VAT-26 i nie prowadzi ewidencji przebiegu pojazdu. Samochody służą działalności gospodarczej i są nieodpłatnie używane przez pracowników na ich potrzeby osobiste. Według podatnika stopień wykorzystania aut na cele działalności gospodarczej wynosi 90 proc., a na cele prywatne pracowników 10 proc. Kosztem uzyskania przychodów będzie 90 proc. wydatków netto związanych z używaniem i eksploatacją tych pojazdów, a także 90 proc. nieodliczonego VAT. W czerwcu 2015 r. łączna suma tych wydatków wyniosła 20 000 zł, koszt uzyskania przychodów z tytułu używania i eksploatacji tych pojazdów wyniesie zatem jedynie 18 000 zł (20 000 zł x 90 proc.). Od 1 lipca firma A może odliczać 50 proc. VAT od paliwa.

Uwaga! Na wysokość tych kosztów wpływa to, czy podatnik złożył stosowne oświadczenie (VAT-26) w związku ze zmianą przepisów ustawy o VAT, która nastąpiła od 1 kwietnia 2014 r. (interpretacja Izby Skarbowej w Katowicach z 18 lutego 2015 r., IBPBI/1/415-1412/14/AP; interpretacja Izby Skarbowej w Łodzi z 28 października 2014 r., IPTPB3/ 423-248/14-4/PM).

Jeśli nawet podatnik nie złożył VAT-26 i nie zaprowadził ewidencji przebiegu pojazdu (np. z powodu trudności organizacyjnych z prowadzeniem tej ewidencji), ale samochód faktycznie używany jest tylko do działalności gospodarczej, to bieżące koszty związane z eksploatacją i używaniem pojazdu (paliwo, koszty napraw, płyn do spryskiwaczy, płyn hamulcowy, olej silnikowy, opłaty za autostrady i parkingi itd.) mogą w całości być kosztem uzyskania. Dotyczy to także kwoty VAT od tych wydatków. Ta część podatku, która zgodnie z przepisami ustawy o VAT nie została rozliczona jako podatek naliczony, może być uwzględniona w kosztach (interpretacja Izby Skarbowej w Łodzi z 27 listopada 2014 r., IPTPB1/415 -492/14-4/MD; interpretacja Izby Skarbowej w Poznaniu z 11 sierpnia 2014 r., ILPB3/423-212/14-2/PR). Fakt używania pojazdu wyłącznie na potrzeby działalności gospodarczej podatnika może potwierdzać stosowny regulamin używania pojazdów służbowych, który wyklucza używanie pojazdów do celów prywatnych (interpretacja Izby Skarbowej w Katowicach z 21 sierpnia 2014 r., IBPBI/2/423-635/14/CzP).

Zdarza się, że pracownicy płacą pracodawcy za używanie pojazdu służbowego do celów prywatnych. W takim przypadku w podatku dochodowym można przyjąć, że samochód służy wyłącznie działalności gospodarczej.

Gdy pracownik płaci

Nawet jeśli w rozliczeniach VAT pojazd został uznany przez podatnika za służący działalności mieszanej, to w przypadku opłacania przez pracowników użytkowania auta wydatki związane z eksploatacją i używaniem pojazdu, w tym VAT niepodlegający odliczeniu, mogą w całości zostać uznane za koszt uzyskania przychodów (interpretacja Izby Skarbowej w Poznaniu z 17 września 2014 r., ILPB4/423-267/14-4/DS.).

Przykład

Firma B posiada samochody osobowe – środki trwałe. Nie składała informacji VAT-26 i nie prowadzi ewidencji przebiegu pojazdu. Samochody służą wyłącznie działalności gospodarczej – za używanie samochodu do celów prywatnych pracownicy ponoszą odpłatność. Kosztem uzyskania przychodów będzie całość wydatków netto związanych z używaniem i eksplo- ploatacją tych pojazdów, a także cały nieodliczony VAT. W czerwcu 2015 r. łączna suma tych wydatków wyniosła 20 000 zł. Całą tę kwotę firma B może rozliczyć jako koszt uzyskania przychodów z tytułu używania i eksploatacji tych pojazdów. Od 1 lipca może odliczać 50 proc. VAT od paliwa.

Uwaga! Wykazanie związku przyczynowo-skutkowego między wykorzystywaniem samochodu a osiągniętym przychodem spoczywa na podatniku. To w jego interesie jest możliwość zaliczenia wydatków poniesionych na nabycie samochodu osobowego i jego eksploatację do kosztów uzyskania przychodu i tym samym obniżenia podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym.

Przekroczony limit kilometrówki i brak ubezpieczenia pozbawia kosztów

Wyłączenie lub ograniczenie danego wydatku eksploatacyjnego jako kosztu uzyskania przychodów może wynikać z innych przepisów.

Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów:

- wydatków z tytułu kosztów używania, dla potrzeb działalności gospodarczej, samochodów osobowych niestanowiących składników majątku podatnika – w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu dla celów podatnika oraz stawki za jeden kilometr przebiegu;

- poniesionych wydatków zaliczonych do kosztów uzyskania przychodów z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego, w tym także stanowiącego własność osoby prowadzącej działalność gospodarczą, dla potrzeb działalności gospodarczej podatnika – w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za jeden km przebiegu;

- składek na ubezpieczenie samochodu osobowego w wysokości przekraczającej ich część ustaloną w takiej proporcji, w jakiej pozostaje równowartość 20 000 euro, przeliczona na złote według kursu sprzedaży walut obcych ogłaszanego przez NBP z dnia zawarcia umowy ubezpieczenia w wartości samochodu przyjętej dla celów ubezpieczenia;

- strat powstałych w wyniku utraty lub likwidacji samochodów oraz kosztów ich remontów powypadkowych, jeżeli samochody nie były objęte ubezpieczeniem dobrowolnym.