Jeżeli pracodawca nie ma możliwości wydawania pracownikom napojów przysługujących na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy lub nie wypełnia tego obowiązku ze względów organizacyjnych, może zapewnić załodze możliwość korzystania z napojów w punktach gastronomicznych poprzez przekazanie bonów, talonów lub kuponów. Wartości otrzymanych przez pracowników bonów, talonów, kuponów nie wlicza się podstawy składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne. Oczywiście musi z nich jednoznacznie wynikać, że pracownik nie może w zamian kupić innych produktów.
Świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za te świadczenia, przysługujące na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, są wolne od podatku, jeżeli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw. Opodatkowaniu nie podlega także wartość otrzymanych przez pracownika od pracodawcy bonów, talonów, kupo- nów lub innych dowodów uprawniających do uzyskania na ich podstawie posiłków, artykułów spożywczych lub napojów bezalkoholowych. Jeśli ich wydanie wynika z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, to wartość kuponów nie wpłynie na wysokość zaliczek na PIT.
Gdyby jednak pracodawca wypłacił pracownikom ekwiwalenty pieniężne za obowiązkowe świadczenia dla pracowników wynikające z przepisów o BHP, to od wypłaconych kwot musiałby naliczyć składki na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne oraz pobrać zaliczkę na PIT. Podobnie będzie w przypadku, gdy pracodawca przekazuje pracownikom świadczenia z dobrej woli, a nie w ramach wykonania obowiązku wynikającego z przepisów. Wydatki ponoszone przez pracodawcę na realizację obowiązków wynikających z kodeksu pracy są związane z funkcjonowaniem przedsiębiorstwa i prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą i dlatego stanowią koszty uzyskania przychodów. Wydatki na bony, talony, kupony przyznawane przez pracodawcę również można uznać za koszty uzyskania przychodów.
Oprócz napojów profilaktycznych, których kosztowy charakter nie powoduje wątpliwości, niektórzy pracodawcy zapewniają też pracownikom kawę, herbatę czy mleko. Za zaliczeniem tych wydatków do kosztów uzyskania przychodów przemawia fakt, że zapewnienie załodze innych niż woda napojów jest podyktowane troską pracodawcy o swoich pracowników. Nie są w ten sposób zaspokajane osobiste potrzeby pracowników, mogą oni korzystać z napojów w godzinach pracy. Przez urozmaicenie oferowanych pracownikom napojów firma przyczynia się do poprawy warunków pracy i satysfakcji pracowników, następstwem czego jest większa wydajność i efektywność wykonywanych przez nich obowiązków. A to może się przekładać na zyski pracodawcy.
W interpretacji z 29 maja 2012 r. (IPPB2/415-228/12-2/MG) Izba Skarbowa w Warszawie stwierdziła, „że spółka nie ma obowiązku wydatków poniesionych na rzecz pracowników, dotyczących drobnych artykułów spożywczych, tj. kawy, herbaty, cukru, mleka i wody, doliczyć do wynagrodzenia pracowników i opodatkować podatkiem dochodowym od osób fizycznych oraz wykazywać w informacji rocznej PIT-11 sporządzonej dla pracownika". Z kolei w interpretacji z 29 maja 2012 r. (IPPB5/423-165/12-2/JC) ten sam organ stwierdził, że „poniesione przez wnioskodawcę wydatki na kawę, herbatę, cukier, mleko i wodę dokonywane na rzecz pracowników spółki objęte regulaminem pracy i zużywane przez nich podczas bieżącej pracy, wydatki na zakup drobnych artykułów spożywczych na poczęstunek dla pracowników na spotkaniach i naradach służbowych oraz wydatki na drobny poczęstunek (drobne artykuły spożywcze, kawa, herbata, mleczko, woda, napoje niealkoholowe) dla kontrahentów i klientów spółki, jako wydatki niewymienione w negatywnym katalogu kosztów podatkowych (...), mogą zostać uznane za koszty uzyskania przychodów spółki na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, pod warunkiem że pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z uzyskiwanym przychodem lub służą zachowaniu albo zabezpieczeniu źródła przychodów". Jak każdy koszt uzyskania przychodu także tego rodzaju wydatki powinny być odpowiednio udokumentowane.
Magdalena Ciałkowska, ekspert w dziedzinie zarządzania zasobami ludzkimi i administracji kadrowo-płacowej w dziale usług księgowych BDO
