Izba Skarbowa w Katowicach rozstrzygnęła w interpretacji z 5 maja 2015 r. (IBPBII/1/4511- -87/15/BJ) kwestię rozliczenia wartości noclegu finansowanego przez pracodawcę.
Sprawa dotyczyła spółki z o.o., która prowadzi działalność handlową. Spółka zatrudnia w systemie zadaniowym pracowników (handlowców), dla których siedziba spółki nie jest miejscem świadczenia pracy. Firma zamierza rozszerzyć obszar swojej działalności na nowe województwa, określając miejsce świadczenia pracy jako teren całego kraju.
Oznacza to, że zatrudnieni przez nią handlowcy będą musieli często wyjeżdżać poza swoje miejsca zamieszkania, co będzie się wiązać z koniecznością noclegu w hotelach. Dla zatrudnionych osób nie będzie to podróż służbowa w rozumieniu przepisów prawa pracy. Pracodawca będzie jednak pokrywał związane z tym koszty na podstawie przedstawionych przez handlowców faktur.
Spółka zapytała, czy w tej sytuacji sfinansowana przez nią opłata za nocleg będzie dla pracowników przychodem ze stosunku pracy w rozumieniu art. 12 ustawy o PIT. Sama twierdziła, że nie, gdyż to na pracodawcy spoczywa obowiązek zapewnienia prawidłowej organizacji pracy. Uznała więc, że nie będzie musiała wypełniać obowiązków płatnika.
Fiskus uznał jednak takie stanowisko za nieprawidłowe. Zwrócił uwagę, że zgodnie z przepisami prawa pracy nie ma przeszkód, aby pracodawca zapewniał pracownikowi nocleg lub zwracał koszty związane z wykonywaniem zadań służbowych poza miejscowością zamieszkania. Nie oznacza to jednak, że zapewnienie tego rodzaju świadczeń należy do obowiązków pracodawcy. Stąd zwrot zwiększonych kosztów wykonywania pracy (niemający charakteru wynagrodzenia za pracę) stanowi dla pracownika dodatkowe świadczenie otrzymywane od pracodawcy.
Zakład pracy jako płatnik musi obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tego zakładu m.in. przychody ze stosunku służbowego i stosunku pracy.
W tej sytuacji można jednak zastosować zwolnienie wynikające z art. 21 ust. 1 pkt 19 ustawy o PIT. Przepis ten stanowi, że wolna od podatku jest wartość świadczeń ponoszonych przez pracodawcę z tytułu zakwaterowania pracowników, do wysokości nieprzekraczającej miesięcznie kwoty 500 zł.
Skoro spółka będzie ponosić wydatki za noclegi w czasie podróży handlowców zatrudnionych w zadaniowym systemie czasu pracy, to wartość tego świadczenia (noclegu) będzie dla pracowników przychodem ze stosunku pracy w rozumieniu art. 12 ustawy o PIT. Przychód ten będzie jednak zwolniony z podatku do wysokości 500 zł miesięcznie.
Oznacza to, że jeśli sfinansowana przez spółkę wartość noclegu przekroczy kwotę 500 zł miesięcznie, to spółka będzie musiała doliczyć kwotę nadwyżki do wynagrodzenia wypłaconego pracownikowi w danym miesiącu i od łącznej wartości obliczyć, pobrać i odprowadzić zaliczkę na podatek dochodowy.
