- W prowadzonej działalności gospodarczej używam samochodu należącego do żony. Mamy z żoną rozdzielność majątkową i używany przeze mnie pojazd jest wyłączną własnością żony. Czy mogę amortyzować ten samochód? – pyta czytelnik.
Amortyzacji podlegają stanowiące własność lub współwłasność podatnika, nabyte lub wytworzone we własnym zakresie, kompletne i zdatne do użytku w dniu przyjęcia do używania:
- budowle, budynki oraz lokale będące odrębną własnością,
- maszyny, urządzenia i środki tran- sportu,
- inne przedmioty (art. 22a ust. 1 ustawy o PIT)
– o przewidywanym okresie używania dłuższym niż rok, wykorzystywane przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą albo oddane do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub umowy leasingu, zwane środkami trwałymi.
Na jakich warunkach
Tak więc wskazane powyżej składniki majątku (także środki transportu, w tym samochody osobowe) zalicza się do środków trwałych podlegających amortyzacji, jeżeli spełniony jest m.in. warunek, że dany składnik majątku jest własnością lub współwłasnością podatnika. Wyjątkiem są pojazdy używane na podstawie umów leasingu finansowego (zob. art. 22a ust. 2 pkt 3 ustawy o PIT).
Podatnik może więc zaliczyć do środków trwałych składniki majątku, których jest właścicielem lub współwłaścicielem, w tym wchodzące w skład majątku wspólnego małżonków. Natomiast jeżeli samochód byłby wyłączną własnością małżonka podatnika (czyli należał do majątku odrębnyego), np. z uwagi na:
- jego nabycie przed zawarciem związku małżeńskiego (por. interpretację Izby Skarbowej w Poznaniu z 5 maja 2010 r., ILPB1/415-133/10-4/KŁ) czy też
- rozdzielność majątkową,
– to takiego pojazdu podatnik nie może zaliczyć do środków trwałych. Nie jest bowiem jego właścicielem ani współwłaścicielem.
Przykład
Pan Karol w prowadzonej działalności wykorzystuje samochód będący przedmiotem odrębnej własności żony, z którą jest we wspólności ustawowej. Jest to auto nabyte przez nią przed zawarciem związku małżeńskiego. Pan Karol nie może zaliczyć tego pojazdu do środków trwałych swej firmy i amortyzować.
Kosztem uzyskania przychodu u czytelnika mogą być jedynie wydatki związane z używaniem tego pojazdu, jeżeli dysponuje umową użyczenia. Niestety, kwota wydatków, które mogą być uznane za koszt uzyskania przychodów, podlega limitowaniu w ramach tzw. kilometrówki.
Do wysokości limitu
Wydatki z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego, w tym także stanowiącego własność osoby prowadzącej działalność gospodarczą, dla potrzeb działalności gospodarczej podatnika mogą być zaliczone do kosztów podatkowych do wysokości limitu.
Poza rachunkiem podatkowym znajdzie się ta część wydatków, która przekracza kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.
W celu ustalenia faktycznego przebiegu samochodu podatnik musi prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu (art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o PIT, art. 23 ust. 1 pkt 36 ustawy o PIT).
Paliwo, naprawy i przeglądy
Przez „wydatki z tytułu używania" rozumie się wszelkie sumy wydane w związku z posługiwaniem się rzeczą, korzystaniem z rzeczy. W przypadku samochodu będą to wszelkie wydatki niezbędne do wykorzystania samochodu dla potrzeb podatnika – podmiotu gospodarczego, takie jak: zakup paliwa, ogumienia i innych materiałów eksploatacyjnych, ubezpieczenia OC i AC, koszty drobnych napraw i części zamiennych, przeglądów technicznych, opłat parkingowych oraz za przejazd autostradą, pod warunkiem ich zgodnego z przepisami udokumentowania.
Odrębne przepisy, na które powołuje się ustawa o PIT przy wyjaśnieniach dotyczących kilometrówki, to rozporządzenie ministra infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (DzU nr 27, poz. 271 ze zm.). Jak wynika z § 2 pkt 1 tego rozporządzenia, koszty używania pojazdów do celów służbowych pokrywa pracodawca według stawek za 1 km przebiegu pojazdu, które nie mogą być wyższe niż dla samochodu osobowego:
a) o pojemności skokowej silnika do 900 cm sześc. – 0,5214 zł,
b) o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm sześc. – 0,8358 zł.
Przez stawkę za jeden kilometr przebiegu pojazdu rozumie się stawkę określoną dla samochodów osobowych, uwzględniającą odpowiednio pojemność silnika (zob. art. 23 ust. 4 ustawy o PIT).
Uwaga! Artykuł 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o PIT nie dotyczy samochodów osobowych używanych na podstawie umowy leasingu finansowego (zob. art. 23 ust. 3b i art. 23a pkt 1 ustawy o PIT).
Przebieg pojazdu, o którym mowa w art. 23 ust. 1 pkt 36 i 46 ustawy o PIT, powinien być, z wyłączeniem ryczałtu pieniężnego, udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca.
Konieczna ewidencja i dokumenty
Ewidencję przebiegu pojazdu prowadzi osoba używająca tego pojazdu. W razie braku tej ewidencji wydatki ponoszone przez podatnika z tytułu używania samochodów na jego potrzeby nie są kosztami uzyskania przychodów (art. 23 ust. 5 ustawy o PIT).
Organy podatkowe podkreślają, że podatnik musi mieć dowody dokumentujące poniesienie wydatków i stwierdzające ich wysokość (interpretacja Izby Skarbowej w Katowicach z 5 maja 2014 r., IBPBI/1/415-313/ 14/BK).
Elementy, jakie powinna zawierać prowadzona ewidencja przebiegu pojazdu, określa art. 23 ust. 7 ustawy o PIT. Są to co najmniej następujące dane:
- nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu,
- numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika,
- kolejny numer wpisu,
- data i cel wyjazdu, opis trasy (skąd dokąd),
- liczba faktycznie przejechanych kilometrów,
- stawka za 1 km przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu oraz
- podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.
Uwaga! Jeżeli ewidencja przebiegu pojazdu nie jest prowadzona, to wydatki związane z eksploatacją samochodu nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów (por. interpretację Izby Skarbowej w Katowicach z 12 lipca 2013 r., IBPBI/1/415-3 94/13/ŚS).
—Marcin Szymankiewicz, doradca podatkowy
