- Prowadzę firmę usługową i stosuję uproszczoną księgowość. Zapisów w księdze przychodów i rozchodów dokonuję stosując metodę kasową. W 2014 r. w kilku transakcjach kupiłem sporą ilość materiałów biurowych. Po jakimś czasie kazało się, że nie otrzymałem faktur zakupowych. Poprosiłem sprzedawcę o duplikaty i otrzymałem je w styczniu 2015 r., wystawione już w nowym roku. Czy powinienem rozliczyć koszty w dacie wystawienia pierwotnych dokumentów czy duplikatów? Jestem podatnikiem VAT. W której deklaracji mogę odliczyć VAT naliczony? – pyta czytelnik.
Duplikaty faktur nie kreują nowego dnia poniesienia kosztu. Dlatego prawidłowe będzie zaliczenie wydatków do kosztów 2014 r.
Zgodnie z art. 22 ust. 6b ustawy o PIT u podatników prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów (pkpir) za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodu co do zasady uważa się dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu.
Podstawą do ujęcia kosztu w rozliczeniu są z kolei, jak wynika z § 12 ust. 3 pkt 1 rozporządzenia ministra finansów w sprawie prowadzenia pkpir, faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne wystawione zgodnie z odrębnymi przepisami. Tymi odrębnymi przepisami odnoszącymi się do faktur są obecnie regulacje ustawy o VAT (dział XI – dokumentacja, rozdział 1– faktury), zawierające m.in. instrukcję postępowania w przypadku zniszczenia lub zaginięcia faktury (art. 106l ustawy o VAT).
Przewiduje ona, że na wniosek nabywcy sprzedawca wystawia duplikat faktury zgodnie z danymi zawartymi w fakturze, którą ma podatnik. Oprócz wyrazu „DUPLIKAT" i daty jego wystawienia dokument ten będzie więc zawierał takie same informacje, jak brakująca faktura.
Jak wyjaśniła Izba Skarbowa w Katowicach w interpretacji z 12 stycznia 2011 r. (IBPBI/1/415-965/10/RM), duplikaty faktur nie dokumentują innego niż faktury pierwotne zdarzenia gospodarczego. „Potwierdzają one jedynie dla celów dowodowych fakt zaistnienia w przeszłości zdarzenia gospodarczego, udokumentowanego już uprzednio fakturą, która uległa zniszczeniu lub zaginęła". Organ odpowiadał na pytanie wspólnika spółki jawnej. Spółka zajmowała się świadczeniem usług transportowych. Wystawione w sierpniu 2010 r. duplikaty dotyczyły usług podwykonawcy wykonanych i zafakturowanych w grudniu 2009 r. Wspólnik twierdził, że spółka zwróciła się o wystawienie duplikatów po tym, jak kontrahent wezwał ją do zapłaty faktur, których do tej pory nie otrzymała. Wcześniej, tj. w 2009 r. – ze względu na brak faktury – nie rozliczyła tych kosztów i chciała to zrobić w dacie wystawienia duplikatu. Zdaniem izby „Wnioskodawca winien zaewidencjonować wydatki z tytułu świadczonych przez podwykonawcę usług w datach wystawienia oryginałów faktur (faktur pierwotnych), a nie – jak to wskazano we wniosku – na podstawie wystawionych w sierpniu 2010 r. duplikatów tych faktur".
Podatnik nie przekonał izby, że podstawą dokonywania wpisów w pkpir jest w tym przypadku duplikat wystawiony w sierpniu 2010 r. i dlatego można zaksięgować w koszty roku 2010 kwotę wynikającą z wystawionego duplikatu.
Z wyjaśnień Izby Skarbowej w Warszawie (interpretacja z 20 października 2014 r., IPPP1/443-1082/14-2/JŻ) wynika z kolei, że podatnik VAT jest uprawniony do odliczenia kwoty podatku naliczonego wynikającej z duplikatu faktury. Odliczenie kwoty podatku naliczonego powinno nastąpić zasadniczo w rozliczeniu za okres, w którym nabywca otrzyma duplikat zagubionej faktury VAT.
Takie stanowisko zajęła też Izba Skarbowa w Łodzi w interpretacji z 31 października 2012 r. (IPTPP4/443-521/12-4/UNR). W piśmie tym czytamy: „Skoro faktury pierwotne zaginęły przed odebraniem ich przez wnioskodawcę i nie dokonano obniżenia podatku należnego o podatek naliczony wynikający z oryginałów faktur (...), to wnioskodawca ma prawo pomniejszyć podatek należny w okresie rozliczeniowym, w którym otrzymał duplikaty faktur".
Podatnik może też odliczyć podatek w jednym z dwóch kolejnych okresów rozliczeniowych po okresie, w którym mógł to zrobić po raz pierwszy.