Czynności wykonywane przez podatników VAT można podzielić na trzy rodzaje (grupy): czynności opodatkowane VAT (ze stawkami 23 proc. oraz 8, 5 i zero proc.), czynności zwolnione z VAT i niepodlegające opodatkowaniu VAT. Podział ten jest bardzo istotny także dla celów dokumentowania tych kwot.
Każdy podatnik VAT dokonujący dostaw towarów lub świadczenia usług, ewentualnie przyjmujący zaliczki na ich poczet, powinien wystawić fakturę dokumentującą te czynności. Muszą one być jednak albo opodatkowane jakąś konkretną stawką VAT, albo ewentualnie objęte zwolnieniem z VAT. W tym ostatnim przypadku jest obowiązek wystawienia faktury, ale tylko na żądanie drugiej strony transakcji (kupującego).
Faktura nie jest wymagana, gdy drugą stroną transakcji czynnego podatnika VAT jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej. Faktura nie jest także wymagana, gdy podatnik wykonuje czynność zwolnioną z VAT. Jednak dla celów zaewidencjonowania (zaksięgowania) VAT i jego zadeklarowania w praktyce jest często wystawiana.
Tylko w przypadku czynności niepodlegających VAT wystawiana jest nie faktura, lecz nota księgowa lub inny dowód (np. dowód wpłaty, kasa przyjmie). Należy jednak wziąć pod uwagę, że wystawianie faktur w przypadku czynności niepodlegających opodatkowaniu nie jest wprost przez przepisy zabronione. Oznacza to, że ich wystawienie jest w takim przypadku dopuszczalne. Należałoby tylko wtedy w miejsce stawki i kwoty VAT wpisać określenie „nie podlega opodatkowaniu" lub skrót tego określenia, tj. NP.
Noty księgowe lub inne dowody mogą i powinny być używane tylko dla dokumentowania otrzymanych kwot niepodlegających VAT (np. na otrzymywane opłaty ?o charakterze administracyjnym, takie jak opłata targowa). Nie powinny być one absolutnie używane do dokumentowania kwot objętych zwolnieniem z VAT. ?W tym celu można użyć tylko faktury.
