Pkpir: Jak udokumentować w księdze zakup owoców i warzyw od ich producenta

Podstawą zapisów w podatkowej księdze przychodów ?i rozchodów są dowody księgowe. Dowodami takimi są m.in.:

a) ?wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,

b) ?datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres przeprowadzenia operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, to wystarcza podanie jednej daty,

c) ?przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny ?w jednostkach naturalnych,

d) ?podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych

– oznaczone numerem lub ?w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie (§ 12 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia).

Wymogi formalne

Dowód księgowy powinien być sporządzony w języku polskim. Treść dowodu musi być pełna i zrozumiała. Dopuszczalne jest stosowanie ogólnie przyjętych skrótów. Jeżeli ?w dowodzie podane jest wartościowe określenie operacji gospodarczej tylko w walucie obcej, to podatnik posiadający ten dowód jest obowiązany przeliczyć walutę obcą na złote, po obowiązującym w dniu operacji kursie, zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o PIT. Wynik przeliczenia należy zamieścić w wolnych polach dowodu lub w załączniku do dowodu sporządzonego w walucie obcej (§ 12 ust. 4 rozporządzenia).

Przede wszystkim ?na podstawie faktury

Dokumentem będącym podstawą do ujęcia operacji gospodarczych (zakupu towarów na terenie kraju) w podatkowej księdze przychodów ?i rozchodów jest – co do zasady – faktura.

W przypadku zakupu warzyw przez podatnika, o którym mowa w art. 15 ust. 1 ustawy o VAT, nabywca powinien otrzymać fakturę w sytuacji, gdy ich sprzedawcą jest inny podatnik, o którym w art. 15 ust. 1 ustawy o VAT, niezależnie od tego, czy jest on zarejestrowany jako podatnik VAT czynny, czy korzysta ze zwolnienia z VAT.

Przykład

Czytelnik nabył warzywa ?w markecie. Zakup warzyw powinien być udokumentowany fakturą. Faktura ta stanowiłaby podstawę do zaewidencjonowania wydatku ?(w kwocie netto) w podatkowej księdze przychodów i rozchodów.

Nie ma przy tym znaczenia, czy sprzedawca prowadzi działalnością gospodarczą ?w zakresie obrotu warzywami i w ramach tej działalności zrealizował dostawę tych warzyw, czy też jest rolnikiem, który zrezygnował ze zwolnienia przewidzianego dla rolników ryczałtowych >patrz ramka.

Z przedstawionego stanu faktycznego wynika, że nabywca jest podatnikiem VAT czynnym, a sprzedawcą rolnik ryczałtowy. Zgodnie z art. 43 ?ust. 1 pkt 3 ustawy o VAT zwalnia się od podatku dostawę produktów rolnych pochodzących z własnej działalności rolniczej, dokonywaną przez rolnika ryczałtowego oraz świadczenie usług rolniczych przez rolnika ryczałtowego. Produkty rolne zakupione od rolnika ryczałtowego podatnik VAT czynny ujmuje w podatkowej księdze na podstawie faktury VAT RR.

Przykład

Rolnik, który sprzedał czytelnikowi warzywa, zrezygnował ze zwolnienia ?dla rolników ryczałtowych ?i zarejestrował się jako podatnik VAT czynny przed sprzedażą tych warzyw. W tym przypadku  na udokumentowanie sprzedaży tych warzyw powinien on wystawić fakturę. Faktura taka jest podstawą do zaewidencjonowania wydatku ?(w kwocie netto) w podatkowej księdze przychodów ?i rozchodów.

Zakup produktów rolnych od rolnika ryczałtowego pochodzących z własnego gospodarstwa rolnego tego rolnika, co jak rozumiem ma miejsce ?w przypadku opisanym przez czytelnika, powinien być udokumentowany fakturą VAT RR wystawioną przez nabywcę – podatnika VAT czynnego, czyli przez czytelnika.

Koniecznie w dwóch egzemplarzach

Przedsiębiorca zarejestrowany jako podatnik VAT czynny nabywający produkty rolne od rolnika ryczałtowego wystawia w dwóch egzemplarzach fakturę dokumentującą nabycie tych produktów. Oryginał faktury jest przekazywany dostawcy (art. 116 ust. 1 ustawy o VAT). W myśl art. 116 ust. 2 ustawy o VAT, faktura dokumentująca nabycie produktów rolnych powinna być oznaczona jako Faktura VAT RR i zawierać co najmniej:

1) ?imię i nazwisko lub nazwę albo nazwę skróconą dostawcy i nabywcy oraz ich adresy;

2) ?numer identyfikacji podatkowej lub numer PESEL dostawcy i nabywcy;

3) ?numer dowodu osobistego dostawcy lub innego dokumentu stwierdzającego jego tożsamość, datę wydania tego dokumentu i nazwę organu, który wydał dokument, jeżeli rolnik ryczałtowy sprzedający produkty rolne jest osobą fizyczną;

4) ?datę nabycia oraz datę wystawienia i numer kolejny faktury;

5) ?nazwy nabytych produktów rolnych;

6) ?jednostkę miary i ilość nabytych produktów rolnych oraz oznaczenie (opis) klasy lub jakości tych produktów;

7) ?cenę jednostkową nabytego produktu rolnego bez kwoty zryczałtowanego zwrotu podatku;

8) ?wartość nabytych produktów rolnych bez kwoty zryczałtowanego zwrotu podatku;

9) ?stawkę zryczałtowanego zwrotu podatku;

10) ?kwotę zryczałtowanego zwrotu podatku od wartości nabytych produktów rolnych;

11) ?wartość nabytych produktów rolnych wraz z kwotą zryczałtowanego zwrotu podatku;

12) ?kwotę należności ogółem wraz z kwotą zryczałtowanego zwrotu podatku, wyrażoną cyfrowo i słownie;

13) ?czytelne podpisy osób uprawnionych do wystawienia i otrzymania faktury lub podpisy oraz imiona ?i nazwiska tych osób.

Faktura VAT RR powinna również zawierać oświadczenie dostawcy produktów rolnych w brzmieniu: „Oświadczam, że jestem rolnikiem ryczałtowym zwolnionym od podatku od towarów i usług na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 3 ustawy o podatku od towarów i usług" (art. 116 ust. 3 ustawy ?o VAT).

Uwaga! Rolnik ryczałtowy dostarczający produkty rolne w zakresie prowadzonej działalności rolniczej jest zwolniony z obowiązku wystawiania faktur (art. 117 pkt 1 ustawy ?o VAT).

Zryczałtowany zwrot

Rolnikowi ryczałtowemu sprzedającemu produkty rolne na rzecz podatnika, który rozlicza VAT, przysługuje zryczałtowany zwrot podatku z tytułu nabywania niektórych środków produkcji dla rolnictwa opodatkowanych tym podatkiem. Kwota zryczałtowanego zwrotu podatku jest wypłacana rolnikowi ryczałtowemu przez nabywcę produktów rolnych ?(art. 115 ust. 1 ustawy o VAT). Stawka zryczałtowanego zwrotu podatku w okresie od 1 stycznia 2011 r. do 31 grudnia 2016 r. wynosi 7 proc. kwoty należnej ?z tytułu dostawy produktów rolnych pomniejszonej o kwotę zryczałtowanego zwrotu podatku (zob. art. 115 ust. 2 w zw. ?z art. 146a pkt 3 ustawy o VAT).

Przykład

Firma A nabyła ziemniaki ?od rolnika ryczałtowego ?za ogólną kwotę 1070 zł. ?Na udokumentowanie zakupu wystawiła fakturę VAT RR ?na kwotę 1000 zł (wartość nabycia bez kwoty zryczałtowanego zwrotu podatku) i 70 zł (kwota zryczałtowanego zwrotu podatku).

Kwotę podatku naliczonego ?u nabywcy stanowi zryczałtowany zwrot podatku (art. 86 ust. 2 pkt 3 ustawy o VAT). Stosownie bowiem do art. 116 ust. 6 ustawy o VAT zryczałtowany zwrot podatku zwiększa u nabywcy produktów rolnych kwotę podatku naliczonego, o której mowa ?w art. 86 ust. 2 ustawy o VAT, ?w rozliczeniu za okres rozliczeniowy, w którym zrealizowano zapłatę. Warunkiem jest jednak, żeby:

1) ?nabycie produktów rolnych było związane z dostawą opodatkowaną;

2) ?zapłata należności za produkty rolne obejmująca również kwotę zryczałtowanego zwrotu podatku, nastąpiła na rachunek bankowy rolnika ryczałtowego nie później niż 14. dnia, licząc od dnia zakupu, z wyjątkiem przypadku, gdy rolnik zawarł umowę z podmiotem nabywającym produkty rolne określającą dłuższy termin płatności;

3) ?w dokumencie stwierdzającym dokonanie zapłaty należności za produkty rolne zostały podane: numer i data wystawienia faktury potwierdzającej nabycie tych produktów albo na fakturze potwierdzającej zakup produktów rolnych były podane dane identyfikacyjne dokumentu stwierdzającego dokonanie zapłaty.

Za termin zapłaty uważa się datę wydania dyspozycji bankowej przekazania środków finansowych na rachunek bankowy rolnika ryczałtowego, jeżeli dyspozycja ta została zrealizowana.

Przykład

Jeżeli czytelnik wystawi fakturę VAT RR na udokumentowanie zakupu produktów rolnych od rolnika ryczałtowego, to kwota zryczałtowanego podatku należna temu rolnikowi ?i wynikająca z faktury VAT RR powiększy podatek naliczony czytelnika (jest on podatnikiem VAT czynnym, a działalność gastronomiczna jest opodatkowana VAT). Zapłata należności za produkty rolne, obejmująca również kwotę zryczałtowanego zwrotu podatku, musi jednak nastąpić na rachunek bankowy rolnika ryczałtowego nie później niż 14. dnia, licząc od dnia zakupu. Jeżeli czytelnik uchybi temu 14-dniowemu terminowi lub zapłaci ten podatek gotówką, ?to kwota zryczałtowanego zwrotu podatku nie będzie podlegać odliczeniu od podatku należnego.

Skutki niespełnienia warunków

W aktualnej praktyce organów podatkowych wyrażany jest pogląd, że w sytuacji, gdy nabywcy nie przysługuje prawo do zwiększenia kwoty podatku naliczonego o zryczałtowany zwrot podatku od nabywanych produktów rolnych od rolnika ryczałtowego w związku z niedopełnieniem obowiązków wynikających ?z przepisów ustawy o VAT poprzez niespełnienie warunku sposobu zapłaty należności ?z faktury VAT RR w formie przelewu i uiszczenie jej w formie gotówki, to nieodliczony podatek od towarów i usług, stosownie do art. 23 ust. 1 pkt 43 tiret drugi ustawy o PIT nie stanowi kosztu uzyskania przychodów (interpretacja Izby Skarbowej w Łodzi z 31 stycznia 2014 r., IPTPB1/415-685/13-4/DS).

Dla naszego czytelnika oznaczałoby to, że wynikający ?z wystawionej przez niego na zakup produktów rolnych (np. warzyw) od rolnika ryczałtowego faktury VAT RR zryczałtowany zwrot podatku nie powinien być ujęty w podatkowej księdze przychodów i rozchodów.

W kwocie netto

Dokumentem będącym podstawą do ujęcia w podatkowej księdze przychodów i rozchodów zakupu produktów rolnych od rolnika ryczałtowego są zatem faktury VAT RR, ujmowane w kwocie netto (interpretacja Izby Skarbowej w Warszawie z 11 czerwca 2010 r., IPPB1/415-352/10-2/JB). Z tego względu czytelnik powinien się starać, aby uzyskać niezbędne dane do wystawienia faktury VAT RR na udokumentowanie zakupu od rolnika ryczałtowego.

Autor jest doradcą podatkowym

Rolnik może zrezygnować ze zwolnienia

Rolnik ryczałtowy realizujący dostawy produktów rolnych lub świadczący usługi rolnicze, które są zwolnione od podatku na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 3 ustawy o VAT, może zrezygnować ?z tego zwolnienia pod warunkiem złożenia zgłoszenia rejestracyjnego, o którym mowa w art. 96 ust. 1 i 2 ustawy o VAT (zgłoszenie VAT-R). W przypadku osób fizycznych prowadzących wyłącznie gospodarstwo rolne, leśne lub rybackie (ewentualnie osób fizycznych prowadzących wyłącznie działalność rolniczą ?i nieprowadzących gospodarstwa rolnego, leśnego lub rybackiego), za podatnika uważa się osobę, która złoży zgłoszenie rejestracyjne VAT-R. W tych przypadkach zgłoszenie rejestracyjne może być dokonane wyłącznie przez jedną z osób, na które będą wystawiane faktury przy zakupie towarów i usług i które będą wystawiały faktury przy sprzedaży produktów rolnych (zob. art. 43 ust. 3 w zw. ?z art. 91 ust. 1 i 2 oraz art. 15 ust. 4 i 5 ustawy o VAT).

Podatnicy (rolnicy ryczałtowi), którzy zrezygnowali ze zwolnienia ?od podatku, mogą po upływie trzech lat od daty rezygnacji ze zwolnienia ponownie z niego skorzystać. Zwolnienie obowiązuje pod warunkiem pisemnego zawiadomienia naczelnika urzędu skarbowego przed początkiem miesiąca (kwartału), od którego podatnicy ci ponownie chcą skorzystać ze zwolnienia (zob. art. 43 ust. 5 ustawy o VAT).

Definicje z ustawy o VAT

Przez działalność rolniczą rozumie się produkcję roślinną ?i zwierzęcą, w tym również produkcję materiału siewnego, szkółkarskiego, hodowlanego oraz reprodukcyjnego, produkcję warzywniczą, gruntową, szklarniową i pod folią, produkcję roślin ozdobnych, grzybów uprawnych i sadowniczą, chów, hodowlę ?i produkcję materiału zarodowego zwierząt, ptactwa i owadów użytkowych, produkcję zwierzęcą typu przemysłowego lub fermowego oraz chów i hodowlę ryb i innych organizmów żyjących w wodzie, a także uprawy w szklarniach i ogrzewanych tunelach foliowych, uprawy grzybów i ich grzybni, uprawy roślin „in vitro", fermową hodowlę i chów drobiu rzeźnego i nieśnego, wylęgarnie drobiu, hodowlę i chów zwierząt futerkowych i laboratoryjnych, chów i hodowlę dżdżownic, entomofagów i jedwabników, prowadzenie pasiek oraz chów i hodowlę innych zwierząt poza gospodarstwem rolnym oraz sprzedaż produktów gospodarki leśnej i łowieckiej, ?z wyjątkiem drewna okrągłego z drzew tropikalnych (PKWiU 02.20.13.0) oraz bambusa (PKWiU ex 01.29.30.0), a także świadczenie usług rolniczych (zob. art. 2 pkt 15 ustawy o VAT).

Gospodarstwo rolne dla celów VAT to gospodarstwo rolne ?w rozumieniu przepisów o podatku rolnym (zob. art. 2 pkt 16 ustawy o VAT).

Przez rolnika ryczałtowego rozumie się rolnika dokonującego dostawy produktów rolnych pochodzących z własnej działalności rolniczej lub świadczącego usługi rolnicze, korzystającego ?ze zwolnienia od podatku na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 3 ustawy ?o VAT, z wyjątkiem rolnika obowiązanego na podstawie odrębnych przepisów do prowadzenia ksiąg rachunkowych (zob. art. 2 pkt 19 ustawy o VAT).

Produktami rolnymi są towary wymienione w załączniku nr 2 do ustawy o VAT oraz towary wytworzone z nich przez rolnika ryczałtowego z produktów pochodzących z jego własnej działalności rolniczej przy użyciu środków zwykle używanych w gospodarstwie rolnym, leśnym i rybackim (zob. art. 2 pkt 20 ustawy o VAT).