Spółka ponosi liczne wydatki na postój firmowych samochodów na parkingach w Polsce. Wydatki te są udokumentowane jedynie biletem parkingowym. Czy wydatki te spółka może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów? – pyta czytelnik.
Tak.
Poniesione przez spółkę wydatki na parkowanie firmowych pojazdów (środków trwałych) zasadniczo mogą stanowić dla niej koszt uzyskania przychodów, pod warunkiem ich prawidłowego udokumentowania i związku z działalnością >patrz ramka.
Istotną wskazówkę, jak należy dokumentować wydatki zaliczane do kosztów uzyskania przychodów, ustawodawca zawarł w art. 9 ust. 1 ustawy ?o CIT.
Podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych ?i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z art. 16a–16m ustawy ?o CIT (art. 9 ust. 1 ustawy o CIT).
Kwestię dokumentowania kosztów uzyskania przychodów normują zatem przepisy odrębne od ustawy o CIT, tj. przepisy ustawy o rachunkowości (dalej: uor). Oznacza to, że jeżeli dowody potwierdzające poniesione przez podatnika wydatki są dowodami księgowymi w rozumieniu ustawy o rachunkowości będącymi podstawą wprowadzenia tych wydatków do ksiąg rachunkowych, to taki sposób udokumentowania ich poniesienia jest wystarczający również dla celów CIT. Dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych, będzie również stosownym dokumentem dla celów podatkowych (interpretacja Izby Skarbowej w Poznaniu z 7 czerwca 2011 r., ILPB3/423-98/11-2/EK).
W kwestii możliwości zaliczenia opłat parkingowych poniesionych przez podatnika prowadzącego księgi rachunkowe do kosztów uzyskania przychodów wypowiedziała się np. Izba Skarbowa w Bydgoszczy w interpretacji z 13 maja 2010 r. (ITPB3/423-74/10/AW). Czytamy w niej: „(...) Spółka ponosi wydatki na opłaty parkingowe. Wydatki te są związane z realizowaniem przez pracowników zadań służbowych poza siedzibą spółki (osobowymi samochodami służbowymi). Przedmiotowe koszty dotyczą działalności gospodarczej prowadzonej przez spółkę i są związane z jej przychodami. Co do zasady, mogą zatem stanowić koszty uzyskania przychodów, na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, o ile zostaną prawidłowo udokumentowane przez podatnika. Kwestię dokumentowania kosztów uzyskania przychodów – jak wyjaśniono powyżej – normują odrębne przepisy. A zatem, jeżeli na gruncie przepisów ?o rachunkowości bilety parkingowe otrzymane od inkasentów obsługujących dany parking lub bilety parkingowe będące wydrukiem z parkometru stanowią dowody księgowe, będące podstawą wprowadzenia tych wydatków do ksiąg rachunkowych, taki sposób udokumentowania faktu ich poniesienia jest wystarczający również dla celów podatku dochodowego od osób prawnych. W analizowanej sytuacji więc koszty opłat parkingowych udokumentowane w sposób wymagany przepisami o rachunkowości mogą stanowić koszty uzyskania przychodów spółki. (...)".
Interpretacja ta zachowuje aktualność w obecnej praktyce organów podatkowych.
Zatem należy przyjąć, że bilet parkingowy, jeżeli spełnia wymogi stawiane dowodowi księgowemu w rozumieniu ustawy o rachunkowości, może stanowić dowód poniesienia kosztu dla celów podatkowych.
Marcin Szymankiewicz jest doradcą podatkowym
WNIOSEK
Aby fiskus nie zakwestionował kosztów, bilety parkingowe powinny być opisane poprzez umieszczenie na nich danych dotyczących podatnika ?i podpisu osoby, która dokonała opłat, oraz opisu operacji gospodarczej, przy zastosowaniu przyjętych przez podatnika zasad. Innym, także prawidłowym rozwiązaniem jest załączenie do biletów parkingowych oświadczenia zawierającego brakujące dane.?Taki sposób postępowania w odniesieniu do paragonów fiskalnych dokumentujących nabycie usług parkingowych zaaprobowała m.in. Izba Skarbowa w Bydgoszczy w interpretacji z 20 maja 2009 r. (ITPB3/423-121/09/MT) oraz Izba Skarbowa w Warszawie w interpretacji z 12 maja 2010 r. (IPPB3/423-222/10-2/GJ).
Ogólna zasada klasyfikacji kosztów
Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych ?w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT (art. 15 ust. 1 zdanie pierwsze ustawy o CIT).
Wydatek poniesiony przez podatnika będzie dla niego kosztem uzyskania przychodu, jeśli:
Rodzaje dowodów i ich charakterystyka
Podział
Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające zrealizowanie operacji gospodarczej (dowody źródłowe)
1) zewnętrzne obce – otrzymane od kontrahentów;
2) zewnętrzne własne – przekazywane w oryginale kontrahentom;
3) wewnętrzne – dotyczące operacji wewnątrz jednostki.
Podstawą zapisów mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe:
1) zbiorcze – służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być ?w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione;
2) korygujące poprzednie zapisy;
3) zastępcze – wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego;
4) rozliczeniowe – ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych. ?(art. 20 ust. 2 i 3 uor)
Obowiązkowe elementy
Dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:
1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;
2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;
3) opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych;
4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także datę sporządzenia dowodu;
5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów;
6) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu ?w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.?(art. 21 ust. 1 uor)
Uwagi
Można zaniechać zamieszczania na dowodzie danych, o których mowa w art. 21 ust. 1 pkt 1–3 i 5 ustawy o rachunkowości, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów (zob. art. 21 ust. 1a uor)
Księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco ?(art. 24 ust. 1 uor).
Dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, zawierające co najmniej dane określone w art. 21, oraz wolne od błędów rachunkowych. Niedopuszczalne jest dokonywanie w dowodach księgowych wymazywania i przeróbek (art. 22 ust. 1 uor).