Właściwe rozpoznanie oraz udokumentowanie wydatku poniesionego przez przedsiębiorcę to jeden z warunków, decydujący o możliwości zaliczenia wydatku w ciężar kosztów w PIT. Za koszty podatkowe uznaje się koszty poniesione ?w celu osiągnięcia przychodów oraz zachowania bądź zabezpieczenia jego źródła – z wyjątkiem wydatków zawartych w art. 23 ustawy o PIT. Dla zaliczenia konkretnego wydatku do kosztów konieczne jest także jego właściwe udokumentowanie.

Zazwyczaj dokumentem, który jest  podstawą wykazania kosztu w księdze przychodów ?i rozchodów, jest otrzymana przez podatnika faktura. Nie oznacza to jednak, że za koszty podatkowe mogą być uznawane wyłącznie wydatki udokumentowane w ten sposób.

Jedną z form pozwalających na udokumentowanie poniesionego kosztu jest dowód wewnętrzny. Możliwość jego sporządzenia przewiduje § 14 rozporządzenia w sprawie prowadzenia pkpir.

Katalog kosztów, które można dokumentować dowodem wewnętrznym, jest zamknięty. Za pomocą dowodu wewnętrznego podatnicy prowadzący pkpir mogą dokumentować wyłącznie te koszty, dla których przepisy dopuszczają możliwość sporządzenie tego dokumentu.

Zgodnie z § 14 ust. 2 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, za pomocą dowodu wewnętrznego można dokumentować wyłącznie:

- ?zakupy, bezpośrednio od krajowego producenta lub hodowcy, produktów roślinnych ?i zwierzęcych, nieprzerobionych sposobem przemysłowym lub przerobionych sposobem przemysłowym, jeżeli przerób polega na kiszeniu produktów roślinnych lub przetwórstwie mleka albo na uboju zwierząt rzeźnych i obróbce poubojowej tych zwierząt,

- ?zakupy od ludności, sklasyfikowane w Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług (PKWiU), surowców roślin zielarskich ?i ziół dziko rosnących leśnych, jagód, owoców leśnych ?i grzybów leśnych (PKWiU ex 02.30.40.0),

- ?wartość produktów roślinnych i zwierzęcych pochodzących z własnej uprawy lub hodowli prowadzonej przez podatnika,

- ?zakupy w jednostkach handlu detalicznego materiałów pomocniczych,

- ?koszty diet i innych należności za czas podróży służbowej pracowników oraz wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących, przy czym dowody wewnętrzne dokumentujące rozliczenie kosztów podróży służbowej powinny zawierać dane wymagane przez § 14 ust. 3 powołanego rozporządzenia,

- ?zakupy od ludności odpadów poużytkowych, będących surowcami wtórnymi, z wyłączeniem zakupu (skupu) metali nieżelaznych oraz przeznaczonych na złom samochodów i ich części składowych,

- ?wydatki związane z opłatami za czynsz, energię elektryczną, telefon, wodę, gaz i centralne ogrzewanie, w części przypadającej na działalność gospodarczą; podstawą do sporządzenia tego dowodu jest w tym przypadku dokument obejmujący całość opłat na te cele,

- ?opłaty sądowa i notarialna,

- ?wydatki związane z parkowaniem samochodu w sytuacji, gdy są one poparte dokumentami zawierającymi dane, ?o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia. Podstawę dla wystawienia dowodu wewnętrznego jest w tym przypadku bilet z parkometru, kupon, bilet jednorazowy załączony do sporządzonego dowodu.

Sporządzając dowód wewnętrzny dokumentujący poniesienie jednego z ww. kosztów, trzeba również pamiętać, że § 14 ust. 1 rozporządzenia wymaga, aby dokument taki zawierał :

- ?datę i podpisy osób, które bezpośrednio wydatkowały pieniądze,

- ?w razie zakupu – nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość, w innych przypadkach – przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku).

Co więcej, § 12 ust. 3 rozporządzenia wymaga, aby dokument taki został oznaczony numerem lub w inny sposób umożliwiający jego powiązanie z zapisami księgowymi ujętymi na jego podstawie.

Autor jest doradcą podatkowym