Pracownikom, których zakres zadań wymaga mobilności, pracodawcy powszechnie udostępniają samochody służbowe w celu umożliwienia im wykonywania powierzonych obowiązków. Wraz z przekazaniem pracownikowi samochodu służbowego pojawia się wiele wątpliwości związanych z potencjalnym użytkowaniem tych samochodów przez pracowników do celów prywatnych. Ze względu na to, że pracodawcy często rezygnują z obciążania pracowników kosztami w związku z prywatnym użytkowaniem samochodów służbowych, pracownicy ci uzyskują od pracodawcy nieodpłatne świadczenie.

Najważniejsze kwestie związane z ustaleniem wartości ?i opodatkowaniem nieodpłatnego świadczenia, jakie pracownik uzyskuje z tego tytułu, zostały przedstawione na przykładzie spółki produkcyjnej ABC, która zatrudnia przedstawicieli handlowych, udostępniając im samochody użytkowane na podstawie umowy leasingu oraz której członkowie zarządu dysponują samochodami będącymi własnością spółki.

Przykład

Spółka ABC zajmująca się produkcją galanterii skórzanej podpisała umowy leasingowe ?na flotę składającą się ?z 20 samochodów dla swoich przedstawicieli handlowych ?w związku z wykonywanymi przez nich obowiązkami służbowymi. ?Ze względu na to, że trudno ustalić, czy, kiedy i w jakim zakresie przedstawiciel handlowy używa samochodu służbowego dla celów prywatnych, spółka zdecydowała, że w umowach o użytkowaniu samochodów służbowych zabroni pracownikom wykorzystywania ich do jazd prywatnych. Mimo to nie będzie wyciągała konsekwencji wobec pracowników, jeżeli ?okaże się, że załatwiali swoje prywatne sprawy, jeżdżąc samochodem służbowym.

Milczące przyzwolenie

Spółka musi mieć na uwadze, że zgoda, nawet milcząca, na użytkowanie samochodów służbowych przez pracowników w prywatnych celach, skutkuje dla pracowników powstaniem przychodu z tytułu umowy ?o pracę. Przychodem tym jest świadczenie otrzymywane od spółki w postaci użytkowania samochodu osobowego, za pomocą którego nieodpłatnie można załatwiać swoje prywatne sprawy, jednakże tylko ?w zakresie, w jakim auto jest użytkowane dla prywatnych celów pracownika.

Jeżeli w momencie, kiedy do spółki dotrze informacja o tym, że auto służbowe było użytkowane w celach prywatnych, spółka nie wyciągnie wobec pracownika konsekwencji służbowych lub też nie rozliczy mu przychodu z tego tytułu, będzie to oznaczało, że spółka akceptuje taki stan rzeczy. Będzie to jednocześnie oznaczało, że spółka ustala pracownikowi przychód z tytułu umowy ?o pracę w niewłaściwej wysokości, tzn. bez uwzględnienia nieodpłatnego świadczenia z tytułu korzystania z samochodu osobowego dla prywatnych celów. Nie może być wytłumaczeniem dla spółki to, że trudno jest ustalić wysokość tego przychodu. Spółka powinna to zrobić ?w sposób możliwie odpowiadający realnej wartości przysporzenia. Takie stanowisko potwierdza Izba Skarbowa w Poznaniu ?w interpretacji z 15 lutego 2013 r. (ILPB1/415-1094/12-2/TW).

Konsekwencje braku określenia tego przychodu we właściwej wysokości poniesie spółka.

Kto jest odpowiedzialny

Do jej obowiązków należy bowiem ustalenie właściwej wysokości wynagrodzenia ze wszystkimi świadczeniami pozapłacowymi oraz rozliczenie ?i zapłata od tej sumy składek na ZUS i podatku dochodowego. Spółka jako płatnik odpowiada za te rozliczenia, zatem w jej interesie jest właściwe ustalenie przychodu uzyskiwanego przez pracownika.

W przypadku członków zarządu wykorzystywanie samochodu służbowego dla celów prywatnych będzie skutkowało powstaniem przychodu podlegającym opodatkowaniu w zależności od tytułu, na podstawie którego dany członek zarządu wykonuje swoje czynności na rzecz spółki. Jeżeli z tego tytułu spółka ma obowiązek rozliczania i zapłaty zaliczek na podatek dochodowy oraz składek ZUS, to konsekwencje braku rozliczenia tych należności obciążą spółkę.

Jaki przychód ?przy leasingu

Formalna zgoda na użytkowanie samochodów służbowych przez pracowników także dla celów prywatnych oznacza ?w pierwszej kolejności konieczność ustalenia sposobu określania wartości tego nieodpłatnego świadczenia.

W ustawie o PIT nie ma przepisów odnoszących się do podobnych sytuacji. W związku z tym należy stosować reguły ogólne, wskazane w art. 11 ustawy o PIT.

Przykład

Mając już świadomość, ?że w przypadku braku określania pracownikom odrębnego przychodu w związku z użytkowaniem przez nich samochodów służbowych ?dla celów prywatnych, spółka ABC – jako płatnik – będzie miała zaległości z tytułu niezapłaconych zaliczek na PIT i składek na ZUS, zdecydowała ona, że formalnie udzieli pracownikom zgody na używanie samochodów służbowych dla prywatnych celów.

W przypadku samochodów użytkowanych przez podatnika na podstawie umowy leasingu zastosowanie znajdzie art. 11 ust. 2a pkt 2 ustawy o PIT. Stanowi on, że wycena nieodpłatnego świadczenia, gdy przedmiotem świadczeń są usługi zakupione, powinna być dokonana na podstawie ceny zakupu tych usług. Oznacza to, że przychód pracownika powinien być ustalony przy uwzględnieniu rzeczywistej ceny płaconej przez pracodawcę w związku ?z umową leasingu, podwyższonej o dodatkowe koszty związane z utrzymaniem samochodu (ubezpieczenie, koszty przeglądów i napraw, itd.).

Stanowisko to znajduje potwierdzenie w interpretacjach organów podatkowych, w tym ?w interpretacji wydanej przez Izbę Skarbową w Poznaniu 19 kwietnia 2013 r. (ILPB1/415-78/13-2/TW) oraz interpretacji z 22 marca 2013 r. (ILPB2/415-1162/ 12-2/AJ), czy w interpretacji ministra finansów z 13 grudnia 2012 r. (DD3/033/32/OBQ/12/PK-403).

Własna flota

W przypadku samochodów osobowych stanowiących własność pracodawcy przepisy ustawy o PIT przewidują odmienne zasady ustalania wartości nieodpłatnego świadczenia.

Przykład

Spółka ABC postanowiła ?wymienić samochody służbowe użytkowane przez członków zarządu. W tym celu kupiła ?dwa samochody osobowe. Samochody zostały przydzielone dwóm członkom zarządu ?wraz ze zgodą na ich użytkowane również dla celów prywatnych.

Jeżeli przedmiotem działalności gospodarczej spółki byłoby świadczenie usług wynajmu samochodów osobowych, to zgodnie z art. 11 ust. 2a pkt 1 ustawy o PIT podstawę do obliczeń stanowiłyby ceny stosowane wobec klientów. W pozostałych sytuacjach wartość uzyskiwanego przez członków zarządu nieodpłatnego świadczenia powinno ustalać się na podstawie cen rynkowych dla podobnych świadczeń. Wynika to z art. 11 ust. 2a ust. 4 ustawy ?o PIT (patrz interpretacja Izby Skarbowej w Katowicach z 1 marca 2012 r., IBPBII/1/415-997/11/BD).

Przepisy przewidują w tym przypadku swoistą fikcję wynajmowania przez pracodawcę samochodu osobowego pracownikowi. W praktyce oznacza to konieczność analizy cenników firm świadczących usługi wynajmu samochodów w zakresie ceny najmu takiego samego lub podobnego samochodu osobowego, o zbliżonym wyposażeniu, podobnym stopniu zużycia, przy uwzględnieniu czasu i miejsca jego użytkowania i zastosowania tej ceny do ustalenia wysokości nieodpłatnego świadczenia. Należy zwrócić szczególną uwagę na szeroki przedział cen stosowanych dla wynajmu samochodów, wynikający m.in. z długości okresu postawienia ich do dyspozycji. Wobec tak ogólnie sformułowanego przepisu ustawy trudno jest jednoznacznie wskazać, które ceny rynkowe są najbardziej odpowiednie dla potrzeb ustalenia tego świadczenia.

— Katarzyna Gajda, doradca podatkowy ?w Rödl & Partner w Poznaniu