- Pensje pracowników ewidencjonuję w księdze przychodów i rozchodów w miesiącu, za który są należne. Zdarzyło się jednak, że przelałem je w ostatnim dniu terminu, natomiast na kontach pracowników znalazły się dzień później (w następnym miesiącu). Czy to opóźnienie powoduje, że wynagrodzenie będzie kosztem dopiero w tym następnym miesiącu?
– pyta czytelnik.
Nie. Decydujące znaczenie ma bowiem moment złożenia dyspozycji na rachunku bankowym. Przypomnijmy, że wynagrodzenie jest podatkowym kosztem pracodawcy w miesiącu, za który jest należne, pod warunkiem że zostało wypłacone lub postawione do dyspozycji w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony. Jeśli ten termin zostanie przekroczony, to pensja będzie kosztem dopiero w miesiącu wypłaty lub postawienia do dyspozycji pracownika. Tak wynika z art. 22 ust. 6ba oraz art. 23 ust. 1 pkt 55 ustawy o PIT.
Przykład
Firma XYZ wypłaca pensje do 5. dnia następnego miesiąca (tak wynika z regulaminu wynagrodzenia). Należności za wrzesień przekazała pracownikom 4 października. Może zaliczyć wydatek do kosztów podatkowych września.
Jeśli firma nie zdąży z pensją na czas, to koszty podatkowe rozliczy dopiero w miesiącu zapłaty.
Przykład
Firma ABC wypłaca wynagrodzenia do 5. dnia następnego miesiąca. Pensje za wrzesień przekazała jednak dopiero 8 października. Będą więc kosztem uzyskania przychodów dopiero w październiku.
Czy sama dyspozycja przelewu wystarczy jednak, aby zaliczyć wydatek do kosztów? Artykuł 23 ust. 1 pkt 55 ustawy o PIT mówi, że nie są kosztem „niewypłacone, niedokonane lub niepostawione do dyspozycji" wynagrodzenia. Czy oznacza to, że wydatek można odliczyć dopiero wtedy, gdy pensja jest postawiona do dyspozycji pracownika, czyli gdy znajdzie się na jego koncie? Wydaje się, że pracodawca może zaliczyć wynagrodzenie pracownika do kosztów już w dacie obciążenia swojego rachunku bankowego. W tym momencie może uznać, że zostały wypłacone.
Potwierdza to interpretacja Izby Skarbowej w Katowicach z 23 sierpnia 2013 r. (IBPBI/2/423-631/13/AP). Wystąpiła o nią firma, która współpracuje z ekspertami z różnych państw. Przygotowują oni raporty, analizy, artykuły. Wynagrodzenie przekazywane jest przelewem na rachunek bankowy, na podstawie listy płac sporządzanej zazwyczaj raz w miesiącu.
Ponieważ jednak pieniądze są wpłacane na konta prowadzone w różnych krajach, docierają na nie w różnych terminach. Firma zapytała więc fiskusa, czy koszt uzyskania przychodu powstaje już w momencie złożenia dyspozycji przelewu wynagrodzeń oraz obciążenia konta. Jej zdaniem w tym momencie dochodzi do zapłaty należności. Natomiast przepisy wyraźnie mówią, że wynagrodzenia wypłacone (dokonane lub postawione do dyspozycji) są podatkowym kosztem.
Fiskus się z tym zgodził. Jak czytamy w interpretacji, „stanowisko, zgodnie z którym złożenie dyspozycji przelewu wynagrodzeń na konta wykonawców i obciążenie rachunku jest równoznaczne z pojęciem zapłacone, dokonane, postawione do dyspozycji, jest prawidłowe".
Wynagrodzenia wpisuje się w kolumnie 12 podatkowej księgi przychodów i rozchodów.
