Wyrażone w walutach obcych kwoty stosowane do określenia podstawy opodatkowania muszą być dla celów VAT przeliczane na złote. W złotówkach muszą być również wyrażane kwoty podatku wykazywane na fakturach. Zasady, na jakich dla celów VAT dokonuje się takich przeliczeń, są określone w art. 31a ustawy o VAT oraz w dwóch szczególnych przypadkach – przez § 35 i 36 rozporządzenia wykonawczego.

Zasadą wynikającą z tych przepisów jest, że kwoty określone w walucie obcej przeliczane są dla celów VAT na złote według kursu średniego danej waluty obcej ogłoszonego przez Narodowy Bank Polski na ostatni dzień roboczy poprzedzający dzień powstania obowiązku podatkowego.

Alternatywnie podatnik może wybrać sposób przeliczania tych kwot na złote według ostatniego kursu wymiany opublikowanego przez Europejski Bank Centralny na ostatni dzień poprzedzający dzień powstania obowiązku podatkowego (zob. art. 31a ust. 1 ustawy o VAT). Stosując ten przepis podatnicy mogą optymalizować kurs przeliczeniowy dla celów VAT na jeden z dwóch sposobów.

Po pierwsze, mogą – w zakresie, w jakim jest to możliwe – opóźniać moment powstania obowiązku podatkowego zakładając, że kurs przeliczeniowy waluty obcej w kolejnych dniach się obniży.

Sposób ten jest szczególnie łatwy do stosowania w stanie prawnym obowiązującym do końca 2013 r., tj. gdy obowiązuje przepis, że jeżeli dostawa towaru lub wykonanie usługi powinny być potwierdzone fakturą, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia faktury, nie później jednak niż w 7. dniu, licząc od dnia wydania towaru lub wykonania usługi (zob. art. 19 ust. 4 ustawy o VAT).

Przykład

Producent narzędzi pomiarowych z jednym ze swoich polskich kontrahentów rozlicza się w euro. 7 września 2013 r. sprzedał (i wydał) temu kontrahentowi narzędzia za 100 000 euro netto.

Jeżeli podatnik wystawi fakturę w dniu wydania towarów, podstawa opodatkowania VAT wyniesie 429 750 zł (kurs średni euro ogłoszony przez NBP na dzień 6 września 2013 r. wyniósł 4,2975 zł; 100 000 x 4,2975 zł = 429 750 zł), a kwota VAT od tej transakcji wyniesie 98 842,50 zł (429 750 zł x 23 proc.).

Gdyby jednak podatnik poczekał z wystawieniem faktury do 11 września, podstawa opodatkowania wyniosłaby 426 370 zł (kurs średni euro ogłoszony przez NBP na dzień 10 września 2013 r. wyniósł 4,2637 zł; 100 000 x 4,2637 zł = 426 370 zł), a kwota podatku od tej transakcji wyniosłaby 98 065,10 zł (426 370 zł x 23 proc.), a więc byłaby o 777,40 zł niższa.

Po drugie, podatnicy mogą zamiast kursu średniego waluty obcej ogłoszonego przez NBP stosować do przeliczeń VAT ostatni kurs wymiany opublikowany przez Europejski Bank Centralny (jeżeli jest to kurs korzystniejszy).

Przykład

Gdyby podatnik, o którym mowa w poprzednim przykładzie, zdecydował się wystawić fakturę 7 września 2013 r., jako kurs przeliczeniowy dla celów VAT mógłby przyjąć – zamiast kursu 4,2975 zł – kurs 4,2950 zł (kurs wymiany euro na złote ogłoszony przez Europejski Bank Centralny na dzień 6 września 2013 r.).

Podstawa opodatkowania wyniosłaby w takim przypadku 429 500 zł, zaś kwota podatku – 98 785 zł (429 500 zł x 23 proc.), a więc o 57,50 zł mniej, niż przy zastosowaniu kursu średniego ogłoszonego przez NBP.

Z kolei gdyby podatnik zdecydował się poczekać z wystawieniem faktury do 11 września, jako kurs przeliczeniowy dla celów VAT mógłby przyjąć kurs 4,2595 zł (kurs wymiany euro na złote ogłoszony przez Europejski Bank Centralny na dzień 10 września 2013 r.).

Podstawa opodatkowania wyniosłaby w takim przypadku 425 950 zł, zaś kwota podatku – 97 968,50 zł (425 950 zł x 23 proc.), czyli o 96,50 zł mniej, niż przy zastosowaniu kursu średniego ogłoszonego przez NBP (i 874 zł mniej niż w przypadku wystawienia faktury 7 września 2013 r. i zastosowania do przeliczenia kursu średniego euro ogłoszonego przez NBP 6 września 2013 r.).

Przeliczanie kwot wyrażonych w walutach obcych na podstawie kursu wymiany opublikowanego przez Europejski Bank Centralny jest możliwe również w przypadku kwot wyrażonych w walutach obcych innych niż euro. W takim przypadku waluty przelicza się z zastosowaniem kursu wymiany każdej z nich względem euro. W praktyce oznacza to konieczność dokonywania dwóch przeliczeń (według dwóch kursów):

- najpierw przeliczenia kwoty wyrażonej w walucie obcej innej niż euro na euro (według kursu wymiany euro na tę walutę)

- następnie przeliczenia kwoty otrzymanej w wyniku takiego przeliczenia na złote (według kursu wymiany euro na złote).

Przykład

Producent narzędzi pomiarowych z innym polskim kontrahentem rozlicza się w dolarach amerykańskich. Kontrahentowi temu sprzedał (i wydał) 11 września 2013 r. narzędzia za 100 000 USD netto.

W tym samym dniu producent wystawił fakturę dokumentującą tę sprzedaż. Jeżeli do przeliczenia kwot wyrażonych na fakturze w walutach obcych podatnik zastosuje kurs średni USD ogłoszony przez NBP w dniu 10 września 2013 r., to podstawa opodatkowania wyniesie 321 810 zł (100 000 USD x 3,2181 zł), zaś kwota podatku – 74 016,30 zł.

Jeżeli natomiast do przeliczenia kwot wyrażonych na fakturze w walutach obcych producent zastosuje kursy wymiany opublikowane przez Europejski Bank Centralny, to konieczne będzie najpierw przeliczenie kwoty 100 000 USD na euro, a następnie przeliczenie otrzymanego wyniku na złote. Zważywszy, że kursy wymiany opublikowane przez Europejski Bank Centralny na dzień 10 września 2013 r. wyniosły, odpowiednio: 1,3240 (dla USD) oraz 4,2595 (dla złotego), obliczenia te wyglądają następująco:

100 000 : 1,3240 euro = 75 528,70 euro

75 528,7009 x 4,2595 zł = 321 714,50 zł

Kwota podatku od tak obliczonej podstawy opodatkowania wyniesie 73 994,34 zł (321 714,50 zł x 23 proc.), a więc będzie o 21,96 zł niższa, niż w przypadku przeliczenia przy zastosowaniu kursu średniego USD ogłoszonego przez NBP.

Artykuł 31a ust. 1 ustawy o VAT nie ma zastosowania, gdy podatnik wystawia fakturę przed powstaniem obowiązku podatkowego, a kwoty stosowane do określenia podstawy opodatkowania są określone na tej fakturze w walucie obcej.

W takich przypadkach – zgodnie z art. 31a ust. 2 ustawy o VAT – przeliczenia na złote dokonuje się według kursu średniego danej waluty obcej ogłoszonego przez Narodowy Bank Polski na ostatni dzień roboczy poprzedzający dzień wystawienia faktury. Odpowiednio stosuje się przy tym w takich przypadkach zdanie drugie art. 31a ust. 1 ustawy o VAT, a więc przepisy pozwalające na stosowanie ostatnich kursów wymiany opublikowanych przez Europejski Bank Centralny.

Obie wskazane powyżej metody optymalizacji kursu przeliczeniowego VAT mają w takich przypadkach zastosowanie. A zatem podatnicy mogą:

1) optymalizować kurs przeliczeniowy wystawiając przed powstaniem obowiązku podatkowego fakturę w dniu, w którym – ich zdaniem – kurs przeliczeniowy jest najkorzystniejszy,

2) stosować kurs (lub kursy) wymiany opublikowany przez Europejski Bank Centralny zamiast kursu średniego waluty obcej ogłoszonego przez Narodowy Bank Polski.

Przykład

Polski podatnik wynajmuje magazyn niemieckiej firmie. Miesięczny czynsz to 3000 euro + VAT. Faktury wystawia w euro z kwotą podatku VAT w złotych. Termin płatności czynszu do 10 dzień danego miesiąca. Firma niemiecka płaci najczęściej w ostatnim dniu terminu i tak też dokonała zapłaty czynszu za wrzesień 2013 r. (zapłaciła 10 września 2013 r.).

Gdyby podatnik wystawił fakturę, przykładowo, w dniu 3 września 2013 r., podstawa opodatkowania wyniosłaby 12 752,10 zł (3000 euro x 4,2507 zł, tj. kurs średni euro ogłoszony przez NBP w dniu 2 września 2013 r.) albo 12 764,40 zł (3000 euro x 4,2548 zł, tj. kurs wymiany opublikowany przez EBC na dzień 2 września 2013 r.), zaś kwota podatku, odpowiednio, 2932,98 zł albo 2935,81 zł.

Natomiast gdyby podatnik, przykładowo, wystawił fakturę w dniu 7 września 2013 r., podstawa opodatkowania wyniosłaby 12 892,50 zł (3000 euro x 4,2975 zł, tj. kurs średni euro ogłoszony przez NBP w dniu 6 września 2013 r.) albo 12.885 zł (3000 zł x 4,295 zł, tj. kurs wymiany opublikowany przez EBC na dzień 6 września 2013 r.), zaś kwota podatku, odpowiednio 2965,28 zł albo 2963,55 zł.