- Prowadzę przedszkole i często kupuję środki czystości oraz artykuły BHP. Zdarza się, że część tych wydatków udokumentowana jest tylko paragonem. Czy na podstawie takiego dokumentu mogę zakwalifikować wydatek jako koszt uzyskania przychodów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów? – pyta czytelnik.
Prawidłowe dokumentowanie dokonanych transakcji to jeden z podstawowych warunków zaliczania wydatków do kosztów podatkowych, nie tylko u podatników prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów.
Przedsiębiorcy prowadzący pkpir powinni szukać informacji, na podstawie jakich dokumentów można księgować koszty w przepisach ustawy o PIT oraz przepisach rozporządzenia w sprawie prowadzenia pkpir.
Paragraf 12 ust. 3 tego rozporządzenia wskazuje, że podstawowy dokument, który jest podstawą zapisów w księdze, to faktura, jednak dopuszcza też stosowanie innych dokumentów, określonych w § 13 i 14.
Paragraf 14 ust. 4 daje możliwość rozliczania kosztów na podstawie paragonów, jeśli dotyczą one zakupów środków czystości, środków BHP oraz materiałów biurowychi jeśli zakupy dokonywane są w jednostkach handlu detalicznego.
Jednak aby spełniały one wymogi dokumentu księgowego, powinny zawierać:
- datę i stempel jednostki wydającej paragon
- określenie ilości i ceny jednostkowej towaru
- sumę wydatków.
Na odwrocie paragonu podatnik powinien wpisać swoje nazwisko, adres i rodzaj zakupionego towaru.
Przykład
Przedsiębiorca pan Liczyczas 9 września 2013 r. dokonał zakupu środków czystości w sklepie detalicznym na kwotę 65 zł. Sprzedawca wydał mu paragon dokumentujący transakcję sprzedaży.
Pan Liczyczas, wiedząc o możliwości zaksięgowania paragonu za dokonany zakup, nie poprosił sprzedawcy o wystawienie faktury oszczędzając cenny dla siebie czas. Poprosił jedynie o postawienie stempla na odwrocie.
Przedsiębiorca zaksięguje wystawiony i prawidłowo opisany paragon w prowadzonej przez siebie podatkowej księdze przychodów i rozchodów w sposób określony w tabeli.
—Kamil Sikora, partner zarządzający, Biuro Rachunkowe Norwegian Finance
