Fakturę można zeskanować i przesłać w pdf

Tak wynika z interpretacji Izby Skarbowej w Łodzi z 26 marca 2013 r. (IPTPP4/443- -863/12-4/BM).

Podatnik wskazał we wniosku o interpretację, że prowadzi działalność gospodarczą i zamierza wprowadzić rozwiązanie ułatwiające mu przepływ dokumentów księgowych (faktur). Ułatwienie to będzie polegało na sporządzaniu faktur w formie papierowej, tj. na ich drukowaniu w formie papierowej, następnie skanowaniu (do formatu elektronicznego) i wysyłaniu kontrahentom lub odbieraniu od nich faktur w formacie pdf.

W związku z tym wnioskodawca ma zamiar w formie pisemnej udzielić akceptacji oraz uzyskać zgodę na przesyłanie faktur w wyżej opisany sposób. Podatnik wskazał także, że faktury wystawione w formie papierowej zostaną zeskanowane do formatu pdf, a następnie przesłane do klienta lub odebrane od klienta za pomocą poczty elektronicznej przy zachowaniu procedur gwarantujących autentyczność ich pochodzenia oraz integralność treści faktury. Wnioskodawca wskazał także, że wniosek nie dotyczy wystawiania, przesyłania oraz przechowywania faktur w formacie elektronicznym.

W związku z tym podatnik zadał m.in. pytanie, czy fakt wystawienia kontrahentowi faktury w formie papierowej i przesłania jej pocztą elektroniczną w formacie pdf jako skanu pozwala na uznanie tej faktury jako faktury VAT i zaliczenie do ewidencji sprzedaży, przy założeniu, że są wystawione zgodnie z przepisami ustawy o VAT.

Zdaniem podatnika sporządzenie faktur w formie papierowej lub komputerowo, a następnie przesłanie ich odbiorcom faksem lub za pomocą poczty elektronicznej (np. w formacie pdf), w sytuacji, gdy oryginały faktur będą przez spółkę drukowane i przechowywane w formie papierowej, spełnia wymóg dostarczania faktury w rozumieniu art. 106 ust. 1 ustawy o VAT.

Organ podatkowy zgodził się ze stanowiskiem podatnika.

Tomasz Dereszewski konsultant w Dziale Prawnopodatkowym PwC

Komentuje Tomasz Dereszewski, konsultant w Dziale Prawnopodatkowym PwC

Stanowisko organu podatkowego należy uznać za prawidłowe. Podobny punkt widze- nia zaprezentowała Izba Skarbowa w Warszawie w interpretacji z 24 kwietnia 2013 r. (IPPP1/443-819/10/13-8/S/AW).

Interesującym zagadnieniem poruszonym w interpretacji jest kwestia możliwości przekazywania faktur klientom lub odbierania faktur w formie elektronicznej.

Organ podatkowy słusznie wskazał, że w sprawie będącej przedmiotem interpretacji znajdą zastosowanie zasady dotyczące przesyłania faktur w formie elektronicznej określone w rozporządzeniu ministra finansów z 20 grudnia 2012 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (dalej rozporządzenie). Rozporządzenie wskazuje m.in. na warunki uprawniające podatników do skorzystania z możliwości przekazywania faktur drogą elektroniczną, tj. np. za pośrednictwem poczty elektronicznej.

Podatnik powinien uzyskać od odbiorcy faktury akceptację elektronicznej formy dostarczenia faktur. Zgoda może być wyrażona pisemnie lub za pomocą wiadomości elektronicznej. Faktury mogą być przesyłane kontrahentom w formie elektronicznej, w dowolnym formacie (np. PDF), pod warunkiem zapewnienia autentyczności ich pochodzenia oraz integralności treści i czytelności faktury.

Przez warunek zapewnienia autentyczności rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Przez integralność treści faktury rozumie się zaś brak możliwości dokonania zmian na przesyłanej fakturze.

Wspominane wyżej warunki, tj. integralność i autentyczność, uznaje się za spełnione w sytuacji, gdy podatnik przy przekazywaniu faktur w formie elektronicznej korzysta z:

- bezpiecznego podpisu elektronicznego,

- elektronicznej wymiany danych (EDI),

- stosownych kontroli biznesowych.