Obowiązek korekty kosztów polega na tym, że w przypadku zaliczenia do kosztów podatkowych kwoty wynikającej z faktury lub innego dokumentu podatnik będzie musiał pomniejszyć koszty podatkowe, jeżeli nie ureguluje kwoty zobowiązania w ciągu 30 dni od daty upływu terminu jego płatności. Obowiązek korekty powstaje w miesiącu, w którym upłynie 30 dni od daty ustalonego terminu płatności.
Taki obowiązek dotyczy sytuacji, gdy ustalony przez strony termin płatności nie przekracza 60 dni. Jeżeli termin płatności jest dłuższy niż 60 dni, to zmniejszenia kosztów należy dokonać w terminie 90 dni od zaliczenia jej do kosztów podatkowych,
Obowiązek korekty dotyczy tylko tych wydatków, które zostały zaliczone do kosztów podatkowych od 1 stycznia 2013 r.
Jeżeli w miesiącu, w którym podatnik powinien pomniejszyć koszty podatkowe, jego koszty są niższe niż wynosi kwota wymaganego zmniejszenia albo nie ma ich wcale, to wówczas musi on zwiększyć przychody podatkowe. Kwota zwiększenia przychodów to kwota, o którą podatnik nie mógł pomniejszyć kosztów podatkowych, bo było ich za mało.
Zapisy w księdze dotyczące zmniejszenia kosztów (zwiększenia przychodów) są dokonywane na podstawie dowodów, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 1a i 1b rozporządzenia w sprawie pkpir, czyli dokumentów zawierających co najmniej:
a)
datę wystawienia dokumentu oraz miesiąc, w którym dokonuje się zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów (zwiększenia przychodów),
b)
wskazanie faktury (rachunku), a jeżeli nie istniał obowiązek wystawienia faktury (rachunku) – wskazanie umowy albo innego dokumentu stanowiących podstawę do zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów (zwiększe- nia przychodów) zgodnie z art. 24d ustawy o podatku dochodowym,
c)
wskazanie kwoty, o którą podatnik zmniejsza koszty uzyskania przychodów (zwiększa przychody),
d)
podpis osoby sporządzającej dokument w terminach określonych w art. 24d ustawy o podatku dochodowym lub na postawie miesięcznego zestawienia tych dokumentów.
Z kolei w § 12 ust. 4a rozporządzenia w sprawie pkpir wskazano, że zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów dokonuje się poprzez wpisanie kwoty zmniejszenia ze znakiem minus (-) lub kolorem czerwonym.
Moim zdaniem prawidłowy zapis korekty powinien zostać dokonany z minusem (lub na czerwono) w kolumnie, w której pierwotnie były ujęte korygowane koszty. W ten sposób zachowana zostanie czytelność zapisów w pkpir. Przy czym sposób wpisania korekty do księgi nie wpływa na prawidłowe ustalenie podatku.
Przykład
W maju 2013 r. pan Poprawny zaliczył do kosztów podatkowych swojej firmy faktury w łącznej kwocie 2500 zł. Dotyczyły one zakupów towarów. W tym samym miesiącu powstał u niego obowiązek dokonania korekty kosztów podatkowych w związku z niezapłaconą fakturą dotyczącą czynszu za wynajmowany lokal. Kwota tej faktury to 3200 zł, zatem jest większa od łącznych kosztów pana Poprawnego poniesionych w maju.
W takim przypadku pan Poprawny musi zmniejszyć koszty podatkowe o 2500 zł i zwiększyć przychody podatkowe 700 zł.
Jeśli już po skorygowaniu kosztów podatnik zapłaci faktury, z których wynikała korekta, to będzie miał prawo do zwiększenia kosztów podatkowych o kwotę wcześniejszej korekty. Takie uprawnienie przysługuje w tym miesiącu, w którym uregulowano zaległą płatność.
Autor jest partnerem zarządzającym, Biuro Rachunkowe Norwegian Finance
