Dla przedsiębiorcy, który zapewnia wyjazd zagraniczny swoim kontrahentom, z punktu widzenia regulacji prawa podatkowego najistotniejsze będzie ustalenie, czy ma możliwość zaliczenia związanych z tym wydatków do kosztów uzyskania przychodów.
Zgodnie art. 15 ust. 1 ustawy o CIT kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT. W związku z tym, aby wydatek mógł być uznany za koszt uzyskania przychodów, powinien spełniać łącznie następujące warunki:
- pozostawać w związku przyczynowym z przychodem lub źródłem przychodu i być poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu,
- nie znajdować się na liście wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów, wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT,
- być właściwie udokumentowany.
Warto w tym miejscu zaznaczyć, że o możliwości ujęcia w kosztach wydatków na wyjazd zagraniczny dla kontrahen tów będzie przesądzać charakter przyznanego świadczenia. W związku z tym konieczne jest rozważenie opisanych poniżej sytuacji.
Trzeba udokumentować
Gdy wyjazd zagraniczny nie ma charakteru rekreacyjnego, a ma na celu zapoznanie kontrahentów z produktami/usługami podatnika albo jego celem jest przeprowadzenie szkolenia (np. z zakresu skutecznych technik sprzedaży), to w takiej sytuacji wydatki co do zasady mogą być kosztem uzyskania przychodów. Takie wydarzenie powinno jednak zostać przez podatnika odpowiednio udokumentowane.
Uwaga na wyłączenie
W myśl z art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności wydatków poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.
W najnowszych interpretacjach organy podatkowe odchodzą od obowiązującej do tej pory w doktrynie prawa podatkowego definicji reprezentacji rozumianej jako występowanie w imieniu firmy, wiążące się z okazałością, w celu wywołania dobrego wrażenia. Zgodnie ze stanowiskiem ministra finansów wyrażonym w piśmie z 28 maja 2012 r. (DD6-033-49/SOH/PK-1655/10): „Występujący w obrocie prawnym termin »reprezentacja«, wyrażający się w sposobie jego stosowania i rozumienia przez ustawodawcę, a także przez naukę i praktykę prawa, prowadzi jednak do wniosku, że termin ten w zakresie języka prawnego i prawniczego należy rozumieć jako »przedstawicielstwo, reprezentowanie czyichś interesów, występowanie w czyimś imieniu«, a nie »wystawność, okazałość, wytworność«. Dlatego też termin »reprezentacja« użyty w art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT należy rozumieć jako »przedstawicielstwo podatnika, działanie w jego imieniu, w jego interesie, na jego rzecz«, a nie jako »wystawność, wytworność, czy okazałość«" (por. też: Izba Skarbowa w Łodzi w interpretacji z 19 czerwca 2012 r., IPTPB3/423-98/12-4/GG).
Zgodnie zatem z obecnym stanowiskiem organów podatkowych przez reprezentację należy rozumieć działania, które polegają na kontaktach oficjalnych i handlowych z innymi podmiotami gospodarczymi (skierowane na zewnątrz firmy).
Gdy podatnik nie jest w stanie wykazać związku wyjazdu zagranicznego z możliwością osiągnięcia przychodu, przykładowo dlatego, że nie istnieje dokumentacja potwierdzająca, że odbyło się np. szkolenie połączone z prezentacją produktów, wówczas istnieje ryzyko uznania przez organ podatkowy, że wydatki tego typu nie są kosztami uzyskania przychodów, gdyż są związane z reprezentacją.
Przykład
SZKOLENIE DLA PRACOWNIKÓW I KONTRAHENTÓW
Spółka X produkująca filtry do wody zorganizowała wyjazd do Niemiec (gdzie znajduje się jedna z fabryk należących do grupy) dla swoich pracowników i dla największych odbiorców. W związku z wyjazdem spółka X pokryła koszty: przelotu do Niemiec, ubezpieczenia, zakwaterowania wraz z wyżywieniem i koszty wynajęcia sali konferencyjnej. Pobyt w Niemczech wiązał się z odbyciem szkolenia w zakresie nowych technik sprzedaży i marketingu oraz zaprezentowaniem nowych produktów spółki, jakie spółka planuje wprowadzić na rynek. Dokumentacja spółki X dotycząca wyjazdu obejmuje faktury i rachunki związane z pobytem w Niemczech oraz prezentacje multimedialne, jakie zostały wykorzystane podczas szkolenia, materiały i broszury informacyjne, katalogi z produktami, a także harmonogram wyjazdu i zdjęcia ze szkolenia i prezentacji produktów. W związku z tym istnieje uzasadniona podstawa do ujęcia w kosztach uzyskania przychodów wydatków związanych z tym wyjazdem, gdyż taki wyjazd został zorganizowany w celu intensyfikacji sprzedaży, podniesienia wiedzy odbiorców i pracowników spółki X na temat oferowanych towarów oraz technik marketingowych. Miał zatem związek z możliwością osiągnięcia przez spółkę przychodu.
Przykład
WYJAZD W CELACH REKREACYJNYCH
Spółka Y zorganizowała dla swoich najcenniejszych klientów wyjazd na Majorkę do luksusowego hotelu z wykupioną opcją all inclusive, darmowymi drinkami i wszelkimi możliwymi atrakcjami. W trakcie pobytu co prawda odbyło się szkolenie dla klientów w zakresie promocji produktów spółki Y, ale trwało ono 15 minut i spółka Y nie ma dokumentacji potwierdzającej jego zakres. W pozostałym czasie klienci spółki Y mogli dowolnie korzystać z dobrodziejstw zapewnionego wyjazdu i nie byli zobowiązani do ponoszenia żadnych kosztów z tego tytułu. W takim przypadku organ podatkowy może wskazać, że jedynym celem wyjazdu – pomimo odbycia się 15-minutowego szkolenia – było zapewnienie najważniejszym klientom miłego spędzenia czasu. Oznacza to, że całość poniesionych wydatków powinna być wyłączona przez spółkę Y z kosztów uzyskania przychodu jako koszty reprezentacji (art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT).
