Ordynacja podatkowa w art. 265 mówi, co zalicza się do kosztów postępowania. Wymienia koszty podróży i inne należności świadków, biegłych i tłumaczy (ustalone zgodnie z przepisami o należnościach świadków i biegłych w postępowaniu sądowym) oraz koszty związane z osobistym stawiennictwem strony (ale tylko gdy postępowanie zostało wszczęte z urzędu albo gdy strona została błędnie wezwana do stawienia się). Koszty postępowania powiększą również wydatki na wynagrodzenie przysługujące biegłym i tłumaczom, koszty oględzin oraz koszty doręczenia pism urzędowych.
Niektóre z wymienionych wydatków fiskus obowiązany będzie podatnikowi zwrócić (gdy ten tego zażąda). O tym, jakie, rozstrzyga art. 265 § 1 pkt 1 i 2 (co wynika z art. 266 § 1 ordynacji podatkowej). Jak wskazał bowiem NSA, „koszty wskazane w tym przepisie tworzą katalog zamknięty i organ podatkowy nie ma uprawnień do jego rozszerzenia. Tym samym koszty wskazane w art. 265 § 1 pkt 3–5 oraz w § 2 nie podlegają zwrotowi" (wyrok z 18 listopada 2010 r., II FSK 1309/09).
Organ podatkowy może oczywiście zaliczyć do kosztów postępowania także inne wydatki bezpośrednio związane z rozstrzygnięciem sprawy (wyrok NSA z 27 kwietnia 2010 r., II FS 1916/08). Może, to znaczy, że nie musi. Jak orzekł NSA w wyroku z 29 stycznia 2008 r. (II FSK 1717/06), organ zalicza określone wydatki do kosztów postępowania na zasadzie uznania. Przesądza o tym – zdaniem NSA – użycie w art. 265 § 2 ordynacji podatkowej przez ustawodawcę sformułowania „organ może". O możliwości uznania danego wydatku za koszt postępowania decyduje to, czy dany wydatek był bezpośrednio związany z rozstrzygnięciem sprawy.
Na co może liczyć strona
Organ podatkowy z pewnością pokryje wydatki związane z podróżą oraz innymi należnościami świadków, biegłych i tłumaczy oraz koszty związane z osobistym stawiennictwem strony (gdy postępowanie zostało wszczęte z urzędu albo gdy strona została błędnie wezwana do stawienia się).
Aby jednak tak się stało, podatnik powinien skierować odpowiednie żądanie. Fiskus nie zwraca bowiem wydatków z własnej inicjatywy. Wojewódzki Sąd Administracyjny w Białymstoku zwrócił uwagę, że „żądanie takie należy (...) zgłosić organowi podatkowemu, który prowadzi postępowanie, przed wydaniem decyzji w sprawie, pod rygorem utraty roszczenia (...) W instancyjnym toku rozpoznawania sprawy, co do zasady, występują dwa organy – pierwszej i drugiej instancji. Każdy z nich prowadzi oddzielne postępowanie i w każdym z tych postępowań strona oczekująca zawrotu kosztów podróży powinna złożyć żądanie przed wydaniem decyzji" (wyrok z 3 listopada 2005 r., I SA/Bk 252/05).
