W ramach omawiania rozwiązań optymalizacyjnych warto zwrócić uwagę na decyzje, które mogą w konsekwencji wywołać niekorzystne skutki podatkowe. Taka sytuacja może mieć miejsce w przypadku wycofywania składnika majątkowego (np. samochodu) z działalności gospodarczej.

Zarządzając swoim majątkiem, warto mieć na uwadze przepisy ustawy o PIT i ich skutki. Kwestia ta jest istotna zwłaszcza w przypadku przedsiębiorców prowadzących działalność gospodarczą o mniejszych rozmiarach, gdzie granica między majątkiem prywatnym a firmowym często się zaciera.

Co mówią przepisy

Generalna zasada odnosząca się do kosztów uzyskania przychodów w PIT mówi, że kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów (a więc bezpośrednio i pośrednio związane z uzyskiwaniem przychodów), z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy o PIT.

Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 1 tej ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów m.in. wydatków na nabycie lub wytworzenie we własnym zakresie (innych niż grunty lub prawo wieczystego użytkowania gruntów) środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, w tym również wchodzących w skład nabytego przedsiębiorstwa lub jego zorganizowanych części.

Wydatki te, zaktualizowane zgodnie z odrębnymi przepisami, pomniejszone o sumę odpisów amortyzacyjnych, są jednak kosztem uzyskania przychodów przy określaniu dochodu z odpłatnego zbycia rzeczy określonych w art. 10 ust. 1 pkt 8 lit. d ustawy o PIT oraz gdy odpłatne zbycie jest przedmiotem działalności gospodarczej, a także w przypadku odpłatnego zbycia składników majątku związanych z działalnością gospodarczą, bez względu na czas ich poniesienia.

Przepisy te są kluczem do oceny, co czeka podatnika w sytuacji, gdy przekaże na cele osobiste np. samochód osobowy wykorzystywany w działalności gospodarczej przez okres krótszy niż 12 miesięcy (niebędący środkiem trwałym).

Przewidywany okres używania

W myśl art. 22a ust. 1 pkt 2 ustawy o PIT, amortyzacji podlegają z zastrzeżeniem art. 22c, stanowiące własność lub współwłasność podatnika, nabyte lub wytworzone we własnym zakresie, kompletne i zdatne do użytku w dniu przyjęcia do używania maszyny, urządzenia i środki transportu. Przewidywany okres ich używania musi być przy tym dłuższy niż rok, i muszą być wykorzystywane przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą albo oddane do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub umowy określonej w art. 23a pkt 1, zwane środkami trwałymi. Przy kwalifikowaniu składników majątku do środków trwałych, jednym z decydujących kryteriów jest zatem przewidywany okres ich używania dłuższy niż rok.

Jeżeli więc podatnik dla zakupionego samochodu osobowego wykorzystywanego dla celów prowadzonej działalności gospodarczej określił okres używania krótszy niż rok i nie zaliczył go do środków trwałych, to wydatek poniesiony na zakup tego samochodu osobowego może zaliczyć bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodów.

Przykład

WYCOFANIE Z DZIAŁALNOŚCI

Pan Adam Kowalski kupił na potrzeby działalności gospodarczej (opodatkowanej na zasadach ogólnych, prowadzona księga przychodów i rozchodów) samochód osobowy o wartości netto 23 089,43 zł z zamiarem używania go przez okres 10 miesięcy na cele tej działalności. Po tym czasie pan Adam uznał, że samochód nie jest już w firmie potrzebny, więc przeniósł go do majątku osobistego. Do kosztów uzyskania przychodu pan Adam zaliczył całą wartość samochodu (nie wpisał go do ewidencji środków trwałych z uwagi na to, że okres jego użytkowania był planowany jako krótszy niż rok). Niestety, w momencie wycofania samochodu z firmy i przekazania go na cele osobiste powstanie obowiązek korekty kosztów.

Użytkowanie po roku...

Jeżeli po upływie roku samochód będzie nadal użytkowany, to zastosowanie znajdzie art. 22e ustawy o PIT. Zgodnie z tym przepisem, jeżeli podatnicy nabędą lub wytworzą we własnym zakresie składniki majątku wymienione w art. 22a ust. 1 i art. 22b ust. 1, o wartości początkowej przekraczającej 3500 zł, i ze względu na przewidywany przez nich okres używania równy lub krótszy niż rok nie zaliczą ich do środków trwałych albo wartości niematerialnych i prawnych, a faktyczny okres ich używania przekroczy rok, to podatnicy ci są obowiązani, w pierwszym miesiącu następującym po miesiącu, w którym ten rok upłynął:

1. zaliczyć te składniki do środków trwałych albo wartości niematerialnych i prawnych, przyjmując je do ewidencji w cenie nabycia albo koszcie wytworzenia,

2. zmniejszyć koszty uzyskania przychodów o różnicę między ceną nabycia lub kosztem wytworzenia a kwotą odpisów amortyzacyjnych, przypadającą na okres ich dotychczasowego używania, obliczonych dla środków trwałych przy zastosowaniu stawek amortyzacyjnych określonych w wykazie rocznych stawek amortyzacyjnych, stanowiącym załącznik nr 1 do ustawy, a dla wartości niematerialnych i prawnych – przy zastosowaniu zasad określonych w art. 22m,

3. stosować te stawki amortyzacji w całym okresie dokonywania odpisów amortyzacyjnych,

4. wpłacić, w terminie do 20. dnia tego miesiąca, do urzędu skarbowego kwotę odsetek naliczonych od dnia zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na nabycie lub wytworzenie we własnym zakresie składników majątku do dnia, w którym okres ich używania przekroczył rok, i naliczoną kwotę odsetek wykazać w zeznaniu (odsetki od różnicy, o której mowa w pkt 2, są naliczane według stawki odsetek za zwłokę od zaległości podatkowych obowiązującej w dniu zaliczenia składnika majątku do środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych).

Jeżeli różnica między ceną nabycia lub kosztem wytworzenia a kwotą odpisów amortyzacyjnych jest wyższa od kosztów danego miesiąca, to nierozliczona nadwyżka kosztów pomniejsza koszty w następnych miesiącach (art. 22e ust. 3 ustawy).

Warto podkreślić, że organy skarbowe stoją na stanowisku, iż zaliczenie do kosztów podatkowych wydatków na nabycie składników majątku jest możliwe, jeżeli podatnik wykaże, że składniki majątku były faktycznie wykorzystywane w działalności i przyczyniły się do osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Jeżeli jednak zakupiony składnik majątku nie przyczynił się do osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, gdyż służył celom osobistym, to nie może być kosztem uzyskania przychodów.

Ciężar udowodnienia, że zakupu nie dokonano w celach osobistych, jak również wykazania związku poniesionych wydatków z działalnością gospodarczą oraz ich wpływu na wysokość osiągniętych przychodów, ciąży na podatniku.

...albo wcześniejsze wyłączenie

Wydatek na zakup rzeczowego składnika majątku zużywającego się stopniowo podatnik może zaliczyć jednorazowo do kosztów uzyskania przychodów ze względu na jego przewidywany okres używania krótszy niż rok. Następnie przed upływem roku może go wycofać z działalności i przekazać na cele osobiste. Musi jednak wtedy skorygować koszty o całą kwotę wydatków poniesionych na jego nabycie, uprzednio zaliczoną do kosztów uzyskania przychodów.

Zgodnie bowiem z art. 23 ust. 1 pkt 49 ustawy o PIT, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków poniesionych na zakup zużywających się stopniowo rzeczowych składników majątku przedsiębiorstwa, niezaliczanych zgodnie z odrębnymi przepisami do środków trwałych, w przypadku stwierdzenia, że składniki te nie są wykorzystywane dla celów prowadzonej działalności gospodarczej, lecz służą celom osobistym podatnika, pracowników lub innych osób, albo bez uzasadnienia znajdują się poza siedzibą przedsiębiorstwa.

Już zatem przy zakupie auta podatnik powinien skalkulować, co jest dla niego bardziej opłacalne: wprowadzenie go do ewidencji środków trwałych czy nie. Oczywiście zależy to od jego planów biznesowych i prywatnych.

Trzeba ująć w księdze i wpisać do ewidencji

Jeżeli podatnik prowadzi podatkową księgę przychodów i rozchodów (pkpir), to ma obowiązek ewidencjonować w niej przychody i koszty mające wpływ na ustalenie podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku. Sposób prowadzenia księgi określa rozporządzenie ministra finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Wydatek na nabycie samochodu osobowego wykorzystywanego dla celów prowadzonej działalności gospodarczej, dla którego podatnik określił okres używania krótszy niż rok, można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów w pkpir (pozostałe wydatki) w dacie jego poniesienia.

Wydatek ten należy także wpisać do ewidencji wyposażenia. Obowiązek taki nakładają przepisy ww. rozporządzenia. Zgodnie z jego § 4 ust. 1, osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie, obowiązane do prowadzenia księgi, prowadzą:

- ewidencję środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych,

- ewidencję wyposażenia.

Ewidencją wyposażenia obejmuje się wyposażenie, którego wartość początkowa, w rozumieniu odrębnych przepisów, przekracza 1500 zł. Powinna ona zawierać co najmniej następujące dane: numer kolejny wpisu, datę nabycia, numer faktury lub rachunku, nazwę wyposażenia, cenę zakupu wyposażenia lub koszt wytworzenia, numer pozycji, pod którą wpisano w księdze koszt związany z nabyciem wyposażenia, datę likwidacji (w tym również datę sprzedaży lub darowizny) oraz przyczynę likwidacji wyposażenia.