- Nasza firma często wysyła pracowników na kongresy i konferencje, krajowe i zagraniczne. Rezerwacje hotelowe zapewniające zakwaterowanie naszych pracowników w czasie tych imprez są zwykle dokonywane z dużym wyprzedzeniem. Z tego względu nie zawsze jesteśmy w stanie przewidzieć faktyczną liczbę pracowników uczestniczących w konferencji. Zdarza się także czasami, że konkretna osoba nie może uczestniczyć w takiej imprezie z przyczyn losowych. Czy opłaty za niewykorzystane rezerwacje mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów? Jeśli tak, to czy obowiązuje tutaj podatkowy limit noclegu ustalony dla danego kraju?
– pyta czytelniczka.
Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 tej ustawy.
Przepis ten wskazuje na możliwość zaliczenia do kosztów podatkowych wszelkich wydatków poniesionych w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, pod warunkiem że wydatki te nie zostały wyłączone z kosztów na mocy art. 16 ustawy o CIT. Przy określaniu, czy dany wydatek może być uznany za koszt, istotna jest jego celowość, tzn. konieczne jest, aby jego poniesienie było ukierunkowane na osiągnięcie przychodu.
Drugorzędne znaczenie ma przy tym to, czy wydatek ostatecznie doprowadzi do powstania przychodu. Ustawodawca, formułując taką regulację, położył nacisk na możliwość przypisania działaniom podatnika przymiotu celowości i zasadności, poprzez przyjęcie, że przychód, na którego osiągnięcie ukierunkowane są te działania, ma jedynie potencjalny charakter. Ponadto, powszechnie akceptowany jest pogląd, że nie jest konieczne, aby poniesiony wydatek można było powiązać z określonym przychodem w sposób bezpośredni.
W przedstawionym przypadku, dla możliwości uwzględnienia w kosztach podatkowych wydatków związanych z niewykorzystaną rezerwacją hotelu, istotna jest przyczyna, dla której rezerwacja ta nie została zrealizowana. Co do zasady, w kosztach podatkowych można uwzględnić wydatki ponoszone w związku z odwołaną podróżą służbową, jeżeli nie odbyła się z powodów niezawinionych przez podatnika. Jeżeli zatem rezerwacja nie została wykorzystana z uwagi na okoliczności, na które przedsiębiorca nie miał wpływu, to wydatek taki będzie kosztem uzyskania przychodu po jego stronie.
Wśród sytuacji, w których można przypisać winę podatnikowi, najczęściej wymienia się przypadki, gdy podatnik wiedział zawczasu, że podróż służbowa się nie odbędzie, i pomimo że miał możliwość odwołania rezerwacji na czas (aby nie ponieść jej kosztu), nie uczynił tego. Warto przy tym podkreślić, że organy podatkowe musiałyby udowodnić winę podatnikowi, wykazując, że miał on możliwość wcześniejszego odwołania rezerwacji, co w praktyce może być dość trudne.
Jak zakładam, w przypadku zadającej pytanie spółki dużo wcześniejsza rezerwacja pokoi jest uzasadniona ze względu na np. niższą cenę za nocleg czy na chęć uniknięcia sytuacji, w której w danym hotelu nie będzie już wolnych miejsc. Jest to więc działanie racjonalne. Jeżeli przy tym odwołanie rezerwacji nie jest spowodowane błędem spółki, lecz np. okolicznościami losowymi niezależnymi od niej, to wydatki na odwołaną rezerwację można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu w pełnej wysokości (nie obowiązuje żaden limit).
—Hanna Kozłowska jest doktorem nauk prawnych, doradcą podatkowym, biegłym rewidentem w KDA grupa HLB w Poznaniu
