- Funkcję członka zarządu w polskiej spółce pełni obcokrajowiec, a spółka finansuje koszty związane z jego przelotami z zagranicy oraz zakwaterowania w czasie pobytu w kraju siedziby spółki. Czy w takim przypadku otrzymuje on nieodpłatne świadczenie, zwiększające podstawę opodatkowania PIT?

– pyta czytelnik.

Opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych podlegają otrzymane wypłaty pieniężne, jak również wartość otrzymanych nieodpłatnych świadczeń.

Co do zasady, w przypadku, gdy pracodawca zapewnia pracownikowi dojazd do miejsca pracy, pracownik ten osiąga przychód podlegający opodatkowaniu. Można by zatem wnioskować, że analogicznie należy traktować zwrot kosztów podróży członkowi zarządu. Jednak organy podatkowe prezentują odmienne podejście.

Diety i inne należności

Otóż organy wskazują, że do podróży członków zarządu ma zastosowanie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy o PIT. Zgodnie z tym przepisem diety i inne należności za czas podróży, wypłacane osobie niebędącej pracownikiem są przychodem, lecz podlegają zwolnieniu od podatku do wysokości określonej w rozporządzeniu o podróżach służbowych.

Co więcej, bez znaczenia w ocenie organów podatkowych jest to, czy wydatki te były ponoszone przez członka zarządu, a następnie zwrócone mu przez spółkę, czy były one bezpośrednio finansowane przez spółkę. Tak stwierdziła np. Izba Skarbowa w Warszawie w interpretacji z 19 lipca 2011 r. (IPPB4/415-337/11-4/SP).

Cytowany przepis ma zastosowanie wyłącznie wówczas, gdy:

- koszty podróży nie zostały przez podatnika (czyli przez członka zarządu) zaliczone do kosztów uzyskania przychodów i jednocześnie

- zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów, co nie budzi wątpliwości jeśli są one związane z przychodem w postaci wynagrodzenia za sprawowanie funkcji członka zarządu.

Dlatego też organy wskazują, że spełnione są wszystkie warunki dla stosowania zwolnienia z opodatkowania przychodu z tytułu uzyskanych przez członków zarządu nieodpłatnych świadczeń w trakcie podróży.

Nie-służbowy charakter

W powołanym przepisie ustawodawca posłużył się terminem „podróż osoby niebędącej pracownikiem" bez określenia „służbowa", jak to uczynił w odniesieniu do pracowników. Dlatego też zakres tego zwolnienia należy rozumieć szerzej. Z literalnej wykładni przepisów co prawda nie wynika, w jakich okolicznościach można mówić o podróży. Z drugiej jednak strony rozporządzenie o podróżach służbowych stanowi, że to pracodawca określa termin i miejsce podróży, a także ma prawo uznawania poszczególnych wydatków, dokumentowanych przez pracownika.

600 zł do tej kwoty za dobę zwracane są koszty noclegów w polskich hotelach w ramach delegacji

Przepisy zatem nie regulują w sposób jednoznaczny, jak należy traktować wydatki na podróże członka zarządu. Wątpliwości zdają się jednak nie mieć organy podatkowe w wydawanych interpretacjach, uznając między innymi, że wydatki ponoszone przez spółkę na rzecz członka zarządu, który nie jest polskim rezydentem, obejmujące koszty przelotów z miejsca zamieszkania do Polski i noclegi w polskich hotelach, należy traktować jako jego przychód wyłącznie po przekroczeniu limitów okreś- lonych w rozporządzeniu o podróżach służbowych (np. interpretacja Izby Skarbowej w Warszawie z 1 września 2008 r., IPPB2/415-897/08-2/AF).

Ponadto w interpretacji wydanej 17 lipca 2012 r. (IPPB2/415-397/12-4/MG) ten sam organ wskazał, że przepisy te powinny odnosić się również do wydatków spółki na przejazdy taksówkami członków zarządu.

Podobne wnioski płyną z wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Opolu z 28 października 2009 r. (I SA/Op 296/09). Sąd uznał, że koszty podróży członków zarządu, zarówno podlegających ograniczonemu, jak i nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu w Polsce, ponoszone przez spółkę, będą przychodem dla członków zarządu dopiero, gdy sfinansowane wydatki przekroczą określoną wysokość limitów.

Ile od 1 marca

Z treści rozporządzenia o podróżach służbowych obowiązującego od 1 marca 2013 r. wynika, że osobie będącej w podróży przysługują diety oraz zwrot kosztów: przejazdów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej, noclegów, a także innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb, do wysokości limitów wynikających z tego rozporządzenia.

Stosując zatem przepisy rozporządzenia do podróży członków zarządu, należałoby stwierdzić, że członkom zarządu wypłacane są diety przeznaczone na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia do limitu 30 zł za dobę podróży, a także zwracane są koszty noclegów potwierdzonych rachunkami, do wysokości 600 zł za dobę hotelową w przypadku podróży na terytorium Polski, czy też w granicach limitów dla poszczególnych innych krajów określonych w załączniku do rozporządzenia.

Wszystkie pozostałe wydatki związane z podróżą powinny być z kolei zwracane w udokumentowanej wysokości (na podstawie rachunków, faktur, biletów itp.). Jedynym zastrzeżeniem wskazanym w przepisach o podróży zagranicznej jest możliwość zwrotu kosztów przewozu samolotem bagażu osobistego o wadze do 30 kg, liczonej łącznie z wagą bagażu opłaconego w cenie biletu, tylko w przypadku, gdy podróż ta trwa ponad 30 dni lub jeżeli państwem docelowym jest państwo pozaeuropejskie.

WNIOSEK

Korzystna dla podatników linia interpretacyjna i orzecznicza potwierdza, że świadczenia na rzecz członka zarządu w trakcie jego podroży (niezależnie od tego, czy członek zarządu mieszka za granicą, czy w Polsce) są zwolnione z opodatkowania PIT do wysokości określonych limitów.

Dopiero nadwyżkę traktuje się jako jego przychód podatkowy. Limity zostały jednak ustanowione wyłącznie dla kwoty diet, ceny doby hotelowej oraz bagażu osobistego w podróży zagranicznej.

Autorka jest konsultantką w Grant Thornton