Status AEO jest dostępny dla wszystkich podmiotów zaangażowanych w operacje celne, w szczególności dla importerów, eksporterów, producentów towarów, przewoźników i spedytorów, przedstawicieli celnych. Rozmiar i zakres prowadzonej działalności i przedsiębiorstwa nie ma znaczenia.
Uninijny przedsiębiorca musi udowodnić organom celnym, że:
Wniosek o wydanie świadectwa AEO, zgodny ze wzorem zamieszczonym w przepisach, powinien być złożony do organów celnych w kraju UE, w którym przedsiębiorca przechowuje swoje główne ewidencje księgowe i przynajmniej częściowo realizuje operacje celne.
Co musi zrobić polska firma
Świadectwo jest wydawane konkretnemu przedsiębiorcy i nie obejmuje innych firm wchodzących w skład grupy kapitałowej. W takich przypadkach, przedsiębiorstwa muszą odrębnie występować o świadectwo do właściwych organów celnych.
Polski przedsiębiorca zainteresowany uzyskaniem statusu AEO musi najpierw przyjrzeć się dotychczasowej historii swoich operacji celnych. Jeżeli nie wiązały się one z nieprawidłowościami (np. w zakresie deklarowanego kodu taryfy celnej lub wartości celnej importowanych towarów, próbą oszustwa celnego), nie powinien mieć problemów ze spełnieniem pierwszego kryterium – przestrzegania wymogów celnych.
Dla potrzeb spełnienia drugiego z wymogów, niezbędne jest udowodnienie posiadania odpowiednich procedur wewnętrznych lub dobrej praktyki w zakresie spraw związanych z obrotem towarowym z krajami spoza UE, począwszy od zakupu towarów, poprzez magazynowanie, produkcję, sprzedaż, wysyłkę produktów. Skutkuje to m.in. koniecznością zapewnienia odpowiedniej ochrony informacji, oprogramowania informatycznego wykorzystywanego na potrzeby księgowe czy logistyczne.
Istotne jest udowodnienie, że pracownicy firmy mają świadomość o sposobie postępowania w przypadku ujawnienia nieprawidłowości w zakresie obrotu towarowego.
Kolejnym kryterium jest wypłacalność przedsiębiorcy, która jest udowadniana za okres ostatnich trzech lat poprzedzających złożenie wniosku. Jej dowodami są zaświadczenia bankowe, sprawozdania finansowe, wypisy z rejestru dłużników, informacje o posiadanym majątku.
W przypadku zainteresowania świadectwem AEO-Bezpieczeństwo i Ochrona lub świadectwem pełnym przedsiębiorca musi udowodnić spełnienie zaostrzonych kryteriów m.in. w zakresie używanej infrastruktury, fizycznego dostępu do określonych pomieszczeń przedsiębiorcy, weryfikacji zatrudnianych pracowników i ich kompetencji w zakresie bezpieczeństwa obrotu towarowego.
Decyduje dyrektor Izby
Wniosek o AEO przedsiębiorca powinien złożyć do właściwego dla siebie dyrektora Izby Celnej. W przypadku przedsiębiorstw z oddziałami – wniosek jest składany do dyrektora Izby, gdzie jest siedziba i główna księgowość wnioskodawcy.
Do wniosku należy dołączyć wypełniony kwestionariusz postępowania audytowego, który zawiera wiele pytań i informacji na temat organizacji przedsiębiorstwa, jego działalności, istnienia procedur wewnętrznych lub praktyki.
Wraz z wnioskiem, niezbędne jest przedstawienie m.in. zaświadczeń z Krajowego Rejestru Karnego dla członków zarządu lub innych osób odpowiedzialnych za sprawy celne.
Wniosek, który zostaje formalnie przyjęty przez organy celne, powoduje wszczęcie postępowania, w ramach którego głównym etapem jest postępowania audytowe. Przedsiębiorstwo jest sprawdzane pod kątem informacji w Kwestionariuszu, jak również tych, którymi dysponują organy celne. Postępowanie powinno się zakończyć w ciągu 90 dni.
Postępowanie audytowe nie jest typową kontrolą celną i ma inny charakter oraz cel, którym jest weryfikacja spełniania wszystkich przesłanek do wydania świadectwa AEO.
