- Urząd skarbowy prowadzi wobec mojej spółki postępowanie podatkowe. Z ustnych zapewnień pracownic organu wynika, że postępowanie ma się zakończyć w niedługim czasie. Nie otrzymałem jeszcze żadnej pisemnej informacji w tej sprawie. W chwili obecnej, jeszcze przed wydaniem decyzji przez urząd, chciałbym zerknąć, co dokładnie znajduje się w aktach tego postępowania. Czy mam prawo do zajrzenia w moje akta, mimo że postępowanie jest jeszcze w fazie rozwojowej? Czy będę mógł skopiować te dokumenty swoim aparatem cyfrowym?

–pyta czytelnik.

Pytanie czytelnika dotyczy kwestii udostępnienia akt sprawy w trakcie postępowania podatkowego. Należy tu mieć na uwadze zasady postępowania podatkowego, a mianowicie zasadę względnej jawności postępowania oraz zasadę czynnego udziału stron w postępowaniu.

Mowa tu o względnej jawności, gdyż chodzi tu o jawność wyłącznie wobec stron postępowania (wyrok WSA w Warszawie z 24 września 2012 r., III SA/ Wa 3281/11). Zasady te gwarantują zapewnienie nieograniczonego i czynnego udziału strony w każdym stadium postępowania podatkowego, poprzez udostępnianie jej akt tego postępowania.

Taka możliwość pomaga stronie w należytym ustosunkowaniu się do bardzo obszernego materiału dowodowego.

Notatki, kopie, odpisy...

Zgodnie z art. 178 ordynacji podatkowej (dalej: o.p.), strona ma prawo nie tylko do wglądu w akta sprawy, lecz również do sporządzania z nich notatek, kopii lub odpisów. Prawa te przysługują jej również po zakończeniu postępowania.

Istotne jest jednak, że strona ma uprawnienie do wglądu w akta, a organ podatkowy ma obowiązek je udostępnić wyłącznie w lokalu organu podatkowego w obecności pracownika tego organu (wyrok WSA w Łodzi z 3 października 2012 r., I SA/Łd 1018/12).

... oraz ich uwierzytelnienie

Kolejnym prawem strony jest żądanie uwierzytelnienia przez organ podatkowy odpisów lub kopii akt sprawy lub wręcz wydania jej z akt sprawy uwierzytelnionych odpisów.

Strona może więc przedłożyć organowi sporządzony przez siebie odpis lub kopię z akt sprawy w celu ich uwierzytelnienia albo może żądać wydania z akt sprawy uwierzytelnionych odpisów lub kopii dokumentów.

W przypadku, gdy podatnik skorzysta z uprawnienia do żądania wydania z akt sprawy uwierzytelnionych odpisów lub kopii dokumentów, to zgodnie z art. 267 § 1 pkt 3 o.p. musi ponieść koszty sporządzenia takich odpisów czy kopii. Organ podatkowy określa wtedy wysokość kosztów w postanowieniu (wyrok WSA we Wrocławiu z 5 września 2012 r., I SA/Wr 740/12).

Jednorazowo albo na bieżąco

Organ prowadzący postępowanie powinien umożliwić stronie wgląd w akta sprawy w każdym stadium tego postępowania. Procedura związana z udostępnianiem akt, a więc m.in. kwestia gdzie i w jakich warunkach strona przeglądnie te akta oraz jakie są zabezpieczenia przed ewentualnym ich zniszczeniem, należy już do organu podatkowego.

W gestii organu podatkowego jest tak zorganizować pracę w urzędzie, aby strona w każdym czasie mogła zapoznać się z aktami swojej sprawy. Zwrot „w każdym czasie" dotyczy jednak godzin urzędowania organu podatkowego i każdego stadium postępowania. Chodzi tu nie tylko o możliwość spokojnego i swobodnego przeglądania akt sprawy, lecz również nienaruszalność tajemnicy skarbowej. Pracownik organu, obecny podczas tej czynności, powinien czuwać nad bezpieczeństwem akt sprawy.

Odpowiadając na pytanie czytelnika należy stwierdzić, że tylko od strony zależy sposób korzystania z tego prawa, a więc to, czy będzie korzystać z niego na bieżąco (nawet kilkakrotnie) w trakcie całego postępowania, czy jednorazowo przed wydaniem decyzji. Strona może w ogóle nie skorzystać z takiej możliwości (wyrok NSA z 15 grudnia 2005 r., I FSK 250/05).

Tańsze i szybsze rozwiązanie

W praktyce często zdarza się, że strona nie chce uwierzytelnionych kserokopii dokumentów w formie ogólnie przyjętej, a więc papierowej, lecz chce zrobić kopię np. aparatem cyfrowym, ponieważ jest to tańsze i szybsze rozwiązanie. Taka sytuacja może powodować odmowę ze strony organu podatkowego.

Skoro jednak organ podatkowy udostępnił już stronie zebrany dotychczas w sprawie materiał, to również fakt wydania kserokopii czy wykonania fotokopii nie powinien budzić sprzeciwu. W takich przypadkach organy podatkowe nie powinny stronie zabronić dokonania takich fotokopii. W sytuacji, gdy strona wykonuje fotokopie, organ nie ponosi żadnych kosztów z tym związanych.

Realizacja prawa strony może się więc odbywać przy wykorzystaniu należącego do niej sprzętu, w tym przypadku aparatu cyfrowego.

Ograniczenie i konsekwencje

Ograniczenie, które wprowadził ustawodawca w zakresie udostępnienia dokumentów, wiąże się z sytuacją, gdy dokumenty zawierają informacje niejawne, lub też innych dokumentów, które organ podatkowy wyłączy z akt sprawy ze względu na interes publiczny.

W takim przypadku, stosownie do art. 179 § 2 i 3 o.p., odmowa umożliwienia stronie zapoznania się z tymi dokumentami, czy też sporządzania z nich notatek, kopii i odpisów, uwierzytelniania odpisów i kopii lub wydania uwierzytelnionych odpisów następuje w drodze postanowienia, na które służy zażalenie.

Innymi słowy, poza sytuacjami określonymi w art. 179 § 1 o.p., organ nie ma podstaw do odmowy spełnienia żądania strony w zakresie wglądu do akt postępowania (wyrok NSA z 17 lipca 2012 r., I GSK 1635/11).

Prawo do zażalenia

Zażalenie przysługuje więc wyłącznie na odmowę zapoznania się z dokumentami należącymi do dwu kategorii: objętymi tajemnicą państwową oraz wyłączonymi z akt sprawy ze względu na interes publiczny. Kwalifikacja dokumentów objętych ochroną tajemnicy państwowej nie jest wynikiem oceny organu podatkowego. Dokumenty te są wyłączane w trybie przepisów ustawy z 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (wyrok WSA w Łodzi z 26 września 2012 r., I SA/Łd 988/12).

Analiza przepisów ewidentnie zatem wskazuje, że na postanowienie wydane na podstawie art. 178 o.p., nie przysługuje zażalenie. Nie oznacza to jednak, że strona nie może tego podnosić na późniejszym etapie postępowania. Strona może je zaskarżyć dopiero w odwołaniu od decyzji, gdy postępowanie dowodowe w pierwszej instancji jest już zakończone (wyrok NSA z 21 lipca 2006 r., I FSK 1070/2005).

W przypadku bowiem negatywnego dla strony rozpatrzenia wniosku o udostępnienie akt, rozstrzygnięcie organu powinno przybrać formę postanowienia, które podatnik ma prawo zakwestionować w odwołaniu od decyzji (wyrok NSA z 6 grudnia 2012 r., II FSK 898/11).