28 lutego upływa termin przekazania imiennej informacji o dochodach oraz o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy (PIT-11). Druk ten powinien trafić zarówno do pracowników, dla których będzie podstawą rozliczenia rocznego, jak i do urzędu skarbowego właściwego ze względu na miejsce zamieszkania zatrudnionego.
Jeśli dana osoba kończy pracę w trakcie roku, to płatnik przekazuje PIT-11 na jej wniosek w ciągu 14 dni od złożenia takiej prośby.
Do końca lutego pracodawca musi też sporządzić i przekazać fiskusowi PIT-40, czyli obliczenie rocznego podatku, którego dokonuje na wniosek zatrudnionych. Ten sam termin dotyczy też PIT-8c. Druk ten muszą wypełnić firmy, które przekazały np. drogie prezenty kontrahentom lub odszkodowania za wadliwy towar. Wykazuje się w nim przychody z tzw. innych źródeł.
Pracodawca ma kilka możliwości, by doręczyć zatrudnionym druki PIT-11. Może to zrobić bezpośrednio bądź za pośrednictwem poczty. Ministerstwo Finansów zachęca jednak, by wszystkie informacje i deklaracje przekazywać w formie elektronicznej. Aby to zrealizować, płatnik musi posługiwać się podpisem elektronicznym, weryfikowanym za pomocą kwalifikowanego certyfikatu.
Zgodnie z art. 3a § 1 ordynacji podatkowej ważne jest, by w składanej w ten sposób deklaracji zachować wzór określony w odrębnych przepisach.
Pracodawca nie może przesłać PIT-11 zwykłym e-mailem. Musi mieć e-podpis
Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu potwierdził w interpretacji z 5 czerwca 2012 r. (nr ILPB1/415-268/12-2/AMN), że wiadomość z podpisem elektronicznym można przekazać na adres e-mail podany przez pracownika z zachowaniem wzoru deklaracji. Nie jest już wówczas potrzebny podpis odręczny.
Ministerstwo Finansów zachęca płatników, by również podczas przesyłania informacji podatkowych do urzędu skarbowego posługiwali się drogą elektroniczną z użyciem e-podpisu (można to zrobić za pośrednictwem strony www.e-deklaracje.gov.pl).
–Jedynym warunkiem jest wcześniejsze złożenie do urzędu skarbowego właściwego dla płatnika formularza UPL-1 w formie papierowej – poinformował wiceminister finansów Andrzej Parafianowicz.
UPL-1 to pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji podpisem elektronicznym. Ci, którzy złożyli ten formularz np. w poprzednim roku, nie muszą robić tego powtórnie.
Co ważne, w odróżnieniu od płatników podatnicy, którzy chcą rozliczyć swoje roczne dochody online, nie muszą mieć e-podpisu. By przesłać do urzędu skarbowego np. PIT-37 (rozliczenie zarobków) czy PIT-28 (najem opodatkowany ryczałtem), wystarczą tzw. dane autoryzacyjne, czyli m.in. imię, nazwisko, PESEL i kwota przychodu za poprzedni rok.
Pracownicy powinni pamiętać, że koszty uzyskania przychodu podane przez płatnika w PIT-11 nie decydują o wysokości płaconego przez nich podatku. Jeśli pracodawca nie uwzględnił np. 50-proc. kosztów autorskich, a zatrudniony ma do nich prawo, to może sam wykazać je w zeznaniu rocznym. Potwierdza to m.in. interpretacja dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z 21 grudnia 2012 r. (nr IPTPB2/415 -691/12-3/TS).
