Nazwa z faktury musi być taka sama jak w formularzu VAT-R

Zaraz z wprowadzeniem zmian do rozporządzenia ministra finansów z 28 marca 2011 r. w sprawie faktur oraz uchwaleniem zmian do ustawy o VAT (z których część wejdzie w życie od 1 kwietnia 2013 r., a część 1 stycznia 2014 r.) pojawiło się wiele wątpliwości co do danych, jakie obligatoryjnie muszą być zawarte na fakturze. Dyskusje dotyczą m.in. tego, czy możliwe jest nadal stosowanie na fakturze nazwy skróconej sprzedawcy i nabywcy.

Problem wziął się z tego, że do końca 2012 r. rozporządzenie w sprawie faktur przewidywało możliwość zamieszczania na fakturze imion i nazwiska lub nazwy bądź nazwy skróconej sprzedawcy i nabywcy. W nowych przepisach mowa jest o tym, że na fakturze powinny znaleźć się jedynie imiona i nazwisko lub nazwa sprzedawcy. Niektórzy podatnicy uznali, że od 1 stycznia 2013 r. na fakturze nie można stosować np. skrótu sp. z o.o. czy S.A.

Jak przedsiębiorca jest identyfikowany

Wydaje się, że w pierwszej kolejności należy wyjść od tego, w jaki sposób podatnik jest identyfikowany na potrzeby podatku od towarów i usług. Jak wskazuje art. 96 ust. 1 ustawy o VAT, podatnicy są obowiązani przed dniem wykonania pierwszej czynności opodatkowanej złożyć naczelnikowi urzędu skarbowego zgłoszenie rejestracyjne.

Wzór tego zgłoszenia znajduje się w zmienionym ostatnio w czerwcu 2011 r. rozporządzeniu ministra finansów z 5 kwietnia 2004 r. w sprawie wzorów dokumentów związanych z rejestracją podatników w zakresie podatku od towarów i usług (DzU nr 55, poz. 539 ze zm.).

Jak wynika z formularza rejestracyjnego VAT-R(11) będącego załącznikiem do tego rozporządzenia, podatnik, który nie jest osobą fizyczną, na potrzeby rejestracji podaje nazwę pełną oraz nazwę skróconą.

W wyjaśnieniach do formularza rejestracyjnego brak jest jakichkolwiek wskazówek co do tego, na podstawie jakich regulacji podatnik powinien podawać nazwę skróconą. Czy musi stosować się do przepisów np. kodeksu spółek handlowych, czy może na potrzeby rejestracji dla celów VAT podać skrót, jaki zamierza stosować na potrzeby marketingowe – np. samą markę. W mojej ocenie prawidłowe jest wyłącznie to pierwsze rozwiązanie.

Każda spółka pod własną firmą

Zasady stosowania skrótów w odniesieniu do np. spółek wynikają z przepisów kodeksu spółek handlowych (dalej: k.s.h.). Każda z uregulowanych w nim spółek działa pod własną firmą (nazwą). Firma - w zależności od typu spółki – składa się z nazwy/nazwisk wspólników oraz oznaczenia formy prawnej. Kodeks dopuszcza możliwość używania skrótów formy prawnej - sp. z o.o., spółka z o.o., S.A., sp. j. itd. Kodeks nie przewiduje natomiast możliwości stosowania skrótów drugiej części firmy – przybranej przez podatnika nazwy.

W odniesieniu do innych podmiotów możliwość stosowania nazw skróconych powinna wynikać z aktów regulujących ich działalność.

Liczą się informacje podane w zgłoszeniu

Wydaje się zatem, że na potrzeby VAT oraz możliwości identyfikacji podatnika istotne jest to, czy i jaką nazwę skróconą podał on w formularzu VAT-R (na moment zgłoszenia lub aktualizacji). Wystawiając faktury powinien stosować tę właśnie nazwę skróconą.

Stanowisko to potwierdza Izba Skarbowa w Poznaniu w interpretacji z 17 maja 2012 r. (ILPP2/443-235/12-4/MR). Co prawda, z uwagi na zmianę przepisów, interpretacja jest już z formalnego punktu widzenia nieaktualna, jednak zawarte w niej rozważania potwierdzają, że podstawowe znaczenie mają dane zawarte w formularzu rejestracyjnym.

Występujący z wnioskiem podatnik zapytał, czy może po przekształceniu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością w spółkę komandytową stosować na fakturach skrót „sp. z o.o. s.k.", a więc skrót niedopuszczony przez przepisy k.s.h. Izba, odpowiadając na pytanie, wskazała, że dane dotyczące podatnika, znajdujące się na wystawianych przez niego fakturach VAT, m.in. pełna lub skrócona nazwa firmy, powinny być znane organom podatkowym, czyli muszą być zgodne z danymi podatnika podanymi w zgłoszeniu rejestracyjnym VAT-R.

W sytuacji zaś, gdy nazwa skrócona została wykazana w zgłoszeniu rejestracyjnym i jest znana organowi podatkowemu, to posługiwanie się przez przekształconą spółkę nazwą skróconą na fakturach wystawianych przez nią jest prawidłowe. W mojej ocenie stanowisko to, mimo zmiany przepisów, nadal pozostaje aktualne.

Nie dla osób fizycznych

W przypadku podatników będących osobami fizycznymi, zgłoszenie na potrzeby VAT nie przewiduje możliwości podawania nazwy skróconej. Elementami identyfikującymi tego podatnika są jego imiona i nazwisko, a po otrzymaniu potwierdzenia rejestracji jako podatnik VAT dodatkowo także stosowny numer identyfikacyjny. Wystawiając fakturę musi on zatem podawać obligatoryjnie te dane.

Jeśli zaś osoba fizyczna będąca podatnikiem VAT na wystawianych przez siebie fakturach podaje dodatkowo nazwę swego przedsiębiorstwa w wersji pełnej albo skróconej, to nie narusza tym samym przepisów dotyczących faktur. Rozporządzenie w sprawie faktur nie zawiera bowiem zakazu zamieszczania na fakturze dodatkowych informacji.

Co więcej, regulująca zasady prowadzenia działalności ustawa z 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (tekst jedn. DzU z 2010 r. nr 220, poz. 1447 ze zm.) nie mówi nic na temat skrótów firmy.

Także kodeks cywilny – w art. 435 – przewiduje, że skracana może być wyłącznie nazwa formy prawnej osoby prawnej. Milczy zaś w temacie skrótów firm osób fizycznych i innych podmiotów.

Ustawodawca dał wybór

To, że w formularzu rejestracyjnym ustawodawca posługuje się pojęciem nazwy pełnej i nazwy skróconej, zaś w rozporządzeniu w sprawie faktur wyłącznie pojęciem nazwy, zdaje się wskazywać, że ustawodawca dopuszcza tym samym, aby podatnik sam dokonał wyboru, którą z nazw (pełną czy skróconą) podaje, wystawiając lub otrzymując fakturę. Nie ma zatem przeciwskazań do stosowania na fakturach skrótów sp. z o.o. czy S.A., jeśli ta forma została podana w formularzu rejestracyjnym.

Można także uznać, że podatnik będący osobą fizyczną ma prawo używać skrótu swej firmy, jeżeli faktura zawiera jego imiona i nazwisko oraz numer identyfikacji podatkowej. Możliwe jest zatem używanie skrótu np. PHU Jan Kowalski, jeśli pełna firma brzmi Przedsiębiorstwo Handlowo Usługowe Jan Kowalski.

Takie też wyjaśnienia możemy znaleźć z komunikacie Ministerstwa Finansów, zamieszczonym na stronie internetowej tego urzędu: „W fakturze podatnicy będący osobami fizycznymi powinni zatem podawać imię i nazwisko, przy czym oprócz tych danych mogą również podać nazwę lub nazwę skróconą firmy.

Natomiast w przypadku podatnika niebędącego osobą fizyczną dane identyfikacyjne stanowią przede wszystkim nazwa pełna oraz nazwa skrócona. W fakturze podatnicy niebędący osobami fizycznymi powinni zatem umieszczać nazwę lub nazwę skróconą podaną w zgłoszeniu identyfikacyjnym.

Również prawidłowym rozwiązaniem jest wskazanie jednocześnie nazwy pełnej i skróconej." (http://www.finanse.mf.gov.pl/documents/766655/1402295/Broszura+fakturowanie_21+grudnia_ost.pdf ).

Sposoby interpretacji zapisów dyrektywy

Odrębną kwestią pozostaje to, że art. 226 Dyrektywy 112 mówi, iż podatnik na fakturze powinien podawać pełną nazwę.