Jak spółdzielnia rozlicza VAT od robót budowlanych, remontów

Spółdzielnie mieszkaniowe mają wiele problemów z prawidłowym rozliczaniem podatku od towarów i usług, ze stosowaniem właściwych stawek tego podatku, czy z refakturowaniem.

Dopiero bowiem od 1 maja 2004 r. spółdzielcze prawa do lokali zostały objęte tym podatkiem. Przykładowo sprawę wniesionych przed tą datą wkładów budowlanych i mieszkaniowych na poczet tych nowo opodatkowanych praw spółdzielczych do lokali uregulowano w art. 153 ust. 1 i 2 ustawy o VAT.

Poniżej przedstawiamy odpowiedzi na pytania dotyczące problemów z VAT aktualnie występujących w spółdzielniach mieszkaniowych. Mamy nadzieję, że pozwoli to niektórym spółdzielniom mieszkaniowym lepiej poruszać się w kręgu tych złożonych i trudnych zagadnień.

Wymiana domofonów jest świadczeniem kompleksowym

- Spółdzielnia mieszkaniowa na życzenie mieszkańców danego budynku zleca firmie zewnętrznej wymianę domofonów. Za wymianę płacą w całości lokatorzy. Firma wymieniająca domofony obciąża spółdzielnię fakturą VAT za materiały ze stawką 23 proc. i montaż ze stawką 8 proc. Spółdzielnia refakturuje koszty na lokatorów ze stawką 23 proc., traktując wymianę domofonów jako całość.

Czy spółdzielnia postępuje prawidłowo? Czy wymianę domofonu należy potraktować refakturą poniesionych kosztów i zastosować odrębne stawki VAT dla materiałów i montażu? A może wymianę domofonów można zaliczyć do robót konserwacyjnych, do których zastosowanie ma rozporządzenie ministra finansów z 4 kwietnia 2011 r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o VAT i można zastosować do całości stawkę 8 proc.?

Najczęściej popełnianym błędem w opodatkowaniu VAT robót budowlanych, remontowych czy konserwacyjnych, dotyczących budownictwa mieszkaniowego jest to, że te złożone czynności składające się co najmniej z dostawy materiałów budowlanych i z robocizny, traktuje się jako odrębne czynności.

Tym samym opodatkowuje się je różnymi stawkami VAT, np. osobno dostawę materiałów budowlanych (23 proc.) i osobno robociznę (8 proc.). A powinno się te kompleksowe roboty budowlane, remontowe czy konserwacyjne objąć jednolitą stawką VAT. Jeśli zatem dotyczą one budownictwa mieszkaniowego – stawką 8 proc.

Działalność podatnika wykonującego kilka świadczeń dla określonego kontrahenta należy zawsze oceniać kompleksowo. Jeżeli zatem pod względem ekonomicznym stanowią one jedną transakcję, to dla celów VAT należy je wszystkie traktować jako niepodzielną całość.

Tak wynika z jednolitego orzecznictwa sądowoadministracyjnego. Zatem wymianę domofonów w lokalach mieszkalnych można zaliczyć do robót konserwacyjnych, do których zastosowanie ma § 7 ust. 1 pkt 2 i 3 rozporządzenia ministra finansów z 4 kwietnia 2011 r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o VAT. I do całości, tj. kosztu dostawy domofonu do lokalu mieszkalnego plus koszt jego wymiany, zastosować stawkę VAT w wysokości 8 proc.

Instalacja nowych wodomierzy to usługa konserwacyjna

- Spółdzielnia realizuje program wymiany wodomierzy. Lokatorzy biorący udział w programie wpłacają zaliczkę. Wodomierze wymienia firma zewnętrzna i obciąża spółdzielnię fakturą VAT za usługę, a spółdzielnia refakturuje koszty na lokatorów. Firma wymieniająca wodomierze wystawia fakturę ze stawką 8 proc. na podstawie art. 41 ust. 12 ustawy o VAT.

Czy wymiana wodomierzy starych na nowe jest „robotą konserwacyjną", do której ma zastosowanie rozporządzenie wykonawcze do ustawy o VAT z 4 kwietnia 2011 r. i czy będzie możliwa do zastosowania stawka 8 proc? Czy spółdzielnia może przyjąć taką fakturę i czy może refakturować lokatorów też według stawki 8 proc.?

Wymiana wodomierzy to usługi konserwacyjne, rozumiane jako roboty mające na celu utrzymanie sprawności technicznej elementów budynku lub jego części inne niż remont. Jeśli wymiana ta dotyczy lokalu mieszkalnego, to na podstawie § 7 ust. 1 pkt 3 lit. a i ust. 3 rozporządzenia wykonawczego do ustawy o VAT z 4 kwietnia 2011 r. stawka VAT wynosi 8 proc. Zatem firma wymieniająca wodomierze stosuje właściwą 8 proc. stawkę VAT.

Spółdzielnia może przyjąć taką fakturę i może refakturować lokatorów lokali mieszkalnych według tej samej stawki, tj. 8 proc.

Instalacja centralnego ogrzewania i ciepłej wody z preferencyjną stawką

- Spółdzielnia mieszkaniowa wykonuje w budynku mieszkalnym instalację centralnego ogrzewania i ciepłej wody. Połowa lokali w tym budynku posiada prawo odrębnej własności, są też lokale z prawem lokatorskim i spółdzielczym własnościowym. Spółdzielnia podpisała umowy indywidualne ze wszystkimi, w których określiła koszt (wartość brutto) przypadający na każdy lokal oraz warunki wpłat. Spłata tych kosztów jest rozłożona w czasie, tj. 10 proc. wpłaty od razu, a po skończeniu inwestycji pozostała część w 60 ratach.

Wpłaty z lokali z prawem spółdzielczym (własnościowym i lokatorskim) powiększą wkłady budowlane i mieszkaniowe oraz zwiększą wartość środka trwałego, natomiast właściciele muszą pokryć koszt inwestycji przypadający na ich lokal. Na koszty inwestycji składają się: koszt wykonania instalacji; dostawa i montaż węzła cieplnego; projekty budowlane; koszty obsługi inwestycji. Jakie spółdzielnia w zakresie tej inwestycji ma obowiązki z tytułu VAT?

Jeśli spółdzielnia mieszkaniowa wykonuje w budynku mieszkalnym instalację centralnego ogrzewania i ciepłej wody, za co obciąża lokatorów lokali mieszkalnych, to wysokość tego obciążenia (wysokość kwoty należnej dla spółdzielni) trzeba opodatkować VAT. Należy to zrobić ze stawką VAT w wysokości 8 proc. obejmującą usługi budowlano-montażowe wykonywane w budynku mieszkalnym (art. 41 ust. 12 ustawy o VAT).

Momentem odpowiednim dla tego rozliczenia jest wykonanie robót budowlano-montażowych. Zgodnie bowiem z art. 19 ust. 13 pkt 2 lit. d ustawy o VAT, w przypadku robót budowlanych lub budowlano-montażowych obowiązek podatkowy powstaje z chwilą otrzymania całości lub części zapłaty, nie później jednak niż 30. dnia licząc od dnia wykonania tych usług.

Taki sposób rozliczenia dotyczy wszystkich lokali mieszkalnych, czyli zarówno tych, których lokatorzy posiadają prawo odrębnej własności, jak też tych, których lokatorzy posiadają lokatorskie lub własnościowe prawo spółdzielcze.

Nie można odliczyć VAT z faktur za remont wynajmowanego lokalu

- Spółdzielnia wynajęła lokal mieszkalny firmie budowlanej. W umowie napisano, że będą tam zamieszkiwać pracownicy firmy budowlanej w okresie prowadzonych robót budowlanych (czyli przez 1 – 2 miesiące). Spółdzielnia wystawia faktury za najem. Nazywa to na fakturze: „wynagrodzenie za świadczenie usługi socjalno-bytowej + VAT 23 proc.". Czy spółdzielnia stosuje prawidłową stawkę? Czy może jednak są przesłanki zastosowania zwolnienia z VAT (lokal mieszkalny, cel mieszkaniowy, nocleg dla pracowników firmy budowlanej)?

Ponadto spółdzielnia poniosła wydatki na remont tego lokalu (wymiana okien, remont ścian, sufitów, podłogi). Czy może odliczyć VAT w całości z faktur dokumentujących wydatki remontowe? Na dzień dzisiejszy spółdzielnia traktuje lokal jako mieszkalny wynajmowany na cele gospodarcze i ma zamiar wynajmować go tylko firmom remontującym na osiedlu. Dlatego uznała, że jest związek zakupionych towarów i usług z rzeczywiście wykonywanymi czynnościami opodatkowanymi i odlicza VAT w całości od remontu lokalu. Najem będzie występował z pewnymi przerwami (okazjonalnie) w zależności od robót budowlanych.

Opisana sytuacja powinna być bezspornie kwalifikowana jako najem lokalu mieszkalnego na cele mieszkalne. Nie ma tu żadnego znaczenia fakt, że wynajmu dokonuje firma budowlana dla swoich pracowników. Taką usługę ustawa o VAT w art. 43 ust. 1 pkt 36 obejmuje zwolnieniem z VAT. Przepis ten wymienia bowiem jako zwolnione z VAT usługi w zakresie wynajmowania lub wydzierżawiania nieruchomości o charakterze mieszkalnym lub części nieruchomości, na własny rachunek, wyłącznie na cele mieszkaniowe.

Zatem od wydatków na remont tego lokalu nie będzie przysługiwało spółdzielni prawo do odliczeń. To, że spółdzielnia to opodatkowuje (co wynika z jej własnego tylko uznania), nie daje jej prawa do odliczenia. Prawo to jest bowiem związane wyłącznie z takimi czynnościami, które z mocy prawa (a nie z własnego uznania podatnika) są opodatkowane podatkiem od towarów i usług.

Najem pomieszczeń na cele mieszkaniowe korzysta ze zwolnienia

- Jaka jest stawka VAT od wynajmowanych pomieszczeń (piwnice, część korytarza, pralnie, suszarnie) znajdujących się w budynku mieszkalnym? Chodzi o wynajem tych pomieszczeń (np. dodatkowych piwnic) przez lokatorów zamieszkałych w danym budynku. A co z boksami znajdującymi się w budynku mieszkalnym, które są częścią wspólną, ale nie są lokalami użytkowymi? Jaka jest stawka VAT od wynajmowanych hal garażowych i garaży w budynku mieszkalnym?

Jeśli lokatorzy zamieszkali w danym budynku mieszkalnym wynajmują od spółdzielni mieszkaniowej na cele mieszkaniowe pomieszczenia znajdujące się w tym budynku, tj. piwnice, część korytarza, pralnie, suszarnie, to wynajem ten podlega zwolnieniu z VAT. Podstawą prawną zwolnienia tego wynajmu jest art. 43 ust. 1 pkt 36 ustawy o VAT. To samo dotyczy boksów znajdujących się w budynku mieszkalnym, które są jego częścią wspólną, ale nie są lokalami użytkowymi.

Przy czym najważniejsze dla celów zwolnienia od VAT tego wynajmu jest to, aby w umowie najmu został określony cel tego wynajmu jako mieszkalny (np. na dodatkowy skład, magazyn rzeczy używanych w gospodarstwie domowym). Jeżeli takiego zapisu nie ma w umowie, to wystarczy, aby spółdzielnia dysponowała oświadczeniem lokatora lub innym dokumentem stwierdzającym przeznaczenie (wykorzystywanie) najmowanego pomieszczenia. Natomiast od wynajmowanych hal garażowych i garaży w budynku mieszkalnym obowiązująca obecnie jest stawka VAT 23 proc. Nie można bowiem przyjąć, że wynajem hal garażowych i garaży może spełniać cele mieszkaniowe.

Także organy podatkowe twierdzą obecnie, że wynajem dodatkowych piwnic przez spółdzielnię mieszkaniową jest zwolniony z VAT (np. wydana w tej sprawie interpretacja Izby Skarbowej w Poznaniu z 31 grudnia 2010 r. ILPP1/443-1267/10-2/MS). I mimo, że zwolnienie z VAT tego wynajmu określone jest aktualnie w art. 43 ust. 1 pkt 36 ustawy o VAT, to nadal wynajem na cele mieszkalne dodatkowych piwnic w budynkach mieszkalnych przez spółdzielnię mieszkaniową objęty jest zwolnieniem z VAT.

Pracownia twórcy jest lokalem mieszkalnym

- Spółdzielnia posiada budynek, w którym na parterze są lokale użytkowe, a na piętrze znajduje się sześć pracowni plastycznych ze spółdzielczym własnościowym prawem do lokalu. Pięć z nich ma aneks mieszkalny, a jedna jest bez aneksu.

Czy do opłat za użytkowanie pracowni plastycznej bez aneksu należy doliczać VAT i wystawiać fakturę? Użytkownik mający własnościowe prawo do pracowni plastycznej bez aneksu mieszkalnego (nie mieszka w tej pracowni) wynajmuje dodatkową piwnicę w tym budynku (ma już jedną piwnicę przynależną do pracowni). Czy do czynszu za wynajem dodatkowej piwnicy należy doliczać VAT? Czy pracownia plastyczna bez aneksu mieszkalnego może być traktowana jako lokal mieszkalny?

Lokalem mieszkalnym jest również pracownia twórcy przeznaczona do prowadzenia działalności w dziedzinie kultury i sztuki. Tak wynika z art. 2 pkt 2 ustawy z 15 grudnia 2000 r. o spółdzielniach mieszkaniowych (tekst jedn. DzU z 2003 r. nr 119, poz. 1116 ze zm.).

Zatem wydaje się, że bez względu na to czy pracownia twórcy jest lokalem z aneksem mieszkalnym, czy bez tego aneksu, to taka pracownia jest zawsze lokalem mieszkalnym, a nie użytkowym.

Tak więc również do opłat za użytkowanie pracowni plastycznej bez aneksu mieszkalnego nie należy doliczać podatku od towarów i usług. Również dodatkowa piwnica do pracowni plastycznej musi być traktowana jako pomieszczenie pomocnicze do lokalu mieszkalnego (czynsz za tę piwnicę też będzie zwolniony z VAT). Zwolnienie z VAT tego użytkowania określone jest w art. 43 ust. 1 pkt 11 i 36 ustawy o VAT.

Czynsz i opłaty za media powinny mieć tę samą stawkę

- Spółdzielnia mieszkaniowa będzie wynajmowała mieszkania. Najemca będzie obciążany za najem według kwoty czynszu ustalonej w drodze przetargu + opłaty niezależne od spółdzielni (media). Czy należność ta będzie podlegała zwolnieniu na postawie art. 43 ust. 1 pkt 36 ustawy o VAT? Czy najemcy mieszkania należy wystawiać fakturę VAT? Jaką stawką powinny być opodatkowane opłaty za media?

Czynsz za najem mieszkalny podlega zwolnieniu z VAT na postawie art. 43 ust. 1 pkt 36 ustawy o VAT. Z kolei opłaty za media przyjmowane przez wynajmującego od najemcy z zasady powinny wchodzić w postawę opodatkowania najmu (tak mieszkalnego, jak i użytkowego). Oznacza to, że i czynsz i opłaty za media powinny mieć jedną i tę samą stawkę VAT. I to tylko taką, jaka ma zastosowanie do najmu (czynności podstawowej).

Oznacza to, że w przypadku najmu mieszkalnego, wszystkie składniki opłat powinny być zwolnione z VAT. Opłaty medialne powinny być zatem taktowane jako zwolnione z VAT, chyba że co innego wynika z samej umowy najmu (zob. ostatnio wydane wyroki przez WSA w Warszawie z 10 października 2012 r., III SA/Wa 25/12 oraz przez WSA w Poznaniu z 24 października 2012r., I SA/Po 619/12).

Ponadto najczęściej najemcom mieszkań (osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej) wystawia się faktury VAT (choć sama ustawa o VAT tego nie wymaga), aby nie popaść w obowiązek stosowania kas rejestrujących. Taki warunek zwolnienia od kas fiskalnych przy wynajmie nieruchomości osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej tj. konieczność wystawiania faktur – wynika z poz. 24 załącznika do rozporządzenia ministra finansów z 26 lipca 2010 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących (DzU nr 138, poz. 930).

Faktura tylko dla wykluczonych dłużników z zawartą ugodą

W spółdzielni jest około 20 osób, które użytkują lokale mieszkalne bez tytułu prawnego. Jest tak na skutek wygaśnięcia lokatorskich praw do lokali (są to wykluczeni dłużnicy, niektórzy mają założone sprawy w sądzie, a z niektórymi podpisano ugody). Takie osoby mają naliczany zarówno czynsz za bezumowne korzystanie z lokalu, jak i wszelkie opłaty za media. Czy takie osoby mogą dostawać druk „naliczenie czynszu", czy raczej spółdzielnia powinna im wystawiać faktury VAT ze stawką zwolnioną?

Druk „naliczenie czynszu" (czyli bez faktury) mogą otrzymywać wykluczeni dłużnicy, którzy mają założone sprawy w sądzie. Jest to bowiem bezspornie odszkodowanie, a nie należny czynsz, a tym bardziej nie jest to należna opłata eksploatacyjna. W tym miejscu należy wskazać, że powszechnie przyjmuje się (wskazuje na to m.in. kodeks cywilny), iż odpłatne korzystanie z rzeczy w sytuacji trwającego sporu sądowego o wydanie tej rzeczy, czyli opłata za bezumowne korzystanie, stanowi odszkodowanie a nie obrót objęty VAT i obowiązkiem fakturowania.

Natomiast wykluczeni dłużnicy, z którymi podpisano ugody, powinni otrzymywać od spółdzielni wystawiane przez nią faktury VAT ze stawką zwolnioną. W tym przypadku nie jest to bowiem odszkodowanie, lecz należny czynsz. Ugoda oznacza bowiem zgodę, porozumienie, czy też quasi umowę. A to wyklucza uznanie należnej kwoty za odszkodowanie.

Przy tym należy pamiętać, że nie ma ustawowego wymogu wystawiania faktur VAT osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej. Wiele spółdzielni wystawia jednak takie faktury. Robi to głównie w celach praktycznych, dla ewidencjonowania (księgowania) i rozliczania VAT.

Autorka jest niezależnym ekspertem i wykładowcą VAT, www.elzbietarogala.pl