Bazę danych klientów i dostawców można amortyzować

Spółka wykonuje działalność gospodarczą prowadząc handel hurtowy oraz dystrybucję urządzeń i osprzętu elektrycznego.

Spółka zamierza dokonać zakupu działalności handlowej innej spółki poprzez: zakup jej know-how, przejęcie pracowników firmy, zatrudnienie kadry zarządzającej, zakup rotujących towarów handlowych, dostęp do baz danych klientów, towarów, dostawców, dostęp do znaczących umów, przejęcie umowy najmu lokalizacji, zakup niezbędnego wyposażenia oddziału.

Wynagrodzenie za zakup know-how będzie płatne po podpisaniu umowy o współpracy pomiędzy spółkami, umów o pracę z pracownikami oraz umowy najmu nieruchomości. W zakres nabywanego know-how będzie wchodzić: lista klientów oraz osoby kontaktowe, lista dostawców oraz osoby kontaktowe, lista warunków handlowych z klientami, lista warunków handlowych z dostawcami oraz lista realizowanych inwestycji przez klientów.

W takim stanie faktycznym wnioskodawca zwrócił się z pytaniem do Izby Skarbowej w Łodzi, czy nabyte przez nią dane dotyczące klientów i dostawców będą stanowiły know-how w rozumieniu przepisów ustawy o CIT. Jeśli tak, to czy know-how w takiej postaci można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów poprzez dokonywanie odpisów amortyzacyjnych.

Zdaniem spółki lista klientów oraz osoby kontaktowe, lista dostawców oraz osoby kontaktowe, lista warunków handlowych z klientami, lista warunków handlowych z dostawcami oraz lista inwestycji realizowanych przez klientów mogą stanowić know-how w rozumieniu art. 16b ust. 1 pkt 7 ustawy o CIT, który podlega amortyzacji.

Izba Skarbowa w Łodzi w wydanej interpretacji zgodziła się z podatnikiem i potwierdziła, że nabycie tych danych można uznać za nabycie wartości niematerialnej w postaci tzw. know-how, która podlega amortyzacji.

Komentuje Grzegorz Kuś, starszy konsultant w Dziale Prawno-Podatkowym PwC

Katalog wartości niematerialnych i prawnych określony w art. 16b ustawy o CIT jest katalogiem zamkniętym. Oznacza to, że tylko wymienione w tym przepisie prawa i wartości mogą podlegać amortyzacji. Większość z tych praw jest mniej lub bardziej szczegółowo określona w specjalnych regulacjach, takich jak prawo autorskie czy prawo własności przemysłowej.

Natomiast w polskim prawodawstwie nie ma definicji legalnej pojęcia know-how, mimo iż wiele aktów normatywnych, w tym ustawa o CIT, posługuje się tym pojęciem. Ustawa ta wskazuje natomiast czego know-how może dotyczyć:

informacji związanych ze zdobytym doświadczeniem w dziedzinie przemysłowej, handlowej lub naukowej (art. 21 ust.), informacji związanych z wiedzą w dziedzinie przemysłowej, handlowej, naukowej lub organizacyjnej (art. 16b ust. 1 pkt 7), informacji związanych z wiedzą w dziedzinie przemysłowej, handlowej, naukowej lub organizacyjnej (art. 16 ust. 1 pkt 63).

W orzecznictwie przyjmuje się za doktryną prawa własności intelektualnej (por. J. Szwaja, W. Tabor, M. Du Vall, „Reguły Konkurencji a licencje patentowe i know-how", Warszawa 1996, s. 124), że aby dane informacje mogły zostać uznane za know-how, konieczne jest, aby były one: poufne, istotne i zidentyfikowane.

Przez poufność know-how rozumie się, że mogą je stanowić jedynie informacje, które nie zostały ujawnione, nie są powszechnie znane, czy też łatwo dostępne. Istotność oznacza, że są to informacje ważne dla całości lub zasadniczej części sposobu wytwarzania produktu lub świadczenia usług.

Muszą także spełniać u nabywcy określoną funkcję, czyli być użyteczne. Z kolei identyfikowalność know-how oznacza, że zostało ono opisane lub utrwalone, czyli zmaterializowane, i to w taki sposób, że możliwe jest sprawdzenie posiadania przez nie pozostałych cech oraz powoduje, że nabywca nie jest ,,nadmiernie ograniczony" w wykorzystaniu nabytych informacji (por. wyrok NSA z 16 kwietnia 1998 r., I SA/Kr 917/97; wyrok WSA w Warszawie z 15 września 2011 r., III SA/Wa 609/11; wyrok NSA z 15 marca 2012 r., I FSK 973/11).

W tym kontekście, w mojej ocenie, stanowisko zajęte przez organ podatkowy jest prawidłowe. Wskazane we wniosku o interpretację informacje dotyczące klientów i dostawców, które w istocie można określić jako bazę danych, spełniają wypracowane w orzecznictwie kryteria do uznania ich za know-how na potrzeby ustawy o CIT.

Ponadto, jeżeli spełnią również ogólne kryteria przewidziane dla wartości niematerialnych i prawnych, tj. zostaną nabyte i będą nadawały się do gospodarczego wykorzystania, ich przewidywany okres używania będzie dłuższy niż rok i będą wykorzystywane przez podatnika na potrzeby związane z jego działalnością gospodarczą, to będą mogły podlegać amortyzacji.

Warto wspomnieć, że ustawa o CIT przewiduje szczególny wyjątek dotyczący możliwości rozliczenia know-how w kosztach uzyskania przychodów. Zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 64 nie uznaje się za koszty uzyskania przychodów „odpisów amortyzacyjnych od wartości początkowej wartości niematerialnych i prawnych wniesionych do spółki w postaci wkładu niepieniężnego, stanowiących równowartość uzyskanych informacji związanych z wiedzą w dziedzinie przemysłowej, handlowej, naukowej lub organizacyjnej (know-how)".