Podatnicy prowadzący księgi rachunkowe (zarówno podatnicy CIT, jak i podatnicy PIT) obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w szczególności przepisami ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (...). Są zobowiązani także do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych (zob. art. 9 ust. 1 ustawy o CIT oraz art. 22n ust. 1 ustawy o PIT).

Czytaj także: Amortyzacja: jaki wybrać sposób odpisywania wartości środka trwałego w czasie

Na podstawie art. 22n ust. 2 ustawy o PIT, do prowadzenia ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych zobowiązani są także podatnicy prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów.

W ewidencji tej nie wpisuje się budynków mieszkalnych, lokali mieszkalnych i własnościowego spółdzielczego prawa do lokalu mieszkalnego, spółdzielczego prawa do lokalu użytkowego, prawa do domu jednorodzinnego w spółdzielni mieszkaniowej, których wartość początkową ustala się zgodnie z art. 22g ust. 10 ustawy o PIT, a więc jako iloczyn powierzchni i kwoty 988 zł (art. 22n ust. 3 ustawy o PIT).

Zapisów dotyczących środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych dokonuje się w ewidencji najpóźniej w miesiącu przekazania ich do używania. Późniejszy termin wprowadzenia uznaje się za ujawnienie środka trwałego, o którym mowa w art. 22h ust. 1 pkt 4 ustawy o PIT (art. 22n ust. 4 ustawy o PIT).

Podatnicy oraz spółki, których wspólnicy są opodatkowani w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych, są obowiązani posiadać i przechowywać dowody zakupu towarów, prowadzić wykaz środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, ewidencję wyposażenia oraz, odrębnie za każdy rok podatkowy, ewidencję przychodów (...) (zob. art. 15 ust. 1 ustawy z 20 listopada 1998 r. o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne).

Ewidencji środków trwałych nie prowadzą natomiast podatnicy opodatkowani w formie karty podatkowej.

W razie braku ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych dokonywane odpisy amortyzacyjne nie stanowią kosztów uzyskania przychodów (art. 22n ust. 6 ustawy o PIT).

Przykład

Przedsiębiorca rozpoczął działalność w styczniu 2019 r. Na potrzeby działalności gospodarczej wykorzystuje nabyty w styczniu 2019 r. samochód osobowy, który uznał za środek trwały. Dokonuje od niego odpisów amortyzacyjnych ewidencjonowanych w podatkowej księdze przychodów i rozchodów począwszy od lutego 2019 r. Niestety, przedsiębiorca zapomniał założyć ewidencję środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Dokonywane odpisy amortyzacyjne nie stanowią kosztu uzyskania przychodów.

W przypadku wycofania środków trwałych (np. nieruchomości, maszyn, samochodów) z ewidencji środków trwałych i zaprzestania ich wykorzystywania do prowadzenia działalności gospodarczej, na podatniku nie ciąży obowiązek korekty odpisów amortyzacyjnych za okres, w którym środki te były wykorzystywane w prowadzonej dotychczas działalności gospodarczej i kiedy znajdowały się w ewidencji środków trwałych. Samo wycofanie nie spowoduje konieczności dokonywania korekty już dokonanych odpisów. Odpisy naliczone w okresie używania składnika majątku na potrzeby działalności gospodarczej pozostają kosztami uzyskania przychodu. Ze względu jednak na to, że składniki majątku nie będą wykorzystywane do prowadzenia działalności gospodarczej i zostaną wycofane z ewidencji środków trwałych, podatnik nie może dokonywać od nich dalszych odpisów amortyzacyjnych, jeżeli nadal prowadzi działalność (interpretacja dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 6 lutego 2017 r., 0461-ITPB1.4511.1022.2016.2.JŁ).

Autor jest doradcą podatkowym

Podstawa prawna: art. 9 ust. 1 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn. DzU z 2018 r. poz. 1036 ze zm.)

art. 22n ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn. DzU z 2018 r. poz. 1509 ze zm.)