W Polsce w zdecydowanej większości spółek rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym. Takie rozwiązanie wynika z przyzwyczajenia, ale ma wiele wad. Przede wszystkim powoduje, że audytorzy, pracownicy urzędów skarbowych, a nawet akcjonariusze, którzy spotykają się na corocznych walnych zgromadzeniach, muszą wykonać bardzo wiele obowiązków w krótkim okresie. Powoduje to wiele problemów.
W Anglii można wybrać datę urodzin
W niektórych krajach, np. w Wielkiej Brytanii, jako koniec roku obrotowego można wybrać dowolną datę, z którą np. mocno utożsamiają się osoby prowadzące biznes, jak data urodzin, ślubu czy inna data o dużym znaczeniu. Nie musi to być koniec miesiąca. Polskie przepisy są mniej elastyczne: rok obrotowy musi kończyć się w ostatnim dniu miesiąca.
Oznacza to, że przedsiębiorcy mają do wyboru 11 innych dat niż koniec roku. Oczywiście przy zmianie roku obrotowego należy pamiętać o dopełnieniu formalności wynikających z umowy lub statutu spółki i poinformować odpowiednie organy.
Warto się zastanowić, jakie mogą być powody zmiany roku obrotowego na inny niż podatkowy.
Niższe koszty audytu
Fakt, że spółki mają tendencję do wyboru roku obrotowego zgodnego z rokiem kalendarzowym w połączeniu z odkładaniem wszystkiego na ostatnią chwilę, powoduje, że audytorzy, aktuariusze, rzeczoznawcy, doradcy podatkowi, a nawet akcjonariusze niepotrzebnie znajdują się pod presją.
Firmy z branży audytorskiej również na początku roku mają okres wzmożonej pracy. Powoduje to, że ich wynagrodzenie zazwyczaj wtedy jest wyższe. Spółka, która kończy rok w sierpniu, ma większe szanse na wynegocjowanie rabatu, niż gdyby wybrała rok obrotowy zgodny z kalendarzowym.
Termin inwentaryzacji
Im bliżej rzeczywistego końca roku przeprowadzana jest inwentaryzacja, tym większe prawdopodobieństwo, że będzie ona bardziej dokładna. Powoduje to, że w Polsce wiele osób w okresie między świętami Bożego Narodzenia a Nowym Rokiem zajmuje się weryfikacją majątku firmy. Z pewnością większość z nich wolałaby wykonać te obowiązki w innym terminie. Wystarczy w tym celu wybrać jako dzień bilansowy np. 30 września.
Kształtujmy zaliczki
Firmy, których rentowność jest sezonowa, odpowiednio wybierając rok obrotowy, mogą ograniczyć wysokość wpłacanych w trakcie roku zaliczek na podatek dochodowy. Jeśli bowiem spółka w pierwszych miesiącach osiąga duży zysk, a w kolejnych ponosi straty, to na początku musi zapłacić zaliczki, które w sumie będą wyższe od podatku za cały rok.
Nadwyżkę można odzyskać dopiero po złożeniu zeznania rocznego. Zdecydowanie korzystniejsza jest sytuacja, gdy firma najpierw ponosi stratę, a w ostatnich miesiącach roku obrotowego osiąga dochód. Wtedy nadpłata nie powstanie.
Odpowiedni wybór roku obrotowego może więc poprawić płynność finansową.
Wiele zależy od branży
Czynników, które warto wziąć pod uwagę przy wyborze roku podatkowego, jest wiele; np. więcej firm, niż nam się wydaje, rzeczywiście koncentruje się wokół roku szkolnego. Są to nie tylko szkoły i uniwersytety, ale także m.in. wydawnictwa szkolne, dostawcy szkolnych artykułów, agencje nieruchomości zapewniające zakwaterowanie studentom. Rok szkolny ma również wpływ na rodziców uczących się dzieci. Oni mentalnie powracają do pracy po odpoczynku swoich dzieci.
Koniec wakacji to również czas przyjmowania nowych pracowników w firmach, które rutynowo zatrudniają utalentowanych absolwentów. Zatem doskonałym czasem na rozpoczęcie nowego roku obrotowego z nowymi postanowieniami i planami może być koniec sierpnia lub faktycznie koniec czerwca, kiedy kończy się rok szkolny. To dobry okres, aby odnieść korzyści z kształtowania podatku, jeśli w ciągu wakacji produkcja jest niska.
Warto zauważyć, że w branży odzieżowej istnieją dwa sezony: wiosna/lato i jesień/zima. Dla firm z tej branży wybór roku obrotowego pokrywającego się z kalendarzowym nie jest więc optymalny, ponieważ dzień bilansowy wypada w połowie sezonu zimowego. Powoduje to, że firmy nie widzą tak łatwo wyniku sezonu odzieżowego w raportach.
Z kolei firmy budowlane zwykle starają się zamknąć rok przed zimą, więc koniec roku w październiku czy listopadzie może w lepszy sposób odzwierciedlać ich sytuację.
Grupy kapitałowe
Według międzynarodowych i polskich standardów rachunkowości, jeśli spółka jest w grupie, skonsolidowane sprawozdanie finansowe musi być sporządzone na podstawie jednostkowych sprawozdań finansowych przygotowanych na ten sam dzień. Spółki w grupie powinny więc ujednolić rok obrotowy.
W przeciwnym wypadku firmy muszą włożyć dużo dodatkowej pracy w opracowywanie raportów bez zamykania ksiąg. Przejęcia są zatem głównym powodem, z którego firmy zmieniają rok obrotowy.
David J. James biegły rewident i prezes w Baker Tilly Poland Audit
Komentuje David J. James biegły rewident i prezes w Baker Tilly Poland Audit
Zmiana końca roku obrotowego musi być przemyślana. Trzeba rozważyć, czy korzyści będą wyższe niż koszty. Te ostatnie zwykle nie są jednak wysokie: wizyta u notariusza, złożenie dokumentów w Krajowym Rejestrze Sądowym i wysłanie odpowiednio wcześnie pisma do urzędu podatkowego.
W niektórych przypadkach należy zachować szczególną ostrożność, np. kiedy spółka poniosła straty podatkowe w latach poprzednich, które można odliczyć w przyszłości – należy wtedy tak zaplanować zmianę roku obrotowego, aby zapewnić ich maksymalne wykorzystanie.
W każdym razie każdy , kto rozważa zmianę końca roku obrotowego, powinien zasięgnąć profesjonalnej porady, aby zyskać pewność, że żaden aspekt nie został pominięty. Czasem bowiem taka zmiana zamiast przynieść znaczne oszczędności, może przyczynić się tylko do spowodowania znacznego zamieszania.
