Zatrudniony ma prawo zwiększyć zryczałtowane koszty, musi jednak udokumentować poniesione wydatki. Potrzebny jest do tego imienny bilet okresowy. Nie zastąpią go inne dokumenty. Ministerstwo Finansów potwierdziło jednak, że takim biletem jest też spersonalizowana karta zbliżeniowa.
Zasadą jest, że pracodawca pomniejsza przychód pracownika o koszty zryczałtowane. Wynoszą one:
• 111,25 zł miesięcznie - dla pracowników mieszkających w tej samej miejscowości, gdzie znajduje się zakład pracy i uzyskujących przychody od jednego zakładu pracy, za rok nie więcej niż 1335 zł (2002,05 zł od więcej niż jednego zakładu pracy),
• 139,06 zł miesięcznie - dla pracowników dojeżdżających do pracy z innej miejscowości i nieotrzymujących dodatku za rozłąkę, uzyskujących przychody od jednego zakładu pracy, za rok nie więcej niż 1668,72 zł (2502,56 zł od więcej niż jednego zakładu pracy).
Od tej zasady są jednak wyjątki. Jeśli zryczałtowane koszty są niższe od wydatków poniesionych na dojazd do firmy, można odliczyć faktycznie zapłaconą kwotę. Dzięki temu zatrudniony ma niższy dochód i w konsekwencji odprowadzi mniejszą daninę do urzędu.
Dotyczy to jednak tylko tych osób, które korzystają z transportu autobusowego, kolejowego, promowego lub komunikacji miejskiej. Wydatki muszą być natomiast udokumentowane imiennymi biletami okresowymi. Nie wystarczy więc bilet na jednorazowy przejazd. Prawa do wyższych kosztów nie daje też wystawione przez pracodawcę zaświadczenie o wysokości odpłatności za bilety.
A karta miejska? Jak czytamy w piśmie Ministerstwa Finansów (nr DD3/0533/16/KDJ/12/BMI3-317) pracownik może rozliczyć wydatki na jej zakup i doładowanie. Oprócz imiennej karty powinien jednak posiadać też dowód poniesienia wydatki (np. w postaci paragonu fiskalnego, na którym widnieje kwota i numer karty).
