Aby dopłata do wypoczynku dzieci mogła być zwolniona z podatku, muszą  zostać spełnione warunki wymienione w art. 21 ust. 1 pkt 78 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Wylicza on, że podatkiem dochodowym nie są objęte dopłaty do: wypoczynku zorganizowanego w formie wczasów, kolonii, obozów i zimowisk, w tym połączonego z nauką, a także pobytu na leczeniu sanatoryjnym, w placówkach leczniczo-sanatoryjnych, rehabilitacyjno-szkoleniowych i leczniczo-opiekuńczych oraz do przejazdów związanych z tym wypoczynkiem i pobytem na leczeniu.

Wczasy i kolonie tylko dla nieletnich

Nie każda zatem dopłata do wypoczynku może korzystać ze zwolnienia, bo tylko ta związana z wypoczynkiem zorganizowanym, przybierającym postać wczasów, kolonii, obozu lub zimowiska.

Dodatkowo wypoczynek powinien zostać zorganizowany przez podmiot prowadzący właśnie taką działalność, sama zaś forma wypoczynku nie powinna odbiegać od form wymienionych w ustawie.

Zdaniem organów podatkowych do podmiotów zajmujących się organizacją wypoczynku zaliczyć można zarówno te, które świadczą usługi wypoczynkowe w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, np. biura turystyczne, jak i te, które zajmują się statutowo tego rodzaju działalnością. Może to być  między innymi podmiot prowadzący działalność agroturystyczną polegającą na wyjazdach na wieś, do specjalnie przygotowanych na przyjęcie wczasowiczów gospodarstw wiejskich, a także kościoły, stowarzyszenia, organizacje charytatywne, fundacje, których obowiązkiem przewidzianym w statucie może być udostępnianie podopiecznym wypoczynku zorganizowanego.

Następny warunek wymagany przez przepisy do tego, aby dopłata do wypoczynku mogła być zwolniona z PIT, to wiek dziecka. Podatku nie ma tylko od tych dopłat, które przyznawane są dzieciom i młodzieży do 18. roku życia. A to oznacza, że świadczenia otrzymane w formie dofinansowania do wypoczynku dla pełnoletnich dzieci będą stanowiły przychód pracownika ze stosunku pracy i zostaną opodatkowane łącznie z wynagrodzeniami za pracę, od których płatnik ma obowiązek pobrania zaliczek na podatek.

Ukończenie 18 lat na wakacjach

Problemy z rozliczeniem mogą się pojawić, gdy dziecko kończy 18 lat w roku podatkowym, w którym przyznawane jest dofinansowanie do wypoczynku. Możliwe są trzy sytuacje. Po pierwsze, jeśli dziecko ukończyło 18. rok życia przed rozpoczęciem wypoczynku, to całość dopłaty trzeba doliczyć do przychodu pracownika i obliczyć podatek. Gdy ukończyło 18 lat po zakończeniu wypoczynku, całość dopłaty jest zwolniona od podatku. Gdy  natomiast dziecko ukończyło 18. rok życia w trakcie wypoczynku, część dopłaty w wysokości proporcjonalnej do okresu od ukończenia 18 lat do końca pobytu  na wypoczynku będzie trzeba doliczyć do przychodu pracownika podlegającego opodatkowaniu.

Przy przyznawaniu dopłat ważne jest także źródło, z którego szef zdecyduje się dofinansować wypoczynek. Gdy pieniądze pochodzą z funduszu socjalnego oraz zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, dopłata jest zwolniona z PIT niezależnie od jej wysokości, a gdy z innych źródeł – do kwoty nieprzekraczającej w roku podatkowym 760 zł.

Jakie informacje na fakturze

Obowiązek udowodnienia prawa do zwolnienia spoczywa na pracowniku składającym wniosek o dofinansowanie wypoczynku dziecka. Ustawa o PIT nie mówi, jaki dowód powinien przedstawić. Przyjmuje się zatem, że będzie nim wszystko, co może się przyczynić do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Najczęściej będzie to faktura VAT, rachunek, dowód wpłaty KP, przelew bankowy, przekaz pocztowy, które zawierają: nazwę i adres podmiotu prowadzącego działalność w zakresie organizacji wypoczynku, na rzecz którego dokonano wpłaty; formę wypoczynku; imię i nazwisko dziecka korzystającego ze zorganizowanej formy wypoczynku; imię i nazwisko osoby dokonującej zapłaty; kwotę i datę zapłaty.