Zgodnie z art. 29 ust. 1 i 2 ustawy o VAT, zasadniczo podstawą opodatkowania jest obrót, a obrotem jest kwota należna z tytułu sprzedaży, pomniejszona o kwotę należnego podatku. Kwota należna obejmuje całość świadczenia należnego od nabywcy lub osoby trzeciej. Jednak gdy pobrano zaliczki, zadatki, przedpłaty lub raty, obrotem jest również ich kwota, pomniejszona o przypadającą od nich kwotę podatku.
Według ogólnej zasady zawartej w art. 19 ust. 4 ustawy o VAT, jeżeli dostawa towaru lub wykonanie usługi powinny być potwierdzone fakturą, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia faktury, nie później jednak niż w siódmym dniu, licząc od dnia wydania towaru lub wykonania usługi.
W razie otrzymania zaliczki obowiązek podatkowy powstaje jednak na zasadach szczególnych. Jeżeli bowiem przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi otrzymano część należności, w szczególności: przedpłatę, zaliczkę, zadatek, ratę, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą jej otrzymania w tej części. Wynika to z art. 19 ust. 11 ustawy o VAT.
Fakturę można jednak wystawić nieco później. Zgodnie z § 10 ust. 1 i 3 rozporządzenia ministra finansów regulującego zasady wystawiania faktur można ją wystawić do 7. dnia od dnia, w którym otrzymano od nabywcy część lub całość należności (w szczególności: przedpłatę, zaliczkę, zadatek, ratę), przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi. Fakturę wystawia się również nie później niż 7. dnia od dnia, w którym otrzymano przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi każdą kolejną część należności (zaliczkę, przedpłatę, zadatek lub ratę).
Faktura stwierdzająca otrzymanie części lub całości należności przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi powinna zawierać m.in. datę otrzymania części lub całości należności (przedpłaty, zaliczki, zadatku, raty), jeśli nie pokrywa się ona z datą wystawienia faktury (§ 10 ust. 4 pkt 7 rozporządzenia).
Pomimo tego terminu wystawiania faktury, w deklaracji należy wykazywać obrót, dla którego powstał obowiązek podatkowy, czyli obowiązek zapłaty (rozliczenia) podatku. Pomimo zatem, że fakturę na zaliczkę wystawiono w kwietniu, obrót i VAT z tytułu tej zaliczki należy wykazać w deklaracji za marzec, tj. za miesiąc, w którym spółka ją otrzymała.
