Podlegają one opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych (art. 11 ust. 1 oraz art. 12 ust. 1 updof). Bez znaczenia jest tu wysokość kwot zwracanych przez zakład.
Aby uniknąć naliczania zaliczki podatkowej, jedynym sposobem, ale możliwym tylko do zastosowania wobec pracowników, jest:
- przyznawanie podwładnym prawa do zwrotu tych kosztów na podstawie odrębnych ustaw (chodzi o np. listonoszy lub pracowników socjalnych) oraz
- kalkulowanie zwrotu według limitów i stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu z rozporządzenia ministra infrastruktury (art. 21 ust. 1 pkt 23b updof).
Refundacje wydatków poniesionych przy wykorzystywaniu środków transportu nienależących do podmiotu zatrudniającego w celach służbowych nie podlegają natomiast oskładkowaniu (§ 2 ust. 1 pkt 13 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, DzU nr 161, poz. 1106 ze zm.). Zwolnienie składkowe stosuje się:
- pod warunkiem obliczania zwrotu przy użyciu reguł, limitów i stawek określonych w rozporządzeniu ministra infrastruktury,
- do pracowników i zleceniobiorców,
- zarówno do miesięcznego ryczałtu pieniężnego, jak i kilometrówki.
Szacowanie zwrotu wydatków eksploatacyjnych w kwotach przewyższających te limity, bez pomniejszania ryczałtu, np. o dni nieobecności w pracy, sprawia, że szef musi naliczyć i odprowadzić składki ZUS od różnicy między kwotami wypłaconymi a wynikającymi z zasad z rozporządzenia ministra infrastruktury.
