E-faktury - Ty pytasz, "Rz" odpowiada

- Czy można cofnąć zgodę na elektroniczny obieg faktur?

Odbiorca ma prawo cofnąć zgodę na otrzymywanie od danego dostawcy faktur w formacie elektronicznym.

Zgodnie z rozporządzeniem, w przypadku cofnięcia akceptacji przez odbiorcę faktury wystawca traci prawo do przesyłania temu odbiorcy faktur w formie elektronicznej od dnia następującego po dniu, w którym otrzymał powiadomienie od odbiorcy o cofnięciu akceptacji, chyba że strony uzgodnią inny termin utraty przez wystawcę prawa do przesyłania faktur w formie elektronicznej, nie dłuższy jednak niż 30 dni. Cofnięcie zgody może mieć formę pisemną lub elektroniczną.

- Czy korekty i duplikaty e-faktur też muszą mieć formę elektroniczną?

Obowiązujące rozporządzenie nie stawia wymogu, aby faktury korygujące oraz duplikaty faktur wystawianych i przesłanych w formie elektronicznej były wystawiane i przesyłane w tej samej formie. Taki wymóg istniał w przepisach obowiązujących do końca 2010 r. Jest to kolejny argument przemawiający za wdrożeniem elektronicznego obiegu faktur.

- Co należy rozumieć przez „kontrole biznesowe, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług"?

Komisja Europejska opublikowała dokument zawierający wskazówki interpretacyjne dotyczące pojęć wykorzystywanych w dyrektywie 2010/45/EU. Zgodnie z nim kontrole biznesowe są pojęciem, które należy rozumieć szeroko, bez wyraźnie skonkretyzowanych ram. Koncepcja kontroli biznesowych opiera się przede wszystkim na funkcjonujących w danej firmie procesach mających zapewnić kontrolę oraz nadzór nad finansami, księgowością, raportowaniem oraz spełnianiem wymogów prawnych. Co do zasady mechanizmy takie funkcjonują w każdym przedsiębiorstwie.

Jedną ze wskazanych form kontroli biznesowych jest łączenie faktury z innymi występującymi w danym przedsiębiorstwie dokumentami. Faktura VAT (w formie papierowej lub elektronicznej) jest tylko jednym z wielu dokumentów funkcjonujących w obrocie gospodarczym.

Dokument ten może być połączony z zamówieniem, umową lub kontraktem, dokumentem transportowym, dokumentem WZ, potwierdzeniem płatności, itp. Porównawcze zestawienie wymienionych dokumentów (sporządzanych przez różne jednostki organizacyjne przedsiębiorstwa w różnych punktach czasu) może wykazać nieścisłości pomiędzy treścią faktury a pozostałymi (związanymi z daną fakturą) dokumentami.

Przez wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług należy rozumieć możliwość łatwego prześledzenia obiegu dokumentów związanych z daną transakcją.

To oznacza, że podatnik powinien być w stanie w łatwy sposób wykazać związek pomiędzy fakturą dokumentującą dane zdarzenie gospodarcze a faktycznym zajściem tego zdarzenia (wyświadczeniem usługi lub dostawą towaru). Cel ten (w przypadku dostawy towarów) można osiągnąć np. poprzez połączenie zamówienia, faktury, dokumentu wydania z magazynu oraz listu przewozowego.