Brak umowy nie zwalnia z wypłaty ryczałtu samochodowego

Co może zrobić pracownik, który używał prywatnego samochodu w celu wykonywania obowiązków służbowych, jak np. dojazd do klientów, a nie otrzymywał od swojego pracodawcy należnego ryczałtu?

Czy może się bronić, mimo braku umowy między stronami na używanie pojazdu do celów służbowych, o której mowa w art. 34a ust. 1 ustawy z 6 września 2001 r. o transporcie drogowym? Czy szef może skutecznie powołać się na to, że odmawiał wypłaty w czasie zatrudnienia, bo ryczałt był częścią wynagrodzenia?

Okazuje się, że po ustaniu zatrudnienia pracodawca często nie wykpi się z konieczności zapłacenia za korzystanie przez byłego podwładnego z własnego auta do celów służbowych.

Nie ma przepisów, które wymagają formy pisemnej dla przedmiotowej umowy. Stąd do jej zawarcia może dojść w sposób dorozumiany, na skutek jej wykonywania przez cały okres trwania stosunku pracy. Skoro używanie prywatnego samochodu odbywało się za wiedzą i zgodą pracodawcy, a przemieszczanie się było niezbędne do wykonywania obowiązków pracowniczych, to między stronami doszło do zawarcia umowy.

Wystarczy akceptacja szefa

Obowiązek zwrotu pracownikowi kosztów wynika również z panujących zwyczajów w tym zakresie. Powszechnie uznaje się, że skoro podwładny używa swojego auta do celów służbowych, ma prawo do zwrotu poniesionych kosztów. Wystarczą więc fakt korzystania przez niego z prywatnego samochodu w pracy, wiedza o tym i aprobata zwierzchnika, by po jego stronie powstało roszczenie o zwrot poniesionych w związku z tym kosztów.

Również umowa o pracę wywołuje nie tylko skutki wynikające z jej zapisów, ale też te przewidziane przepisami prawa pracy oraz zwyczajami wynikającymi z zawarcia stosunku pracy. Jednym z nich jest rozliczanie się z zatrudnionym z nakładów, jakie poniósł, używając własnego auta do załatwiania spraw pracodawcy (art. 56 kodeksu pracy).

Obowiązek ten wynika też z zasad współżycia społecznego. Do elementarnych obowiązków pracodawcy należy bowiem ponoszenie wszelkich kosztów związanych z pracą, których nie można przerzucać na pracownika bez odpowiedniej gratyfikacji finansowej.

Argumenty w pozwie

Każda czynność prawna – a taką jest również zawarcie umowy o używanie prywatnego samochodu w ramach stosunku pracy – wywołuje nie tylko skutki w niej wyrażone, lecz również te, które wynikają z ustawy, z zasad współżycia społecznego czy ustalonych zwyczajów (art. 56 kodeksu cywilnego). Zatem już sam fakt zawarcia z pracownikiem umowy o używanie pojazdu do celów służbowych (również w sposób dorozumiany) skutkuje obowiązkiem zwrotu poniesionych w związku z tym kosztów.

Bazowe są tu stawki określone w rozporządzeniu ministra infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (DzU nr 27, poz. 271 ze zm.).

Stawki te są niezależne od struktury własnościowej pracodawcy. Zależą jedynie od pojemności silnika pojazdu i są waloryzowane. Mogą więc stanowić obiektywną podstawę do wyliczenia dochodzonych przez pracownika należności z tego tytułu.

Pracownik, który stara się o zwrot kosztów używania własnego pojazdu do celów służbowych przed sądem, powinien także złożyć wniosek o przeprowadzenie dowodu z opinii biegłego sądowego z zakresu ekonomii i księgowości na okoliczność wyliczenia pokonanych przez pracownika kilometrów w związku z wykonywaniem obowiązków służbowych oraz w celu wyliczenia należnego wynagrodzenia w zamian za korzystanie z własnego auta do obowiązków służbowych.

Indywidualne podejście

Sąd każdorazowo ocenia, czy doszło do naruszenia zasad współżycia społecznego. Zasady te nie zostały nigdzie skatalogowane, więc należy je każdorazowo ustalać de casu ad casum. Ogólnie rzecz biorąc chodzi tu o reguły postępowania jednych osób wobec drugich.

System prawny nie może tolerować stosunków prawnych, które pozostawałyby w kolizji z powszechnie akceptowanymi wartościami. Konieczne jest też odwołanie się do elementarnych zasad prawa pracy, właściwości (natury) stosunku pracy. Sąd powinien wziąć pod uwagę całość stosunków umownych łączących pracownika z pracodawcą.

Istotne jest też odwołanie się do tzw. zasady słuszności kontraktowej – w umowach powinno dochodzić do słusznego rozdziału świadczeń obu stron, co ma szczególne znaczenie przy umowach pracowniczych. Przerzucenie na pracownika ciężaru ponoszenia kosztów używania prywatnego samochodu do celów służbowych niewątpliwie narusza tę równowagę.

W miejsce nieważnych postanowień mają zastosowanie odpowiednie przepisy prawa pracy (art. 18 § 2 k.p.). Postanowienie umowne o bezpłatnym używaniu własnego sprzętu powinno więc zostać zastąpione odpowiednimi postanowieniami o zwrocie pracownikowi ponoszonych kosztów używania prywatnego samochodu:

na podstawie art. 34a ust. 1 ustawy z 6 września 2001 r. o transporcie drogowym w zw. z odpowiednimi przepisami rozporządzenia ministra infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.

Nieważny zapis w kontrakcie

Umowne zrzeczenie się pracownika prawa do zwrotu kosztów używania prywatnego samochodu do celów służbowych jest pozornie niesprzeczne zarówno z przepisami prawa pracy, jak i prawa cywilnego.

Nie jest jednak zgodne z wieloma naczelnymi zasadami prawa pracy, w tym odpłatności czynności wykonywanych na rzecz pracodawcy, czy godziwego wynagrodzenia.

Ponadto to do obowiązków pracodawcy należy ponoszenie wszelkich nakładów związanych z pracą i nie może ich przerzucać na zatrudnionego. Zatem takie postanowienie w umowie o pracę jest nieważne. Może je „skorygować” sąd pracy na podstawie:

• art. 18 § 1 k.p. - ze względu na to, że byłoby ono mniej korzystne dla pracownika niż przepisy prawa pracy,

• art. 8 k.p. - z uwagi na sprzeczność ze społeczno-gospodarczym przeznaczeniem wynagradzania pracownika oraz ze względu na sprzeczność z zasadami współżycia społecznego,