CIT: Protokół potwierdzający nieściągalność wierzytelności

Nie wystarczy jednak oświadczenie, że dochodzenie należności wydaje się nieopłacalne. Protokół musi zawierać szczegółowe wyliczenia dowodzące, że przewidywane koszty procesowe i egzekucyjne związane z dochodzeniem wierzytelności byłyby równe albo wyższe od jej kwoty.

Ze względu na nieprecyzyjne przepisy przedsiębiorcy mają jednak wątpliwości, które kwoty można uwzględnić. Problemem tym zajmowała się m.in. Izba Skarbowa w Poznaniu w interpretacji z 7 września 2011 r. (ILPB3/423-258/11-2/MM).

Wyjaśniła ona, że sporządzenie przez podatnika protokołu może być szybką i skuteczną metodą uznawania wierzytelności za koszty uzyskania przychodów. Zaznaczyła, że protokół powinien być wiarygodny, aby możliwe było powtórzenie jego obliczeń w razie sporu z organami podatkowymi.

W interpretacji tej czytamy, że „wyliczenie protokołu powinno zawierać koszty sądowe, koszty zastępstwa procesowego, zwrot świadkom utraconego zarobku za czas stawiennictwa w sądzie, koszty zaliczki na ekspertyzy biegłych, koszty egzekucji komorniczej czy sporządzenie aktualnych dokumentów podatnika, jak np. odpis KRS, poświadczenia notarialne itp.”.

Co istotne, organy podatkowe zgadzają się, aby w protokole brać pod uwagę rzeczywiste wynagrodzenie kancelarii. Potwierdza to m.in. odpowiedź Izby Skarbowej w Poznaniu z 21 stycznia 2009 r. (ILPB3/423-694/08-3/DS).

Z pytaniem zwróciła się spółka, która zamierza odpisać jako nieściągalne należności o wartości nieprzekraczającej tysiąca złotych. Przewidywane koszty procesowe i egzekucyjne związane z dochodzeniem poszczególnych wierzytelności byłyby równe albo wyższe od ich kwot. Przy  ustalaniu tych kosztów spółka chce uwzględniać wynagrodzenie kancelarii prawnej z tytułu obsługi procesu windykacyjnego ustalone na podstawie ceny rynkowej.

Izba skarbowa zgodziła się, że jest to możliwe, o ile są to koszty niezbędne do poniesienia w celu dochodzenia wierzytelności. Wyjaśniła, że „to na podatniku ciąży obowiązek ustalenia kosztów procesowych i egzekucyjnych, jakie musiałby ponieść w związku z dochodzeniem danej wierzytelności”.

W odpowiedzi z 16 kwietnia 2010 r. (ILPB3/423-216/ 10-4/DS) Izba Skarbowa w Poznaniu podkreśliła, że koszty dochodzenia wierzytelności muszą być wiarygodnie oszacowane. Rozpatrywała ona pytanie spółki, która sprzedała towar kontrahentowi z Rosji. Zgodnie z umową może ona dochodzić wierzytelności za pomocą sądu arbitrażowego. Problem w tym, że nie jest możliwe ukonstytuowanie się arbitrażu.

Kontrahentowi nie udaje się bowiem doręczyć wezwania (nie można się z nim skontaktować). Powoduje to, że spodziewane koszty postępowania arbitrażowego, sądowego lub egzekucyjnego nie są możliwe do oszacowania.

Izba Skarbowa w Poznaniu odpowiedziała, że w takiej sytuacji udokumentowanie nieściągalności protokołem nie jest możliwe. Takie same są wnioski z interpretacji Izby Skarbowej w Katowicach z 17 stycznia 2011 r. (IBPBI/1/415-1017/09/AB).