Menedżer w podróży służbowej

I to niezależnie od tego czy członek zarządu jest pracownikiem osoby prawnej, czy też pełnić będzie funkcję na podstawie powołania, czy będzie otrzymywał inne wynagrodzenie czy  nie oraz nawet wtedy, gdy członek zarządu jest równocześnie wspólnikiem. Dotyczy to także kosztów podróży z miejsca zamieszkania członka zarządu do siedziby spółki.

Potwierdziła to m.in. Izba Skarbowa w Bydgoszczy w interpretacji z 26 lutego 2009 (ITPB3/423-663c/08/MT): „ponoszone przez wnioskodawcę w oparciu o uchwałę zgromadzenia wspólników koszty podróży prezesa zarządu z miejsca zamieszkania do siedziby spółki oraz koszty pobytu w miejscowości jej siedziby, związane z pełnioną funkcją mogą stanowić koszt uzyskania przychodów spółki, o ile spełniają przesłanki z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych”.

Do identycznych wniosków ta sama izba doszła w interpretacji z 18 listopada 2008 (ITPB3/423-455/08/MK): „kwestie  ewentualnych uprawnień do zwrotu kosztów podróży, podobnie jak i do zwrotu diet i noclegów prezesa zarządu spółki, niebędącego jego pracownikiem, należy rozpatrywać na tle przepisów bądź postanowień regulaminów, uchwał i statutów osoby prawnej, określających ich prawa i obowiązki, zakres oraz warunki zwrotu ww. należności.

W sytuacji gdy postanowienia regulaminów, uchwał lub statutów przewidują zwrot należności z tytułu podróży osób niebędących pracownikami przedsiębiorcy, pozostających w związku z reprezentacją i realizacją zadań osoby prawnej, zwrot wydatków stanowi – co do zasady – koszt uzyskania przychodu osoby prawnej”.

Do kosztów podatkowych mogą być też zaliczone koszty organizacji pobytu członka zarządu w siedzibie spółki. Mają bowiem związek z prawidłowym bieżącym jej funkcjonowaniem.

Jak stwierdziła np. Izba Skarbowa w Katowicach w interpretacji z 10 maja 2010 (IBPBI/2/423-272/10/PC), „wydatki związane z pobytem członków zarządu w Polsce, m.in. koszty hoteli oraz wyżywienia, koszty podróży, dojazdów do i z lotniska (taksówki), można zakwalifikować jako świadczenia dwustronnie zobowiązujące, przez co stanowią koszt uzyskania przychodów, jeśli spełniają podstawowy wymóg określony w art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, tj. mają związek z prowadzoną działalnością gospodarczą i zostały poniesione w celu uzyskania przychodu, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów”.

Pytanie zadała spółka prowadząca działalność na terenie Polski, której członkami zarządu byli obywatele Belgii. Prezes zarządu był równocześnie udziałowcem spółki, a członkowie zarządu nie pozostawali w stosunkach umownych czy  pracowniczych ze spółką.

Z tytułu pełnionych funkcji nie pobierali wynagrodzenia. Do Polski przyjeżdżali w celu wykonywania czynności bieżącego zarządzania, np. spotykali się z kierownictwem, pracownikami, przeprowadzali uzgodnienia w sprawie strategii działania spółki, spotkania handlowe z kontrahentami, narady z załogą, podpisywali niektóre umowy dotyczące spółki.

Używanie prywatnego samochodu

Członek zarządu wykonując swoje obowiązki, może używać własnego samochodu zarówno w związku z odbywaniem podróży służbowej, jak i w jazdach lokalnych, a osoba prawna powinna mu związane z tym koszty zwrócić.

Zależnie od więzi prawnej łączącej członka zarządu z osobą prawną należy tutaj pamiętać o stosowaniu ograniczeń z art. 16 ust. 1 pkt 30 ustawy o CIT (w odniesieniu do pracowników) oraz z pkt 51 tego przepisu (dotyczy niepracowników).

Stosujemy tutaj limit tzw. kilometrówki i konieczne jest prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu.

Jak rozliczyć PIT od przychodu

Zakwalifikowanie świadczeń otrzymanych przez członka zarządu z tytułu sprawowanej funkcji do odpowiedniego źródła przychodów zależy od tego, na podstawie jakiego stosunku prawnego sprawuje on swoją funkcję.Jeżeli zostanie z nim zawarta umowa o pracę, której przedmiotem będzie pełnienie funkcji, to źródłem przychodu po jego stronie będzie oczywiście stosunek pracy (tak w zakresie wynagrodzenia jak i innych świadczeń).

Gdy będzie to umowa cywilnoprawna (zlecenie lub o dzieło), to otrzymane świadczenia powinny być kwalifikowane jako przychód z takiej umowy. Członkowie zarządu mogą także otrzymywać świadczenia na podstawie aktu powołania.I wtedy będą one przychodem z działalności wykonywanej osobiście przez osoby należące do organów osób prawnych, w rozumieniu art. 13 pkt 7 ustawy o PIT.

Zwrócić należy też uwagę  na szczególne zasady opodatkowania nierezydentów będących członkami organów osoby prawnej (według art. 29 ustawy o PIT 20-proc. ryczałt pobierany przez płatnika) oraz na zwolnienie z PIT dla diet i innych należności otrzymanych przez członków organów za czas podróży związanej z pełnieniem przez nich swoich funkcji (art. 21 ust. 1 pkt 16b ustawy o PIT).

Oczywiście członka zarządu wykonującego swoje obowiązki na podstawie umowy o pracę dotyczyć będą zwolnienia przewidziane dla pracowników (np. odnoszące się do szkoleń).