Fiskus może weryfikować podatkowe rozliczenia, ale tylko w zakresie określonym w upoważnieniu do przeprowadzenia kontroli. Jeżeli więc mówi ono o sprawdzaniu podatku dochodowego, to nie można przy okazji weryfikować VAT.

Kogo można skontrolować? Przede wszystkim podatnika. Przykładowo spółka cywilna jest podatnikiem VAT, może więc być sprawdzona w tym zakresie. Ale podatnikami podatku dochodowego są jej poszczególni wspólnicy.

Oczywiście status podatnika uzyskujemy nawet wtedy, gdy nie dopełnimy swoich ustawowych obowiązków, np. nie zarejestrujemy się i nie składamy deklaracji. Wystarczy, że ciąży na nas obowiązek podatkowy.

Urząd może też sprawdzić płatnika, np. pracodawcę, który wylicza, pobiera i wpłaca do urzędu zaliczkę na podatek od wynagrodzenia pracownika.

Jeżeli byliśmy już kontrolowani i skończyło się to decyzją ostateczną, urząd nie może ponownie nas kontrolować (oczywiście w tej samej sprawie). Art. 282a § 2 ordynacji podatkowej przewiduje jednak pewne wyjątki od tej zasady.

Urząd może również zbadać dokumenty naszego kontrahenta (tzw. kontrola krzyżowa). Jeśli więc faktura, z której odliczyliśmy VAT, budzi wątpliwości, kontrolujący może sprawdzić, czy wystawca ma jej kopię i czy zawiera ona te same dane. Może też zażądać innych dokumentów – dowodów zapłaty, deklaracji, ewidencji. Pozwolił na to Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie w wyroku z 4 września 2009 (SA/Wa 542/09).

Podkreślił, że to urząd decyduje o tym, co jest mu potrzebne w czasie kontroli krzyżowej. Podatnik nie może przecież wiedzieć, co jest niezbędne do wyjaśnienia sprawy.

Kontrola krzyżowa odbywa się w ramach czynności sprawdzających. Mówi o niej art. 274c § 1ordynacji podatkowej. Wynika z niego, że fiskus może w związku z prowadzoną kontrolą (lub postępowaniem) zażądać od kontrahentów podatnika wykonujących działalność gospodarczą przedstawienia dokumentów, w zakresie objętym kontrolą u podatnika, w celu sprawdzenia ich prawidłowości i rzetelności.

Urzędnicy mają więc kilka warunków do spełnienia. Po pierwsze, weryfikacja dokumentów u kontrahenta musi być poprzedzona wszczęciem kontroli bądź postępowania u podatnika. Po drugie, w ramach „krzyżówki” sprawdzić można tylko kontrahenta wykonującego działalność gospodarczą. Po trzecie, kontrola krzyżowa powinna dotyczyć tylko zdarzeń, które są oceniane przez kontrolujących u podatnika.

Przykład

Urząd skarbowy kontroluje w firmie ABC rozliczenie podatku dochodowego.

W ramach czynności sprawdzających przeprowadza kontrolę krzyżową u jej kontrahenta. Nie może jednak przeglądać jego ewidencji VAT.

Trzeba znać kilka ustaw

O zasadach prowadzenia kontroli podatkowej mówi przede wszystkim dział VI ustawy z 29 sierpnia 1997  Ordynacja podatkowa (tekst jedn. DzU z 2005 r. nr 8, poz. 60 ze zm.). Stosuje się do niej również inne przepisy ordynacji.

Ogólne reguły sprawdzania przedsiębiorców znajdziemy  w ustawie z 2 lipca 2004 o swobodzie działalności gospodarczej (tekst jedn. DzU z 2010 r. nr 220, poz. 1447 ze zm.). Do przedsiębiorcy może też zawitać kontrola skarbowa. Ma ona szerszy zakres niż kontrola podatkowa i obejmuje z reguły większe firmy.

Urząd kontroli skarbowej może zbadać nie tylko rozliczenie podatkowe, ale np. sposób gospodarowania środkami z Unii Europejskiej i mieniem Skarbu Państwa.

O zasadach jej prowadzenia mówi ustawa z 28 września 1991 o kontroli skarbowej (tekst jedn. DzU z 2011 r. nr 41, poz. 214).

Komentuje Andrzej Zubik, doradca podatkowy, menedżer w zespole ds. postępowań podatkowych w PwC

Przedsiębiorca powinien aktywnie uczestniczyć w kontroli. W jej trakcie są bowiem największe szanse na przekonanie fiskusa do swoich racji. Później – gdy obie strony okopią się na swoich stanowiskach – jest o to trudniej. Dlatego w interesie podatnika jest dokładne wyjaśnienie stanu faktycznego i przedstawienie argumentów prawnych. Swoje wyjaśnienia może poprzeć dokumentacją – zapisami w księgach, fakturami, umowami.

Wstrzymywanie się z przedstawianiem dowodów w trakcie sporu z fiskusem może zostać negatywnie ocenione przez sąd. Zresztą przepisy dopuszczają złożenie przed sądem tylko dowodu uzupełniającego z dokumentów. Dlatego już na etapie kontroli podatnikowi powinno zależeć na ujawnieniu korzystnych dla niego okoliczności sprawy. Nie można bowiem wymagać, że urząd sam je wszystkie odkryje.

Wszystkie ważniejsze wyjaśnienia warto przekazywać na piśmie, w tej samej formie urząd powinien zadawać pytania. Trzeba też zapisywać, jakie dokumenty oddajemy kontrolującym.

Pracownikom, którzy nie zostali wyznaczeni do kontaktów z fiskusem, lepiej zakazać udzielania  ustnych informacji bez obecności kontrolowanego lub osoby przez niego wskazanej. Nieprecyzyjne wyjaśnienia na początku kontroli mogą bowiem mieć poważne konsekwencje. Jeśli kontrolujący będą chcieli porozmawiać z daną osobą, mogą ją wezwać do złożenia wyjaśnień (bezpieczniej to zrobić na piśmie) lub zeznań.

NIE IGNORUJ URZĘDNIKA

Przedsiębiorca może uczestniczyć w czynnościach kontrolnych. Warto z tego uprawnienia skorzystać i monitorować poczynania fiskusa

Jak się zachowywać w czasie kontroli? Na pewno nie można ignorować przedstawicieli fiskusa. Za uprzykrzanie im życia grozi kara. Zgodnie bowiem z art. 262 § 1 ordynacji podatkowej osoba, która mimo prawidłowego wezwania:

- nie stawiła się bez uzasadnionej przyczyny,

- bezzasadnie odmówiła złożenia wyjaśnień, zeznań, wydania opinii, okazania przedmiotu oględzin lub udziału w innej czynności lub

- bez zezwolenia organu opuściła miejsce przeprowadzenia czynności przed jej zakończeniem, może zostać ukarana karą porządkową do 2500 zł.

Trzeba też pamiętać o art. 83 kodeksu karnego skarbowego, który mówi o grzywnie za udaremnianie lub utrudnianie wykonywania czynności służbowych.

Obowiązki przedsiębiorcy

Pracownikom urzędu trzeba umożliwić wykonywanie czynności kontrolnych. Musimy więc udzielać im wyjaśnień i zapewnić warunki do pracy. Jeżeli mamy takie możliwości, to udostępnić samodzielne pomieszczenie i miejsce do przechowywania dokumentów. Ponadto musimy:

- udostępnić księgi podatkowe i inne dokumenty oraz zapewnić możliwość sporządzania kopii, wydruków, notatek,

- umożliwić wstęp do pomieszczeń, w których jest prowadzona działalność (także do mieszkania), oraz na teren firmy,

- okazać swój majątek,

- umożliwić filmowanie, fotografowanie, nagrywanie, jeżeli uzyskane dzięki temu informacje mogą być wykorzystane w postępowaniu dowodowym,

- przedstawić tłumaczenie dokumentacji sporządzonej w obcym języku,

- prowadzić książkę kontroli.

Kontrolować można w godzinach prowadzenia działalności. Jeżeli w trakcie kontroli podatnik skróci czas działania, przedstawiciele fiskusa mają na pracę osiem godzin dziennie.

Można asystować...

Podatnik ma prawo uczestniczyć w czynnościach kontrolnych. Warto, żeby wyznaczył osobę odpowiedzialną za kontakty z urzędnikami, podpytywani przez nich pracownicy mogą bowiem udzielić niedokładnych, a nawet sprzecznych informacji. Dobrze, jeśli jest to osoba znająca się na podatkach, handlowiec albo specjalista od reklamy może bowiem inaczej ocenić przeprowadzone transakcje i zawarte umowy.

Podatnik może też wnioskować o przeprowadzenie dowodu, np. przesłuchanie świadka, zasięgnięcie opinii biegłego. Kontrolerzy powinni ten wniosek uwzględnić, jeżeli ma znaczenie dla sprawy. Jeśli tego nie zrobią, mamy podstawę do uchylenia ich rozstrzygnięcia.

Warto też prowadzić rejestr przekazanych kontrolerom dokumentów, a na ich pytania odpowiadać pisemnie. Trzeba też zwracać uwagę na to, co im dajemy, np. opinie doradców wskazujące na zagrożenia związane z daną transakcją mogą być dobrą wskazówką dla fiskusa.

Czy musimy wyjaśniać wszystkie wątpliwości kontrolerów? Wydaje się, że tak, bo dzięki temu możemy przekonać ich do swoich racji i uniknąć części zarzutów.

Co może kontrolujący

Pracownicy urzędu uprawnieni są do:

- wstępu do budynków, lokali lub innych pomieszczeń, a w określonych przypadkach także do mieszkania kontrolowanego,

- żądania wyjaśnień dotyczących przedmiotu kontroli,

- żądania okazania majątku i umożliwienia jego oględzin,

- dostępu do ksiąg w siedzibie kontrolowanego albo w miejscu ich prowadzenia lub przechowywania,

- legitymowania,

- żądania złożenia oświadczenia o majątku kontrolowanego,

- zabezpieczania zebranych dowodów,

- żądania udostępnienia akt, ksiąg i dokumentów (oraz innych materiałów) związanych z kontrolą, sporządzania z nich odpisów, kopii, wyciągów, notatek, wydruków i pobierania danych w formie elektronicznej oraz wydania ich za pokwitowaniem,

- przesłuchiwania kontrolowanego, osób upoważnionych do reprezentowania lub prowadzenia jego spraw, pracowników oraz współpracowników, świadków,

- żądania przeprowadzenia spisu z natury,

- korzystania z opinii biegłych,

- przeglądania akt postępowania przygotowawczego i sądowego, akt spraw sądowych, dokumentów zawierających informacje stanowiące tajemnicę państwową, służbową lub zawodową oraz sporządzania z nich notatek i odpisów,

- wstępu na teren kontrolowanego i poruszania się po nim bez przepustki (na podstawie legitymacji służbowej) i bez obowiązku poddania się rewizji osobistej (z zachowaniem jednak zasad bezpieczeństwa i higieny pracy),

- żądania wydania próbek towarów,

- korzystania z pomocy policji, straży miejskiej lub granicznej.

...i się sprzeciwiać

Na działania kontrolerów przedsiębiorca może wnieść pisemny sprzeciw. Ma na to trzy dni robocze od dnia wszczęcia kontroli (wyjątkiem jest przekroczenie przez urzędników rocznego limitu czasu kontroli). Powoduje to wstrzymanie czynności kontrolnych.

Urząd może jednak zabezpieczyć dowody (np. dokumenty, próbki wyrobów).

Fiskus w ciągu trzech dni rozpatruje sprzeciw i wydaje postanowienie o odstąpieniu lub kontynuowaniu czynności kontrolnych (przysługuje na nie zażalenie).

TYDZIEŃ NA PRZYGOTOWANIA

Urząd nie przyjdzie na kontrolę z zaskoczenia. Przedsiębiorca musi przynajmniej siedem dni wcześniej wiedzieć o jego wizycie. Od tej zasady są jednak liczne wyjątki

Kontrolę można rozpocząć dopiero po tygodniu od dnia doręczenia zawiadomienia o zamiarze jej wszczęcia.

W zawiadomieniu wskazuje się zakres kontroli, czyli rodzaj podatku, jaki będzie sprawdzany, i okres objęty weryfikacją. Podatnik zatem wie, co skontrolują urzędnicy, i warto, aby sprawdził wcześniej, czy wszystko jest w porządku.

Przez tydzień może przejrzeć dokumenty, wyłapać ewentualne pomyłki, złożyć korektę deklaracji i zapłacić zaległą daninę. Wtedy uniknie kary z kodeksu karnego skarbowego.

Czasem bez zawiadomienia

Przepisy wymieniają sporo wyjątków od zasady informowania podatnika o planowanej kontroli. Urząd nie musi przesyłać zawiadomienia, jeśli kontrola:

- dotyczy zasadności zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego w rozumieniu przepisów o VAT,

- ma być wszczęta na żądanie organu prowadzącego postępowanie przygotowawcze o przestępstwo lub przestępstwo skarbowe,

- jest związana z opodatkowaniem przychodów, które nie mają pokrycia w ujawnionych źródłach lub pochodzą ze źródeł nieujawnionych,

- dotyczy niezgłoszonej do opodatkowania działalności gospodarczej,

- ma być podjęta na podstawie informacji uzyskanych zgodnie z przepisami o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu,

- jest wszczęta w trybie uproszczonym (tzw. kontrola na legitymację),

- ma charakter doraźny i dotyczy ewidencjonowania obrotu za pomocą kasy rejestrującej, użytkowania kasy rejestrującej lub sporządzania spisu z natury.

Przestępstwo nie popłaca

O zamiarach fiskusa nie dowiedzą się także kontrolowani, którzy:

- zostali w Polsce prawomocnie skazani za popełnienie niektórych przestępstw lub wykroczeń; u osób prawnych ten warunek odnosi się do każdego członka zarządu lub osoby zarządzającej, a w spółkach niemających osobowości prawnej – do każdego wspólnika,

- są zobowiązani w postępowaniu egzekucyjnym w administracji,

- nie mają miejsca zamieszkania lub adresu siedziby albo doręczanie pism na podane adresy było bezskuteczne lub utrudnione.

Poza tym nie ma obowiązku przekazywania zawiadomienia, jeśli podczas kontroli okazało się (wskutek stwierdzonych nieprawidłowości), że trzeba rozszerzyć ją na inne okresy.

Trzeba też pamiętać o wyjątkach wprowadzonych przez ustawę o swobodzie działalności gospodarczej. Wynika z niej, że kontrolę można rozpocząć bez zawiadomienia m.in. wtedy, gdy:

- ma zostać przeprowadzona na podstawie bezpośrednio stosowanych przepisów powszechnie obowiązującego prawa wspólnotowego albo na podstawie ratyfikowanej umowy międzynarodowej,

- jej przeprowadzenie jest niezbędne dla przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa lub wykroczenia, przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa skarbowego lub wykroczenia skarbowego lub zabezpieczenia dowodów jego popełnienia,

- jest uzasadniona bezpośrednim zagrożeniem życia, zdrowia lub środowiska naturalnego.

Warto też wspomnieć, że przepisu o obowiązku zawiadamiania o planowanej kontroli nie stosuje się w wypadkach wymienionych w art. 84a ustawy o swobodzie działalności gospodarczej np. wobec przedsiębiorców, którzy prowadzą działalność w zakresie objętym szczególnym nadzorem podatkowym.

Kiedy wystarczy legitymacja

Jeden z wyjątków od zasady zawiadamiania o wizycie fiskusa dotyczy tzw. kontroli na legitymację. Kiedy można ją rozpocząć? Wtedy, gdy czynności kontrolne są niezbędne dla przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa skarbowego lub wykroczenia skarbowego lub zabezpieczenia dowodów jego popełnienia.

Wydaje się, że możliwość ta powinna być stosowana wtedy, gdy pracownicy urzędu są świadkami czynu naruszającego przepisy (np. sprzedaży z pominięciem kasy rejestrującej), a zwłoka mogłaby ułatwić „zatarcie śladów”.

Z kolei ustawa o swobodzie działalności gospodarczej pozwala na kontrolę na legitymację także wtedy, gdy jej przeprowadzenie jest uzasadnione bezpośrednim zagrożeniem życia, zdrowia lub środowiska naturalnego.

Również wtedy, gdy kontrola zaczęła się na legitymację, fiskus musi dostarczyć upoważnienie do jej przeprowadzenia. Jeśli urzędnicy nie zrobią tego w ciągu trzech dni, dokumenty z czynności kontrolnych nie są dowodem w postępowaniu podatkowym.

Na koniec protokół

Kontrola kończy się w dniu doręczenia protokołu. Musi on zawierać ocenę prawną sprawy. Przedsiębiorca dowie się więc, jakie fiskus wykrył nieprawidłowości. Potem ma 14 dni na złożenie zastrzeżeń i wyjaśnień oraz wskazanie nowych dowodów. Warto to zrobić, bo inaczej przyjmuje się, że nie kwestionuje ustaleń kontroli.

Urząd musi ustosunkować się do naszych wątpliwości (ma na to także 14 dni).

Jeżeli w czasie kontroli stwierdzono nieprawidłowości, trzeba powiadomić urząd o każdej zmianie adresu dokonanej w ciągu sześciu miesięcy od jej zakończenia.

Co do zasady fiskus ma sześć miesięcy na wszczęcie postępowania podatkowego. Chyba że przedsiębiorca złoży korektę deklaracji w całości uwzględniającą ujawnione nieprawidłowości.

Komentuje: Mariusz Gumola, doradca podatkowy w kancelarii Ożóg i Wspólnicy

Urząd powinien zawiadomić podatnika o planowanej kontroli. Od tej zasady jest jednak dużo wyjątków i urzędy często z nich korzystają.

Przykładowo o kontroli nie zostanie poinformowany podatnik, który jest „zobowiązanym w postępowaniu egzekucyjnym w administracji”. Wystarczy więc, że ma na koncie jakieś zaległości objęte postępowaniem egzekucyjnym, np. mandat za przekroczenie prędkości. Kontrolerzy mogą to sprawdzić w dziale egzekucji urzędu.

Inny wyjątek: nie trzeba wysyłać zawiadomienia, jeżeli kontrola ma być wszczęta na żądanie organu prowadzącego postępowanie przygotowawcze o przestępstwo skarbowe. Załóżmy, że naczelnik urzędu skarbowego wszczął postępowanie karnoskarbowe wobec płatnika, który nie odprowadzał w terminie zaliczek na podatek od wynagrodzeń pracowników. Zleca kontrolę podatkową, którą można przeprowadzić bez uprzedniego zawiadomienia.

Zdarza się też, że organy skarbowe nadużywają możliwości kontroli na tzw. legitymację. Podatnikom trudno bowiem zweryfikować, czy fiskus miał do tego prawo. Często decydują tu subiektywne odczucia kontrolerów.

Czy naruszenie przepisów określających zasady prowadzenia kontroli podatkowej powoduje automatycznie, że zebrane w jej trakcie dowody nie mogą być wykorzystane w postępowaniu podatkowym? Należy pamiętać, że każde naruszenie procedury może stanowić podstawę do zakwestionowania niekorzystnego rozstrzygnięcia, jeśli mogło ono mieć istotny wpływ na wynik sprawy.

Gdy zatem naruszenie przepisów polegało np. na bezprawnym pozbawieniu podatnika prawa udziału w czynnościach kontrolnych, sąd powinien uchylić decyzję wydaną na podstawie dowodów zgromadzonych w toku kontroli.

URZĄD OBOWIĄZUJĄ LIMITY

Urzędnicy nie mogą w nieskończoność weryfikować podatkowych rozliczeń przedsiębiorcy

Z ustawy o swobodzie działalności gospodarczej wynika, że kontrola u przedsiębiorcy w jednym roku kalendarzowym nie może przekraczać:

- 12 dni roboczych u mikroprzedsiębiorców,

- 18 dni roboczych u małych przedsiębiorców,

- 24 dni roboczych u średnich przedsiębiorców,

- 48 dni roboczych u pozostałych.

Nie można też równocześnie prowadzić więcej niż jednej kontroli.

Do szybkiego zakończenia wizyty u podatnika mobilizuje też ordynacja podatkowa. Art. 284b mówi o tym, kiedy trzeba kontrolę skończyć: bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie wskazanym w upoważnieniu.

Jeżeli kontroler zamierza go przekroczyć, powinien uprzedzić przedsiębiorcę, podając przyczyny i wskazując nowy termin. Gdy tego nie zrobi, dokumenty z czynności przeprowadzonych po czasie nie mogą być dowodem w postępowaniu podatkowym.

Na wydłużenie kontroli zezwala także art. 83 ust. 3 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej – z przyczyn niezależnych od organu. Nie może to jednak naruszać wyżej wymienionych terminów.

Przedłużenie czasu trwania kontroli możliwe jest także wtedy, gdy zostanie ujawnione zaniżenie zobowiązania podatkowego lub zawyżenie straty w wysokości przekraczającej równowartość 10 proc. kwoty zadeklarowanej przez podatnika albo w razie ujawnienia, że nie złożył deklaracji pomimo takiego obowiązku.

Wtedy kontrola może trwać dwukrotnie dłużej, niż w sytuacji gdy takich nieprawidłowości nie wykryto.

Ponadto urząd może ponownie odwiedzić podatnika, jeśli kontrola wykazała rażące naruszenie przepisów.

To nie wszystkie wyjątki. Przykładowo ograniczeń czasu i ilości kontroli nie stosuje się, gdy jej przeprowadzenie jest niezbędne dla przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa lub wykroczenia (także skarbowego) lub zabezpieczenia dowodów jego popełnienia, a także wtedy, gdy dotyczy zasadności dokonania zwrotu VAT.

Zasady dla kontrolerów

Ustawa o swobodzie działalności gospodarczej określa kilka ogólnych zasad chroniących kontrolowanego przedsiębiorcę.

Przykładowo wynika z niej, że dowody przeprowadzone w toku kontroli z naruszeniem przepisów, jeżeli miały istotny wpływ na wyniki kontroli, nie mogą stanowić dowodu w postępowaniu podatkowym lub karnoskarbowym.

Przedsiębiorcy, który poniósł szkodę na skutek przeprowadzenia czynności kontrolnych z naruszeniem przepisów, przysługuje odszkodowanie.Ważne jest też, że czynności kontrolne powinny być przeprowadzane w sposób sprawny i możliwie niezakłócający funkcjonowania przedsiębiorcy.

Zobacz serwis:

W urzędzie skarbowym » Kontrola podatkowa i skarbowa