Lepiej nie korzystać ze służbowego auta do prywatnych celów

Wielu szefów godzi się na to, aby ich pracownicy korzystali z firmowej floty dla prywatnych celów. Dotyczy to zarówno jazdy po godzinach, jak i na przykład w czasie urlopu. Oczywiście nie ma przeszkód, aby takie auta podwładnym udostępnić. Nawet bez najmniejszej gratyfikacji.

Należyta wycena

Kłopot jednak w tym, że korzystanie z samochodu firmowego może mieć wpływ na powstanie przychodu po stronie pracownika. Dlatego że do przychodów ze stosunku pracy kodea o PIT zalicza nie tylko wynagrodzenie czy ekwiwalent za niewykorzystany urlop, ale i wartość świadczeń odpłatnych lub częściowo odpłatnych. Mówi o tym art. 12 ust. 1 ustawy o PIT.

Bezpłatne używanie auta służbowego jest nieodpłatnym świadczeniem na jego rzecz. Aby poznać wartość takiego świadczenia, trzeba je wycenić. Pytanie jak?

Mówi o tym art. 12 ust. 3 ustawy o PIT, który nakazuje tu stosowanie zasad określonych w art. 11 ust. 2 – 2b tej ustawy.

Oznacza to, że wartość świadczenia ustala się według cen rynkowych stosowanych przy świadczeniu usług lub udostępnianiu rzeczy lub praw tego samego rodzaju i gatunku, z uwzględnieniem w szczególności ich stanu i stopnia zużycia oraz czasu i miejsca udostępnienia.

Przy wycenie liczy się marka samochodu, rok produkcji, stan techniczny, przebieg i wyposażenie. Znaczenie ma  także, kto ponosi koszty benzyny i napraw. Tak ustaloną wartość nieodpłatnego świadczenia trzeba porównać z cenami usług świadczonych przez działające na tym samym terenie co dany pracodawca firmy zajmujące się wynajmem takich samochodów, które po analizie powyższych kryteriów odpowiadają samochodowi wykorzystywanemu przez pracownika.

W praktyce fiskus zaleca bowiem, aby przy ustalaniu wielkości przychodu stosować stawki, którymi posługują się wypożyczalnie samochodów. Ostateczny przychód do opodatkowania należy skalkulować, pomniejszając taką stawkę o koszty poniesione przez pracownika. Do takich zalicza się np. cenę paliwa, wymiany żarówki, parkingu czy myjni.

Jednocześnie kwotę powiększa się o to, co sfinansował pracodawca. Eksperci przestrzegają jednak, że w polskich przepisach podatkowych nie ma  jasno określonych wytycznych, jak należy kalkulować wartość nieodpłatnego świadczenia usług z tytułu użytkowania samochodu służbowego dla celów prywatnych.

– Nawet jeżeli płatnik występuje z wnioskiem do izby skarbowej o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego, może liczyć się z odpowiedzią, że rolą izby skarbowej w tym postępowaniu nie jest ustalenie, czy sposób kalkulacji przychodu dla pracownika z tytułu nieodpłatnego korzystania na potrzeby prywatne z samochodu służbowego jest prawidłowy, stanowi to bowiem domenę ewentualnego postępowania podatkowego – ostrzega Renata Kabas-Komorniczak, doradca podatkowy w firmie Rödl & Partner.

Bez ułatwień

- A czy wolno procedurę uprościć i wszystkim pracownikom korzystającym z samochodów służbowych dla celów prywatnych przypisać jedną stawkę ryczałtową za przejechany kilometr? – pyta  przedsiębiorca.

– Taka stawka jest nie do przyjęcia, ponieważ jej wyliczenie powinno być oparte na rzetelnej kalkulacji – tłumaczy Renata Kabas-Komorniczak.

– Przy ustalaniu wysokości wartości odpłatnego lub nieodpłatnego świadczenia usług z tytułu użytkowania przez pracowników samochodów służbowych do celów prywatnych należy przecież wziąć pod uwagę rzeczywisty koszt użytkowania danego samochodu. Koszt ten powinien również uwzględniać markę samochodu, jego rok produkcji, stan techniczny, przebieg oraz wyposażenie.

- Czy osoba korzystająca z auta dla celów prywatnych może przedłożyć wycenę za cały rok, a następnie podzielić tę kwotę po równo na poszczególne miesiące?

– dopytuje się czytelnik.

– Teoretycznie tak, jeśli faktycznie podstawa wyceny będzie pokrywać się z rzeczywistym zużyciem w danym okresie, co właściwie jest mało prawdopodobne do określenia z góry. Ale czy organ jest w stanie zakwestionować taką wycenę? Przy braku przepisów dotyczących kalkulacji wartości tego świadczenia możliwe jest zakwestionowanie każdej wyceny. Może więc łatwiej żyć w przekonaniu, że samochody służbowe są używane tylko do celów służbowych – zastanawia się Kabas-Komorniczak.

Jednocześnie trzeba mieć na uwadze art. 26a § 1 ordynacji podatkowej, który mówi, że podatnik nie ponosi odpowiedzialności z tytułu zaniżenia lub nieujawnienia przez płatnika podstawy opodatkowania czynności, o których mowa w art. 12, 13 i 18 ustawy o PIT, do wysokości zaliczki, do której pobrania zobowiązany jest płatnik. A takim płatnikiem jest firma, i to ona zawsze ponosi odpowiedzialność za zaniżoną zaliczkę na PIT, nie pracownik, któremu nie doliczono jakiegoś przychodu w naturze. Dlatego jest to problem szczególnie palący i niebezpieczny właśnie dla firm.

Czytaj również:

- Korzystając ze służbowego auta, możesz mieć przychód

- Kto musi jeździć do pracy firmowym autem, nic nie zyskuje, więc nie musi płacić PIT

- Dziś nie warto uczciwie rozliczać podatku od aut

- Prosty podatek od aut jest potrzebny