Czynsz najmu uwzględniamy w ewidencji przebiegu

[b]- Firma zamierza zawrzeć umowę najmu samochodu osobowego. Będzie to najem długoterminowy (na co najmniej dwa lata). Czy czynsz z tego tytułu trzeba będzie wykazywać w ewidencji przebiegu tego pojazdu i dopiero na jej podstawie może on być zaliczany go do kosztów uzyskania przychodu? [/b]– pyta czytelnik.

Wszystko zależy od konstrukcji umowy. Jeżeli będzie spełniała kryteria, aby uznać ją za umowę leasingu w rozumieniu przepisów podatkowych, to czynsz i inne wydatki związane z eksploatacją tego samochodu dla celów firmowych będą kosztem podatkowym bez konieczności prowadzenia ewidencji przebiegu tego pojazdu. W przeciwnym razie wszystkie te wydatki (włącznie z czynszem) będą objęte limitem wynikającym z tej ewidencji.

[srodtytul]Z ograniczeniem[/srodtytul]

Jak wynika z art. 16 ust. 1 pkt 51 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=3EC0892953EAF58605FEE453B6E7CBF6?id=115893]ustawy o CIT[/link] (art. 23 ust. 1 pkt 46 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?n=1&id=346580]ustawy o PIT[/link]), nie zalicza się do kosztów uzyskania przychodu wydatków, z tytułu kosztów używania, na potrzeby działalności gospodarczej, samochodów osobowych niestanowiących składników majątku podatnika – w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu dla celów podatnika przez stawkę za jeden kilometr przebiegu. Podatnik jest obowiązany prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu.

[srodtytul]Co w ramach limitu[/srodtytul]

Może budzić pewne wątpliwości, czy czynsz za najem jest rzeczywiście wydatkiem z tytułu używania samochodu. Jest on przecież płacony niezależnie od tego, czy podatnik używa samochodu czy nie. Organy podatkowe uważają jednak, że czynsz z tytułu najmu również objęty jest limitem wynikającym z ewidencji przebiegu tego pojazdu.

Takie stanowisko zajęła m.in.[b] Izba Skarbowa w Bydgoszczy w interpretacji z 23 sierpnia 2010 r. (ITPB1/415-498/10/PSZ)[/b]. Czytamy w niej, że czynsz z tytułu najmu samochodu osobowego i jego ubezpieczenie są płatnościami z tytułu używania tego samochodu, na co wskazuje wykładnia językowa przywołanych przepisów.

Ponieważ ustawodawca na gruncie prawa podatkowego nie definiuje pojęcia „wydatków z tytułu używania”, należy się odwołać do słownika języka polskiego, w którym przez „wydatek” rozumie się „sumę, która ma być wydana” lub „sumę wydaną na coś”, natomiast „używać” oznacza „stosować coś, użytkować, posługiwać się czymś, robić z czegoś użytek” („Słownik współczesnego języka polskiego” pod. red. Bogusława Dunaja, Warszawa 1996, s. 1200 i 1262).

Są to zatem wszelkie sumy wydane w związku z posługiwaniem się rzeczą, korzystaniem z rzeczy. Wydatki z tytułu czynszu za najem, jako opłata za możliwość korzystania z rzeczy, mieszczą się w tym pojęciu.

[ramka][b]NSA o rozliczeniu czynszu

To także koszt używania rzeczy[/b]

Za tym że czynsz najmu samochodu osobowego jest kosztem ograniczonym do wysokości limitu wynikającego z ewidencji przebiegu pojazdu, opowiedział się także [b]Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 25 marca 2010 r. (II FSK 1890/08). [/b]

Czytamy w nim: „Możliwość korzystania z cudzej rzeczy z zasady wynika z istnienia tytułu prawnego. Jeżeli uprawnienie to wynika z umowy, a umowa ta ma charakter odpłatny (tak jak w niniejszej sprawie), to uznać należy, że wydatki związane z realizacją tej umowy są wydatkami z tytułu kosztów używania tej rzeczy. Wydatki związane z uprawnieniem do używania cudzej rzeczy stanowią niewątpliwie wydatek związany z używaniem tej rzeczy.

Brak jest podstaw do przyjęcia poglądu strony skarżącej prezentowanego w skardze kasacyjnej, że koszty używania samochodu obejmują wyłącznie koszty eksploatacji samochodu. W ocenie sądu koszty używania cudzej rzeczy obejmują wynagrodzenie za korzystanie z tej rzeczy, koszty eksploatacyjne oraz inne z tym związane.

Koszty używania rzeczy są pojęciem szerszym niż koszty eksploatacyjne. Do wydatków z tytułu używania samochodu osobowego niestanowiących własności podatnika zalicza się zatem wszystkie sumy wydane w związku z posługiwaniem się rzeczą, korzystaniem z rzeczy, a więc również czynsz z tytułu najmu rzeczy”.[/ramka]

Ponadto za wydatki z tytułu używania samochodu osobowego należy uznać te związane ze zwykłym jego używaniem, np. na zakup paliwa, bieżące remonty, naprawy, ubezpieczenie.

Zatem wykorzystując w działalności gospodarczej wynajęty samochód osobowy, do kosztów uzyskania przychodów podatnik może zaliczyć poniesione i udokumentowane wydatki z tytułu użytkowania go, w tym opłatę najmu i ubezpieczenie – jednak wyłącznie do wysokości nie wyższej niż odpowiadająca kwocie wynikającej z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, określoną w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra, pod warunkiem prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.

Wydatki te należy zatem ująć w tej ewidencji.

Obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu nie dotyczy natomiast samochodów osobowych używanych na podstawie umowy leasingu. Wynika to wyraźnie z art. 16 ust. 3b ustawy o CIT (art. 23 ust. 3b ustawy o PIT).

[srodtytul]Warunki z ustaw podatkowych[/srodtytul]

Co ważne, dla celów podatków dochodowych przez umowę leasingu rozumie się nie tylko tę zdefiniowaną w kodeksie cywilnym, ale także każdą inną, na mocy której finansujący oddaje korzystającemu do odpłatnego używania albo używania i pobierania pożytków na warunkach określonych w przepisach ustaw o podatkach dochodowych podlegające amortyzacji środki trwałe lub wartości niematerialne i prawne, a także grunty. Mówią o tym art. 17a pkt 1 ustawy o CIT i art. 23a pkt 1 ustawy o PIT.

[ramka][b]Kodeksowa definicja[/b]

Na podstawie art. 709[sup]1[/sup] [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=86F27ADE2102E1D67842E76D535F1BD1?id=70928]kodeksu cywilnego[/link] przez umowę leasingu finansujący zobowiązuje się, w zakresie działalności swego przedsiębiorstwa, nabyć rzecz od oznaczonego zbywcy na warunkach określonych w tej umowie i oddać tę rzecz korzystającemu do używania albo używania i pobierania pożytków przez czas oznaczony, a korzystający zobowiązuje się zapłacić finansującemu w uzgodnionych ratach wynagrodzenie pieniężne, równe co najmniej cenie lub wynagrodzeniu z tytułu nabycia rzeczy przez finansującego.

Zatem w umowie leasingu finansujący (leasingodawca) jest zobowiązany oddać do używania rzecz korzystającemu (leasingobiorcy), a ten z kolei zobowiązuje się do płatności określonego w umowie wynagrodzenia. [/ramka]

Z kolei art. 17b ust. 1 ustawy o CIT i art. 23b ust. 1 ustawy o PIT określają warunki, jakie musi spełniać umowa, by była uznana za umowę leasingu operacyjnego (tj. leasingu, którego przedmiot jest w trakcie umowy amortyzowany przez leasingodawcę).

[ramka][b]Dwa warunki[/b]

Dla celów podatkowych za umowę leasingu operacyjnego uważana jest umowa, która:

1) została zawarta na czas oznaczony, stanowiący co najmniej 40 proc. normatywnego okresu amortyzacji, jeżeli jej przedmiotem są podlegające odpisom amortyzacyjnym rzeczy ruchome lub wartości niematerialne i prawne, albo została zawarta na okres co najmniej dziesięciu lat, jeżeli jej przedmiotem są podlegające odpisom amortyzacyjnym nieruchomości, oraz

2) suma ustalonych w niej opłat, pomniejszona o należny podatek od towarów i usług, odpowiada co najmniej wartości początkowej środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych.[/ramka]

Jeżeli zatem umowa najmu samochodu (pomimo jej nazwy) będzie spełniała te warunki, to nie będzie obowiązku prowadzenia ewidencji jego przebiegu.

Wówczas zarówno czynsz, jak i wydatki związane z eksploatacją auta dla celów firmowych będą mogły być zaliczane do kosztów uzyskania przychodu bez ograniczeń wynikających z takiej ewidencji.

[srodtytul]Na dwa lata wystarczy[/srodtytul]