Kradzież w firmie - kiedy straty są kosztem podatkowym

Z orzecznictwa wynika, że w sytuacji, gdy podatnik zrobił wszystko, aby zminimalizować ryzyko powstania strat, to ma prawo zaliczyć je do kosztów.

Jeśli natomiast były one wynikiem niedbalstwa, to nie ma takiego prawa. Jak organy podatkowe rozumieją to w praktyce? Najłatwiej przeanalizować to na podstawie interpretacji.

[srodtytul]Niedobór gotówki[/srodtytul]

W odpowiedzi z[b] 25 czerwca 2010 r. (IBPBI/1/415-366/10/KB) Izba Skarbowa w Katowicach zajmowała się sytuacją kradzieży gotówki.[/b]

Z pytaniem zwrócił się przedsiębiorca, do którego firmy (pomieszczeń biurowych) w styczniu włamali się nieustaleni przez policję sprawcy i ukradli 44 tys zł. Pieniądze były w sejfie znajdującym się w pomieszczeniu, w którym był zainstalowany system alarmowy. Z powodu niewykrycia przestępców dochodzenie zostało umorzone w marcu 2010 r.

Izba skarbowa zgodziła się, że ta kradzież powstała na skutek zdarzenia losowego, którego nie można było przewidzieć. Nie była więc wynikiem zaniedbania lub nienależytego zabezpieczenia gotówki. Dlatego strata może zostać zaliczona do kosztów uzyskania przychodów.

Izba podkreśliła, że [b]dla oceny, czy podatnik dochował należytej staranności przy zabezpieczeniu pieniędzy, znaczenie ma m.in. fakt, czy środki te były zabezpieczone[/b] zgodnie z odrębnymi przepisami.

Obecnie jest to [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=3A3E01505C66F0D74C8EF618CF7C0E10?id=366344]rozporządzenie ministra spraw wewnętrznych i administracji z 7 września 2010 r. w sprawie wymagań, jakim powinna odpowiadać ochrona wartości pieniężnych przechowywanych i transportowanych przez przedsiębiorców i inne jednostki organizacyjne (DzU nr 166, poz. 1128)[/link].

[srodtytul]Pracownik znika z pieniędzmi[/srodtytul]

W firmach zdarzają się również sytuacje, kiedy jednocześnie znikają pieniądze i pracownik. Świadczy o tym pytanie jednego z podatników, które trafiło do Izby Skarbowej w Katowicach.

Z pytaniem zwrócił się przedsiębiorca, który w hipermarketach w kilku miastach prowadzi wypożyczalnie wózków na zakupy dla dzieci. Stanowiska są obsługiwane przez osoby zatrudnione na podstawie umów-zleceń. Po zakończeniu każdego miesiąca zleceniobiorcy są zobowiązani do wystawienia rachunków za wykonaną pracę. Na ich podstawie wnioskodawca wypłaca wynagrodzenie.

Z podpisywanych umów-zleceń wynika, że zatrudniane osoby mają obowiązek co kilka dni wpłacać utarg na rachunek bankowy firmy. Zdarza się jednak, że zatrudniona osoba przywłaszczy sobie utarg, np. 2 tysiące zł, podczas gdy należne mu wynagrodzenie wynosi o połowę mniej.

Zazwyczaj nie pokazuje się więcej w pracy. Wnioskodawca jest wtedy zmuszony do zgłoszenia tego faktu na policję i wstrzymania wypłaty. W większości przypadków po takim zajściu nie udaje się już skontaktować ze zleceniobiorcą. Zleceniodawca więc nie tylko traci gotówkę, ale również nie ma możliwości otrzymania rachunku za wykonaną pracę.

Wnioskodawca podkreślił, że skradziona kwota została ujęta jako przychód w miesiącu, którego dotyczył utarg (usługi są ewidencjonowane za pomocą kasy fiskalnej), a udokumentowaniem kradzieży jest brak wpływu na rachunek bankowy przywłaszczonej przez zleceniobiorcę kwoty oraz zgłoszenie na policję (a także dokumenty dotyczące sprawy sądowej).

Pytał, jak ma zaksięgować wynagrodzenie pracowników, skoro nie dokonał wypłaty, oraz czy może ująć jako koszt skradzioną kwotę.

W [b]odpowiedzi z 21 maja 2009 r. (IBPBI/1/415-200/09/KB) Izba Skarbowa w Katowicach[/b] potwierdziła, że w związku z brakiem potwierdzenia wypłaty wynagrodzenia ze strony zleceniobiorcy oraz brakiem rachunku za wykonane prace nie może ująć jako koszt należnego pracownikowi wynagrodzenia.

Nie odprowadza się też podatku od wypłat, ponieważ pieniądze zostały zawłaszczone (nie stanowiły wynagrodzenia pozostawionego do dyspozycji zleceniobiorcy).

[b] Izba wyjaśniła również, że jeśli wnioskodawca dochował należytej staranności w nadzorze nad nieuczciwymi pracownikami i potrafi to w sposób bezsporny udowodnić, to stratę powstałą w wyniku kradzieży może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. [/b]

Pamiętać jednak powinien, że zaliczeniu do kosztów podlegać może jedynie ta część utraconej gotówki, której nie uda się wnioskodawcy odzyskać w toku prowadzonego postępowania egzekucyjnego.

[srodtytul]Wyłudzenie towaru[/srodtytul]

W niektórych branżach poważnym problemem są wyłudzenia towarów. Walcząc o klienta, firmy zajmujące się handlem hurtowym często oferują sprzedaż z odroczonym terminem płatności. Wydanie towaru poprzedza wtedy weryfikacja kupującego na podstawie składanych przez niego dokumentów.

Nawet gdy jest ona bardzo dokładna, to zdarza się, że po dostawie towarów i wystawieniu faktury okazuje się, że dokumenty były sfałszowane, firma fikcyjna, a osoby dokonujące zakupu nie dają się zidentyfikować. Pojawia się wtedy pytanie, czy straty można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Problemem tym zajmowała się [b]Izba Skarbowa w Katowicach w interpretacji z 1 kwietnia 2010 r. (IBPBI/2/423-100/10/PC).[/b]

Podatnik, który zwrócił się z pytaniem, wyjaśnił, że w takiej sytuacji składa zawiadomienie o popełnieniu przestępstwa, a prokuratura umarza postępowanie, uzasadniając to niezdolnością do znalezienia sprawców.

Izba skarbowa zgodziła się z nim, że w takiej sytuacji nie dochodzi do zawarcia umowy sprzedaży. Nie ma więc zastosowania art. 16 ust. 1 pkt 25 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=3EC0892953EAF58605FEE453B6E7CBF6?id=115893]ustawy o CIT,[/link] który reguluje możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu nieściągalnych wierzytelności.

Utrata towarów handlowych w wyniku wyłudzenia nie prowadzi bowiem do powstania wierzytelności. To dlatego, że nie jest następstwem wcześniejszego zawarcia umowy, czyli zgodnego oświadczenia stron.

Izba zgodziła się również, że tego typu straty w środkach obrotowych mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, ponieważ są elementem naturalnego ryzyka towarzyszącego prowadzonej działalności gospodarczej.

Warunkiem jest dotrzymanie procedur ograniczających to ryzyko do minimum. Szkoda musi być również odpowiednio udokumentowana.