Wynajmując samochód musisz prowadzić ewidencję przebiegu

Trzeba przy tym pamiętać, że o konsekwencjach podatkowych nie decyduje sama nazwa umowy, lecz to, jaka jest jej treść.

Obowiązkiem najemcy użytkującego samochód osobowy będzie prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu. Brak ewidencji oznacza automatycznie, że wydatki z tytułu używania samochodu nie są kosztami uzyskania przychodów (art. 16 ust. 5 ustawy o CIT i art. 23 ust. 5 ustawy o PIT). Mimo prowadzenia ewidencji nie możemy zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatków z tytułu kosztów używania samochodu osobowego w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu dla celów działalności gospodarczej przez stawkę za jeden kilometr przebiegu (art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy o CIT i art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o PIT).

Innymi słowy kwota wynikająca z ewidencji przebiegu pojazdu będzie stanowić limit wydatków zaliczanych do kosztów uzyskania przychodów.

Największe wątpliwości budzi pytanie, czy ograniczenie to dotyczy jedynie wydatków związanych stricte z eksploatacją pojazdu (np. na benzynę), czy też wszystkich kosztów związanych z używaniem samochodu (łącznie z czynszem za najem).

W ocenie organów podatkowych limitowane są wszystkie wydatki [b](tak np. Izba Skarbowa w Poznaniu w interpretacji z 17 marca 2008 r., ILPB3/423-295/07-4/ŁM, i Izba Skarbowa w Bydgoszczy w interpretacji z 12 sierpnia 2009 r., ITPB1/415-499/09/TK)[/b].

W tym drugim piśmie czytamy: „Opłata najmu samochodu osobowego jest płatnością z tytułu używania tego samochodu, na co wskazuje wykładnia językowa ww. przepisu.

Ponieważ ustawodawca na gruncie prawa podatkowego nie definiuje pojęcia wydatków z tytułu używania, należy się odwołać do słownika języka polskiego (...). Są to zatem wszelkie sumy wydane w związku z posługiwaniem się rzeczą, korzystaniem z rzeczy. Wydatki z tytułu czynszu za najem, jako opłata za możliwość korzystania z rzeczy, mieszczą się w tym pojęciu”.

Sądy administracyjne zajmują w tej kwestii rozbieżne stanowiska.

[b]Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie w wyroku z 5 lutego 2010 r. (III SA/Wa 1502/09) [/b]uznał, że czynsz jest opłatą stałą, która musi być ponoszona bez względu na zakres używania wynajętej rzeczy, również powinien być płacony, gdy rzecz nie jest używana, a więc stanowi wynagrodzenie za oddanie rzeczy do używania, a w konsekwencji nie jest zaliczany do wydatków podlegających ograniczeniu wynikającemu z ewidencji przebiegu pojazdu.

Odmienne stanowisko zajął jednak[b] NSA, który w wyroku z 25 marca 2010 r. (II FSK 1890/08)[/b] wskazał, że do wydatków z tytułu używania samochodu osobowego zalicza się wszystkie sumy wydane w związku z posługiwaniem się samochodem, a więc również czynsz z tytułu najmu pojazdu.

Bezpieczniej więc przyjąć, że ograniczenie wynikające z ewidencji przebiegu pojazdów dotyczy całości wydatków (także opłat za najem). To niestety znacznie ogranicza wysokość kwot, które można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów.

[ramka][b]Przykład [/b]

Podatnik wykorzystywał samochód osobowy przez miesiąc na podstawie umowy najmu. Zapłacił czynsz w wysokości 800 zł. Dodatkowo wydał w tym czasie 280 zł na paliwo.

Z prowadzonej przez niego ewidencji przebiegu pojazdu wynikało, że iloczyn liczby przejechanych kilometrów (750 km) i stawki za jeden kilometr (0,5214 zł/km) wyniósł 391,05 zł.

W konsekwencji w kosztach danego miesiąca może ująć jedynie wydatki do tej wysokości.[/ramka]

[ramka][b]Co w ewidencji[/b]

Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać co najmniej następujące dane:

- nazwisko i imię, adres zamieszkania osoby używającej pojazdu,

- numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika,

- kolejny numer wpisu,

- datę i cel wyjazdu,

- opis trasy (skąd – dokąd),

- liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,

- stawkę za jeden kilometr przebiegu,

- kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu,

- podpis podatnika i jego dane.

Stawki za jeden kilometr przebiegu uzależnione są od pojemności silnika i wynoszą obecnie 0,5214 zł/km (dla pojemności do 900 cm. sześc.) i 0,8358 zł/km (dla pozostałych).[/ramka]