Firma w domu: nie wszystkie wydatki są kosztem

[link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?n=1&id=346580]Ustawa o PIT[/link] mówi, że kosztami są wszystkie wydatki, które przedsiębiorca ponosi w celu osiągnięcia przychodów albo zabezpieczenia czy zachowania jego źródeł, z wyjątkiem tych, które wymienia art. 23. Na co zatem warto wydać, aby zaoszczędzić?

[srodtytul]Z wyposażeniem biura...[/srodtytul]

Wyposażenie biura to podstawa, nawet gdy prowadzimy je w mieszkaniu. Jeśli kupujemy meble (czy sprzęt komputerowy), których przewidywany okres używania wynosi rok, i będą one wykorzystywane na potrzeby związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, musimy zdecydować, czy amortyzować je, a jeśli tak – to jaką metodę wybrać.

[b]Przedsiębiorcy nie muszą (ale mogą) dokonywać odpisów amortyzacyjnych od środków trwałych, których wartość początkowa nie przekracza 3500 zł.[/b]

Decydując się na amortyzację, wybierzmy jej metodę przed rozpoczęciem dokonywania odpisów. Wybraną bowiem musimy stosować do pełnego zamortyzowania danego środka trwałego.

[srodtytul]... mogą być kłopoty[/srodtytul]

Niestety, nie wszystkie wydatki, jakie poniesiemy, zaliczymy do kosztów podatkowych, a nawet jeśli to zrobimy – może się okazać, że fiskus je zakwestionuje.

[b]Problemu nie będzie przy kupnie biurka, fotela, komputera, drukarki itp. Gorzej, jeśli zdecydujemy się zainwestować w meble kuchenne jako wyposażenie firmy, którą prowadzimy w domu[/b]. Po godzinach urzędowania będą służyły naszym potrzebom prywatnym.

Wprawdzie [b]NSA w wyroku z 18 czerwca 1997 r. (I SA/Łd 537/96) [/b]orzekł, że żaden przepis nie ustala kryteriów, jakim powinny odpowiadać meble służące wyposażeniu pomieszczeń przeznaczonych do prowadzenia działalności gospodarczej, i że fiskus może jedynie zakwestionować określone wydatki jako koszty uzyskania przychodów, stosując kryteria wynikające z przepisów prawa.

Tam jednak, gdzie jest nieco dowolności, najłatwiej o spór z urzędnikami. A to nie oni, lecz podatnik musi udowodnić swoje racje.

Niezależnie od tego, jak zdecydujemy, pamiętajmy, że zaliczając wydatki poniesione na kupno wyposażenia mieszkania, w którym prowadzona jest firma i w którym mieszkamy, uwzględnimy w kosztach tylko ich część – tę, która służy działalności gospodarczej.

Pamiętajmy też o treści art. 23 ust. 1 pkt 49 ustawy o PIT. Mówi on, że nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków poniesionych na zakup rzeczowych składników majątku przedsiębiorstwa niezaliczanych zgodnie z odrębnymi przepisami do środków trwałych w przypadku stwierdzenia, że składniki te nie są wykorzystywane do celów prowadzonej działalności gospodarczej, lecz służą osobistym celom podatnika, pracowników lub innych osób, albo bez uzasadnienia znajdują się poza siedzibą przedsiębiorstwa.

[srodtytul]Telefon i Internet...[/srodtytul]

W tym wypadku również mogą się pojawić problemy i wątpliwości. Co prawda przepisy ustawy o PIT nie mówią nic o tym, że wydatków tych nie wolno zaliczać do kosztów podatkowych, przedsiębiorcy zatem je rozliczają. Wystarczy, że telefon jest zarejestrowany na firmę. Podobnie z Internetem. Co ma jednak zrobić przedsiębiorca, który firmę prowadzi w domu, a abonament jest opłacany przez osobę prywatną?

Fiskus twierdzi, że w takim wypadku opłaty za abonament kosztem nie będą, bo konieczność jego opłacania istnieje niezależnie od tego, czy jeden z członków rodziny prowadzi działalność gospodarczą, czy też nie.

Wydaje się jednak, że jeśli korzystanie z Internetu będzie konieczne do prawidłowego funkcjonowania działalności i będzie to miało odzwierciedlenie w wielkości przychodów uzyskiwanych z tej działalności, to wydatki na ten cel – jeśli możliwe będzie wyodrębnienie ich wysokości z ogólnej sumy – będą kosztem podatkowym firmy.

[b]Problemów z rozliczeniem nie powinno być natomiast w przypadku rozmów służbowych. Te bez obaw wolno odliczyć na podstawie zestawienia rozmów telefonicznych[/b]. Pamiętajmy przy tym, że kosztem nie będą wydatki na rozmowy prywatne.

[srodtytul]... oraz gaz i woda[/srodtytul]

Proporcjonalnie rozliczane mogą być też opłaty za tzw. media (gaz, prąd, woda). Wydatki na opłacenie takich rachunków, nawet gdy wystawiane są nie na firmę, lecz na osobę prywatną, wolno zaliczyć do kosztów. Ale nie w całości, lecz w odpowiedniej proporcji.

Wydatki te będą kosztem w takim procencie, jaki w powierzchni całego mieszkania stanowi pomieszczenie przeznaczone na prowadzenie działalności gospodarczej.

[ramka][b]Przykład[/b]

Pan Andrzej ma dom o powierzchni 300 mkw. 60 proc. jego powierzchni to część mieszkalna (180 mkw.), a 40 proc. – użytkowa, przeznaczona na działalność gospodarczą (120 mkw.). Budynek jest ogrzewany gazem. Pomiar jego zużycia odbywa się na podstawie specjalnych mierników.

Kosztem podatkowym może być jedynie ta część rachunków za gaz, która dotyczy pomieszczeń wykorzystywanych przez firmę. Jeśli nie uda się ustalić, ile gazu jest zużywane do ogrzania części użytkowej, trzeba będzie rozliczyć rachunki procentowo.[/ramka]

[srodtytul]Amortyzacja[/srodtytul]

Lokal przeznaczony na działalność można amortyzować. Wolno to zrobić na dwa sposoby. Pierwszy, uproszczony, określa art. 22g ust. 10 ustawy o PIT.

Przepis ten mówi, że przedsiębiorca może ustalić wartość początkową budynków mieszkalnych lub lokali mieszkalnych używanych do celów prowadzonej przez siebie działalności gospodarczej, przyjmując w każdym roku podatkowym wartość stanowiącą iloczyn metrów kwadratowych powierzchni użytkowej zajętej na cele firmy i kwoty 988 zł.

Za powierzchnię użytkową przyjmuje się tę przyjętą dla celów podatku od nieruchomości (patrz ramka). Sposób ten jest jednak mało opłacalny.

Drugi – bardziej skomplikowany – pozwala ustalić wartość początkową według ceny nabycia. W myśl art. 22g ust. 3 ustawy o PIT jest nią kwota należna zbywcy powiększona o koszty związane z zakupem naliczone do dnia przekazania środka trwałego do używania (m.in. koszty opłat notarialnych, skarbowych), pomniejszona o VAT (gdy może być odliczony).

[ramka][b]Przykład[/b]

Powierzchnia całego budynku wynosi 200 mkw. Na działalność usługową pan Stefan przeznaczył 80 mkw., część mieszkalna to 120 mkw. Cena nabycia budynku to 980 tys. zł. Odpisów amortyzacyjnych dokona od wartości początkowej wynoszącej 392 tys. zł, co wynika z następującego wyliczenia: stosunek powierzchni użytkowej zajętej na działalność gospodarczą do powierzchni ogółem:

80 mkw.: 200 mkw. x 100 proc. = 40 proc.;

980 tys. x 40 proc. = 392 tys. zł.

Gdyby ustalał wartość początkową, wykorzystując uproszczony sposób, wyniosłaby ona 79 040 zł (80 mkw., czyli część użytkowa zajęta na cele firmy, x 988 zł).[/ramka]

[ramka][b]Uwaga [/b]

Składniki majątkowe zaliczane do środków trwałych muszą być objęte odpowiednią ewidencją lub wykazem. W przeciwnym razie odpisy amortyzacyjne nie będą kosztem podatkowym.[/ramka]

[ramka] [b]Trzeba ustalić właściwą proporcję[/b]

Wydatków związanych z częścią budynku zajętą na działalność gospodarczą i poniesionych na część mieszkalną nie ewidencjonujemy osobno. Ustalamy je proporcjonalnie, na podstawie posiadanych faktur i rachunków.

Jeśli tylko część nieruchomości, w tym budynku mieszkalnego lub lokalu mieszkalnego, jest wykorzystywana do prowadzenia działalności gospodarczej bądź wynajmowana lub wydzierżawiana – odpisów amortyzacyjnych dokonuje się w wysokości ustalonej od wartości początkowej nieruchomości, budynku lub lokalu odpowiadającej stosunkowi powierzchni użytkowej wykorzystywanej do prowadzenia działalności gospodarczej, wynajmowanej lub wydzierżawianej do ogólnej powierzchni użytkowej tej nieruchomości, budynku lub lokalu (art. 22f ust. 4 ustawy o PIT). [/ramka]