Zwrot wydatków a VAT

Może chodzić np. o zwrot wydatków pomiędzy kontrahentami uczestniczącymi we wspólnym przedsięwzięciu, mający charakter wzajemnych rozliczeń, zwrot kosztów i opłat sądowych i administracyjnych ponoszonych przez adwokata w imieniu klienta, na jego rzecz i na jego rachunek, zwrot kosztów za uczestnictwo w szkoleniu pracownika, które zostało przejściowo opłacone przez kontrahenta jego pracodawcy.

[srodtytul]Wydatek za kontrahenta...[/srodtytul]

Ze zwrotem kosztów mamy do czynienia w sytuacji, gdy otrzymane pieniądze nie są wynagrodzeniem za jakieś świadczenie, podatnik nie świadczy usługi, a jedynie chce odzyskać zwrot pieniędzy, bo poniósł wydatek, który pierwotnie powinien ponieść jego kontrahent.

Usługa w rozumieniu [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=17D1F175CBC1000681743E9D550EDE8C?n=1&id=172827&wid=337454]ustawy o VAT[/link] jest świadczona wtedy, gdy dochodzi do wykonania określonej czynności, istnieje jej odbiorca i w zamian za świadczenie występuje odpłatność. Świadczenie usługi charakteryzuje występowanie bezpośredniego jej beneficjenta, wzajemność, ekwiwalentność.

Płacący (odbiorca usługi) musi osiągnąć korzyści majątkową. Związek między otrzymywaną płatnością i świadczeniem na rzecz dokonującego płatności musi mieć charakter bezpośredni i na tyle wyraźny, aby można powiedzieć, że płatność następuje w zamian za to świadczenie.

Taki „klasyczny” zwrot kosztów, nie będąc wynagrodzeniem za dostawę towarów ani za świadczenie usług, nie podlega więc VAT.

[srodtytul]...czy element usługi[/srodtytul]

Często się zdarza, że zawierane przez firmy umowy przewidują, oprócz wynagrodzenia zasadniczego, zwrot określonych kosztów (np. dojazdu). Koszty takie są jednak elementem świadczenia należnego od nabywcy, a więc powiększają podstawę opodatkowania VAT dostawy towarów lub świadczenia usługi, której dotyczą. W przeciwnym razie mielibyśmy do czynienia ze sztucznym dzieleniem świadczenia.

Przykładowo prawnik, który poniósł koszty dojazdów czy delegacji, nie powinien przenosić ich na klienta notą obciążeniową. Te koszty są bowiem elementem kalkulacyjnym ceny za usługę, którą świadczy. Czym innym będzie natomiast wyłożony przez niego koszt wpisu sądowego. Wpis dotyczy bezpośrednio strony postępowania sądowego. Płacony jest w jej imieniu, na jej rachunek.

[srodtytul]Co wynika z dyrektywy[/srodtytul]

Zwrot kosztów został uregulowany w art. 79 lit. c) dyrektywy VAT2006/112. Zgodnie z nim wyłączone z podstawy opodatkowania są kwoty otrzymane przez podatnika od usługobiorcy jako zwrot wydatków poniesionych w imieniu i na rzecz nabywcy lub usługobiorcy, zaksięgowane przez podatnika na koncie przejściowym.

Podatnik musi przedstawić dowód na rzeczywistą kwotę tych kosztów i nie może odliczyć VAT, który w danym wypadku mógł zostać odliczony. Podstawowym warunkiem zastosowania omawianego wyłączenia jest działanie podatnika w imieniu i na rachunek nabywcy lub usługobiorcy. Jeżeli podatnik działa we własnym imieniu, ale na rachunek klienta, mamy do czynienia z dostawą towarów lub refakturowaniem.

Refakturowanie usług reguluje art. 28 dyrektywy. W jego świetle, w przypadku gdy podatnik działając we własnym imieniu, ale na rzecz osoby trzeciej, bierze udział w świadczeniu usług, przyjmuje się, że sam nabył i wyświadczył te usługi.

Trzeba podkreślić, że wobec braku odpowiednika art. 79 lit. c) dyrektywy w ustawie o VAT istnieje możliwość bezpośredniego powoływania się na niego przez podatników. Jest on bowiem wystarczająco precyzyjny i jasny. Z kolei art. 28 dyrektywy dotyczący refakturowania został wprowadzony do ustawy o VAT w art. 30 ust. 3 – jak się podnosi w literaturze – wadliwie (Tomasz Michalik „VAT. Komentarz 2009”).

[ramka][b]Przykład[/b]

Zwrot przez właściciela nieruchomości nakładów poniesionych przez najemcę na tę nieruchomość (ulepszeń) należy traktować jako świadczenie usług, nie jako zwrot poniesionych kosztów.

Wynajmujący (właściciel lokalu) odniósł bowiem bezpośrednią korzyść, bo świadczenie najemcy spowodowało wzrost wartości nieruchomości.

Zatem doszło do świadczenia usług o charakterze wzajemnym, bezpośrednim i ekwiwalentnym w postaci pozyskania przez właściciela nieruchomości nakładów poczynionych przez najemcę [b](tak interpretacja Izby Skarbowej w Warszawie z 28 stycznia 2009 r., IPPP3/443-204/08-2/RK).[/b] [/ramka]

[ramka][b]Przykład[/b]

Nie będzie zwrotem kosztów obciążenie pracowników kosztami za prywatne rozmowy z telefonów służbowych. Mamy tu do czynienia z odsprzedażą usługi telekomunikacyjnej. Zwrot nakładów poczynionych w obcym środku trwałym jest usługą.

Zwrot kosztów w wyniku uznania reklamacji rozumiany jako zmniejszenie kwoty, jaką nabywający towary obowiązany był zapłacić, to z kolei rabat zmniejszający podstawę opodatkowania VAT.[/ramka]

[srodtytul]Czasem odszkodowanie[/srodtytul]

Swego rodzaju „zwrotem kosztów” jest odszkodowanie. Rozliczenia kontrahentów mające charakter restytucyjny, odszkodowawczy nie są opodatkowane VAT [b](zob. wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z 15 września 2008 r., 864/08[/b], dotyczący zwrotu kosztów przez podwykonawcę, który nie wykonał zobowiązania).

Taką restytucją jest zwrot kosztów nabywcy towaru, który naprawił go na swój koszt, przez zobowiązanego z tytułu gwarancji.

Innym przykładem jest sytuacja, gdy to handlowiec odpowiadający z tytułu np. rękojmi wobec ostatecznego nabywcy realizuje prawo regresu wobec sprzedawcy, który mu sprzedał wadliwy towar .

[ramka][b]Co z PIT i CIT[/b]

Jeśli wydatki zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, wówczas kwoty otrzymywane tytułem zwrotu od kontrahenta będą przychodami. W przeciwnym razie zwracana kwota, jako zwrot innych wydatków niezaliczonych do kosztów uzyskania przychodów, nie będzie przychodem (tak wynika z art. 12 ust. 4 pkt 6a [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=3EC0892953EAF58605FEE453B6E7CBF6?id=115893]ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych[/link] i odpowiednio z art. 14 ust. 3 pkt 3a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych). [/ramka]