Niezwykle ważne jest przyjęcie odpowiednich procedur obiegu dokumentów w firmie. Dział księgowy powinien na czas otrzymać informacje niezbędne do rozliczenia podatku oraz dokumenty pozwalające w najszybszym możliwym terminie odliczyć VAT naliczony.

Zgodnie z ustawą o VAT podatnik ma co prawda prawo do odliczenia podatku w dwóch okresach rozliczeniowych po otrzymaniu faktury, jednak czekanie z rozliczeniem na ostatnią chwilę jest niekorzystne z uwagi na przepływy pieniężne i koszty pieniądza w czasie (cash flow).

Może się zdarzyć, gdy obieg faktur przebiega wyjątkowo niesprawnie, że podatnik nie zdąży odliczyć podatku w ciągu wspomnianych dwóch następnych okresów rozliczeniowych. Wtedy konieczna będzie korekta deklaracji VAT (lub w ogóle prawo do odliczenia nie zostanie zrealizowane).

Takie ryzyko jest już obecnie mniejsze (odkąd w grudniu 2008 r. wprowadzono dłuższy termin na rozliczenie podatku naliczonego), zdarza się tak jednak w firmach, gdzie funkcjonuje system akceptacji faktur na wielu poziomach, gdy np. pracownik odpowiedzialny za dany wydatek albo projekt, z którym jest on związany, „przetrzymuje” fakturę przed przekazaniem jej do zaksięgowania.

Przedsiębiorcy, w celu usprawnienia takich procesów, często decydują się np. skanować wszystkie faktury przychodzące do firmy. Wtedy księgowanie odbywa się jedynie na podstawie skanów. Oryginały przechowywane są w archiwum, do którego pracownicy mają stały dostęp i mogą sprawnie przekazać dokumentację w razie ewentualnej kontroli.

W usprawnieniu procesu obiegu faktur w firmie pomóc mogą systemy ERP (ang. Enterprise Resource Planning, zintegrowane systemy informatyczne służące do zarządzania przedsiębiorstwem). Jednak wdrażając taki system, należy zwrócić uwagę, że nie wszystkie one są automatycznie dostosowane do polskiej specyfiki. W efekcie doradcy podatkowi analizując działanie systemu i rozliczenia podatkowe w firmie, często słyszą: „system na to nie pozwala”.

Z mojego doświadczenia wynika, że jednym z najważniejszych czynników wpływających na płynność, efektywność i prawidłowość rozliczeń podatkowych jest komunikacja w firmie. Często zdarza się, że osoba księgująca fakturę nie zdaje sobie sprawy z tego, czego dokładnie dany zakup dotyczy. Niekiedy powoduje to znaczne straty finansowe >patrz przykład.

Brak komunikacji może kreować również ryzyko podatkowe, np. gdy księgowość otrzymuje zbyt późno informację o wykonanej transakcji, obowiązek podatkowy mógł już dawno powstać. To spowoduje pojawienie się zaległości podatkowej i potencjalnie ryzyko postępowania karnoskarbowego (gdy podatnik wystawia faktury po terminie, w którym zobowiązany jest do ich wystawienia).

W opisanym poniżej przykładzie u podatnika stosującego proporcję odliczenia VAT powstać może ryzyko zaliczenia do kosztów w podatku dochodowym kwoty VAT, którą można było odliczyć.

 

 

Gdy podatnik rozliczający VAT naliczony współczynnikiem jest w stanie przypisać dany wydatek bezpośrednio do sprzedaży opodatkowanej i ma prawo do odliczenia całości VAT wykazanego na fakturze, a nie jedynie w wysokości wynikającej z zastosowania współczynnika.

Jeżeli więc osoba księgująca dokument, np. w instytucji finansowej, nie otrzyma na czas informacji od pracownika merytorycznego, który zadecydował o poniesieniu danego wydatku, że faktura dotyczy sprzedaży towaru czy usługi opodatkowanej VAT, firma straci odpowiednią część podatku naliczonego (np. przy współczynniku w wysokości 10 proc. – 90 proc. podatku naliczonego, czyli prawie 1/5 kwoty z danej faktury).

 

Autorka jest doradcą podatkowym w Kancelarii Ożóg i Wspólnicy

 

 

"Wybierz, czy chcesz płacić co miesiąc, czy raz na kwartał"

"Wysyłaj e-faktury zamiast papierowych dokumentów"

"Uciążliwe potwierdzanie odbioru"