W ostatnim czasie NSA wydał dwa wyroki dotyczące stosowania środków elektronicznych wobec faktur papierowych. Chodzi o [b] orzeczenia: z 20 maja 2010 r. (I FSK 1444/09) i z 3 listopada 2009 r. (I FSK 1169/ 08)[/b]. Według zapowiedzi resortu finansów przyczynią się one do zmiany rozporządzenia o elektronicznych fakturach. Przy tej nowelizacji przydałoby się jednak uwzględnić pewne wątpliwe kwestie.

[srodtytul]Konieczny wydruk[/srodtytul]

Po pierwsze NSA w orzeczeniu I FSK 1444/09 nie zaaprobował rozwiązania, że faktury przesyłane drogą elektroniczną mogą być w tej samej formie przechowywane. Z argumentacji sądu wynika, że możliwe jest przesłanie kontrahentom papierowych faktur w sposób elektroniczny. Niemniej nie zwalnia to z obowiązku ich wydrukowania przez podatników po to, by np. móc skutecznie odliczyć VAT.

Wystawianie faktur papierowych musi zawsze odbyć się z przynajmniej jednokrotnym ich wydrukowaniem zarówno przez wystawcę, jak i odbiorcę. Innymi słowy faktura przesłana elektronicznie, a nie wydrukowana przez odbiorcę, nie jest fakturą według przepisów [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=17D1F175CBC1000681743E9D550EDE8C?n=1&id=172827&wid=337454]ustawy o VAT[/link].

[b]NSA w orzeczeniu I FSK 1444/09 [/b]wskazał, że do niewydrukowanej faktury stosuje się przepisy rozporządzenia o fakturach elektronicznych. Zatem faktura papierowa przesłana elektronicznie, pozbawiona zabezpieczeń w postaci odpowiedniego podpisu elektronicznego, czy też poza systemem EDI, nie będzie uznana za skutecznie wystawioną.

[srodtytul]Pytania bez odpowiedzi[/srodtytul]

Nie jest jasne, jak należy w kontekście orzeczenia o obowiązku wydrukowania faktur papierowych rozumieć [b]orzeczenie I FSK 1169/0[/b]8, które dało zielone światło niewydrukowaniu, ale wyłącznie kopii faktur papierowych. W tym zakresie orzeczenia te zdają się pozostawać w sprzeczności.

NSA nie określił, kiedy należy wydrukować fakturę papierową. Czy ma to nastąpić w dacie otrzymania faktury, czy też może być to data późniejsza. Z tym wiąże się wątpliwość, kiedy powstanie prawo do odliczenia podatku. Inne pytanie: jaka data decyduje, że przesłana faktura „papierowa” zostanie uznana za wystawioną w terminie, czy chwila otrzymania jej w postaci elektronicznej przez odbiorcę, czy chwila jej wydruku.

[srodtytul]Jak zabezpieczyć dane[/srodtytul]

W przypadku faktur elektronicznych prawodawca wyraźnie przewidział dwa sposoby zabezpieczenia przesyłania danych. Są to: odpowiedni podpis elektroniczny lub system elektronicznej wymiany danych.

Nowe regulacje europejskie[b] (dyrektywa Rady 2010/45/UE z 13 lipca 2010 r.)[/b] także wymagają, by dane z faktur elektronicznych były zabezpieczone, tj. zapewniały integralność, czytelność i autentyczność.

W odniesieniu do faktur papierowych należy postawić sobie pytanie: czy w razie przeniesienia ich w środowisko elektroniczne wymogi dotyczące bezpieczeństwa danych także obowiązują? Czy faktury papierowe przesyłane elektronicznie mają być zabezpieczone przed nieuprawnionymi zmianami?

Doświadczenia w sprawach windykacyjnych uporczywych dłużników pozwalają przypuszczać, że brak zabezpieczenia faktur papierowych otrzymywanych w postaci elektronicznej będzie pokusą do negowania przed sądem przez dłużników treści otrzymanej faktury. Teoretycznie stwarza to także możliwość manipulowania treścią dokumentu wobec organów skarbowych.

[srodtytul]Jak przechowywać...[/srodtytul]

Podobnie sytuacja wygląda, gdy chodzi o obowiązek przechowywania faktur. W wypadku faktur elektronicznych wyraźnie wskazano w rozporządzeniu, że faktury przesłane w formie elektronicznej muszą być przechowywane w formacie, w którym zostały przesłane, w sposób gwarantujący autentyczność ich pochodzenia i integralność treści.

Orzeczenia NSA nie odnoszą się do kwestii, czy papierowe faktury przechowywane elektronicznie muszą być przechowywane w tym samym formacie, czy jest możliwa zmiana ich postaci graficznej.

[srodtytul]...i gdzie[/srodtytul]

W wypadku e-faktur prawodawca określa wprost zasady dotyczące miejsca ich przechowywania. Rozporządzenie o elektronicznych fakturach zajmuje się problemem przechowywania e-faktur tylko w Polsce lub innym kraju członkowskim. Nakłada przy tym na podatnika obowiązek informacji, gdyby faktury były przechowywane poza Polską.

W tle [b]orzeczenia NSA I FSA 1169/08[/b] pojawia się pytanie, gdzie podatnik może lub powinien przechowywać faktury papierowe przechowywane elektronicznie. Czy można dane przechowywać na serwerze, czy wyłącznie na innym nośniku?

Czy musi to być siedziba lub miejsce zamieszkania podatnika, czy także są możliwe inne miejsca przechowywania papierowych faktur w postaci elektronicznej?

Trudno zakładać, że w razie wątpliwości będzie przyjęta liberalna wykładnia, tj. że takie faktury mogą być przechowywane w dowolnym miejscu. Nie jest wykluczone, że zostanie zastosowana analogia do restrykcyjnych uregulowań rozporządzenia o e-fakturach.

[srodtytul]Oryginał i kopia[/srodtytul]

W odniesieniu do faktur elektronicznych ugruntowane jest stanowisko zarówno organów podatkowych, jak i sądów administracyjnych, że oznaczenie ich słowami „oryginał” i „kopia” nie jest konieczne.

Dopuszczenie przez NSA przekazywania faktur papierowych mejlem nie zwalnia z obowiązku oznaczenia oryginału i kopii odpowiednimi słowami. Wprawdzie celowość istnienia tej regulacji jest wątpliwa, orzeczenia NSA nie zwalniają z tego obowiązku, wyraźnie rozróżniając w uzasadnieniu wyroków pojęcia oryginał i kopia faktur papierowych.

[i]Autor jest radcą prawnym[/i]