Przypomnijmy, podatek liczymy od dochodu, którym jest przychód pomniejszony o koszty jego uzyskania. Czyli im większe mamy koszty, tym niższa wyjdzie nam danina dla fiskusa. Prawo do ich odliczenia mają jednak tylko ci, którzy płacą podatek według skali lub liniowy. Nie rozliczą kosztów ryczałtowcy i kartowicze.

[srodtytul]Musi być związek z działalnością[/srodtytul]

Jakie wydatki można zaliczyć do kosztów? Wszystkie, które wiążą się z działalnością i nie są wymienione w art. 23 ust. 1 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=F2E887FE086DC1759E63324E65DE1105?id=80474]ustawy o PIT[/link] bądź art. 16 ust. 1 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=3EC0892953EAF58605FEE453B6E7CBF6?id=115893]ustawy o CIT[/link] (tam znajduje się tzw. negatywny katalog kosztów).

Ta zasada dotyczy zarówno jednoosobowych firm, jak i dużych spółek. Przy rozliczaniu wydatków muszą przede wszystkim pamiętać o rozsądku i umiarze, szczególnie jeśli te służbowe pokrywają się z osobistymi. Urzędy skarbowe skrupulatnie bowiem weryfikują koszty, kwestionują też racjonalność działań przedsiębiorców. Sądy jednak podkreślają często, że to sam właściciel firmy ocenia, co jest dla niej korzystne, a urzędnicy nie mogą ingerować w swobodę podejmowania decyzji gospodarczych (np. [b]wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Olsztynie z 10 grudnia 2008 r., I SA/Ol 470/08).[/b]

Poza tym nie każdy wydatek da się powiązać z konkretnym przychodem, a wiele z nich to tzw. koszty funkcjonowania przedsiębiorstwa, pośrednio związane z obrotami. Tak też wynika z przepisów, które mówią, że kosztem mogą być wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.

[ramka][b]Przykład[/b]

Firma ABC handluje artykułami spożywczymi. Skorzystała z usług firmy Antyszczur, która przeprowadziła deratyzację jej magazynów. Poniesiony przez ABC wydatek nie wpływa bezpośrednio na przychód. Ale jest to koszt zachowania i zabezpieczenia źródła przychodów. Gryzonie mogłyby bowiem zniszczyć przechowywane w magazynach produkty.[/ramka]

[srodtytul]Opłaty, pensje, prowizje[/srodtytul]

Podstawowe koszty firmy to zakupy towarów handlowych i materiałów do produkcji, opłaty związane z siedzibą, faktury za rozmowy telefoniczne i dostęp do Internetu, pensje pracowników, wydatki na służbowy komputer. Trudno sobie też wyobrazić firmę bez środka lokomocji.

Jego utrzymanie sporo kosztuje, ale daje nam też znaczne oszczędności podatkowe. Firmowy samochód możemy amortyzować. Jeśli jednak nie wprowadzimy auta do ewidencji środków trwałych, kosztem będą tylko wydatki związane z jego bieżącą eksploatacją.

W przypadku samochodów osobowych do wysokości określonego limitu. Wylicza się go mnożąc liczbę przejechanych kilometrów (wynikającą z ewidencji przebiegu pojazdu) przez stawkę za jeden kilometr.

Z kolei spore możliwości skonsumowania tzw. codziennych wydatków daje nam prowadzenie firmy w mieszkaniu. Kosztem może być czynsz, opłaty za prąd i wodę. Oczywiście pod warunkiem że są związane z działalnością. Nie odliczymy więc całego czynszu, ale tylko część przypadającą na służbową powierzchnię. Firmę domową trzeba też odpowiednio wyposażyć, kupić biurko, krzesło, regał na dokumenty.

[ramka][b]Przykład[/b]

Pan Kowalski wykorzystuje na potrzeby działalności jeden z pokoi swojego mieszkania. Powierzchnia pokoju wynosi 15 mkw., natomiast całego mieszkania 75 mkw. Za październik pan Kowalski zapłacił czynsz w wysokości 400 zł. Do kosztów zaliczy 80 zł.

Wynika to z wyliczenia:

15 mkw. x 100 : 75 mkw. = 20 proc.

400 zł x 20 proc. = 80 zł[/ramka]

Inne wydatki, które można odliczyć od przychodu, to m.in. koszty służbowych wyjazdów, nakłady na reklamę, odsetki od kredytu na działalność, opłaty za szkolenie, prowizje bankowe. W działalności ponosimy także mnóstwo niewielkich wydatków, które po zsumowaniu mogą być jednak istotną pozycją w firmowym bilansie.

Dlatego warto gromadzić dowody księgowe (faktury, rachunki) potwierdzające zakupy. Kosztem firmy mogą być przykładowo materiały biurowe: papier, segregatory, koperty, koszulki do dokumentów, zszywki. Przedsiębiorcy mogą być potrzebne również środki czystości, np. specjalny płyn do usuwania brudu z ekranu monitora.

[ramka][b]Alkomat i motocykl[/b]

Do kosztów firmy można zaliczyć wiele typowych i nietypowych zakupów. Przykładowo wydatki na:

- badania lekarskie syna, który pomaga przy rozładowywaniu i noszeniu towarów [b](wyrok WSA w Bydgoszczy z 11 sierpnia 2009 r., I SA/Bd 311/09)[/b],

- zakup alkomatu do badania pracowników [b](interpretacja Zachodniopomorskiego Urzędu Skarbowego z 6 kwietnia 2007 r., PO-3/423/9/9/MZ/2/2007),[/b]

- nabycie motocykla przez lekarza ortopedę, który ma trzy gabinety [b](interpretacja Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 29 lutego 2008 r., ITPB1/415-650/ 07/MZ[/b]),

- odsetki od kredytu na mieszkanie, w którym będzie kancelaria radcy prawnego [b](interpretacja Izby Skarbowej w Warszawie z 8 lutego 2008 r., IPPB1/415-403/07-2/JB)[/b]. [/ramka]