Nie musisz prowadzić ewidencji przebiegu, jak przy najmie

Na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 51 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=863A40ACC61CA9E96D7A3843BE9CCADE?id=115893]ustawy o CIT [/link](art. 23 ust. 1 pkt 46 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=3E124846EEAE97869217567BDC99910B?id=80474]ustawy o PIT[/link]) nie zalicza się do kosztów uzyskania przychodu wydatków z tytułu kosztów używania, na potrzeby działalności gospodarczej, samochodów osobowych niestanowiących składników majątku podatnika – w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu dla celów podatnika przez stawkę za jeden kilometr przebiegu określoną w przepisach wydanych przez właściwego ministra.

Podatnik jest obowiązany prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu (patrz ramka). W razie jej braku wydatki z tytułu używania samochodów nie są kosztami uzyskania przychodów.

[srodtytul]Czynsz najmu w ramach kilometrówki[/srodtytul]

Organy podatkowe z reguły uważają, że czynsz z tytułu najmu również objęty jest limitem wynikającym z ewidencji przebiegu pojazdu.

Takie stanowisko przedstawiła [b]Izba Skarbowa w Bydgoszczy w interpretacji z 24 stycznia 2008 r. (ITPB3/423-151/07/AT)[/b]: „wydatki związane z używaniem samochodu osobowego na cele prowadzonej działalności na podstawie umowy najmu, które, jak wskazała jednostka, nie wyczerpują znamion art. 16 ust. 3b w zw. z art. 17a pkt 1 cyt. ustawy, stanowią nakłady, które można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów jedynie do wysokości wynikającej z ewidencji przebiegu pojazdu, potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca.

Innymi słowy jednostka, aby móc zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów zarówno należności czynszowe, w tym opłaty związane z pakietem usług dodatkowych (wynagrodzenia za telefoniczny serwis obsługi kierowców wraz z okresowym badaniem stanu technicznego pojazdu oraz ubezpieczeniem OC i AC, które są wyodrębnione z miesięcznego finansowego czynszu najmu), jak również pozostałe wydatki z tytułu używania samochodu, obowiązana będzie prowadzić wyżej wskazaną ewidencję, z uwzględnieniem zapisów art. 15 ust. 1 ustawy o CIT”.

[srodtytul]Opłaty leasingowe nielimitowane[/srodtytul]

Obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu nie dotyczy natomiast samochodów osobowych używanych na podstawie umowy leasingu (wynika to wprost z art. 16 ust. 3b ustawy o CIT oraz art. 23 ust. 3b ustawy o PIT). Stojąc zatem przed wyborem, czy wynajmować samochód osobowy, czy go leasingować, warto rozważyć zawarcie umowy leasingu.

W razie zawarcia takiej umowy firma nie będzie musiała prowadzić ewidencji przebiegu dla tego samochodu osobowego, a wydatki związane z jego używaniem (także czynsz leasingowy) będzie mogła zaliczać do kosztów uzyskania przychodu bez ograniczeń wynikających z tej ewidencji. Koszty eksploatacji samochodu będą zatem mogły być wliczone bezpośrednio w koszty w momencie ich poniesienia (jeśli chodzi o rozliczenie wydatków na ubezpieczenie >patrz ramka).

[srodtytul]Leasing czy najem[/srodtytul]

Skoro porównujemy leasing z najmem, to możemy jeszcze wskazać na istotną różnicę, że przy umowie najmu nie ma opcji, że samochód będzie twoją własnością. Jeżeli będziesz chciał go kupić, to tylko po cenie rynkowej. Umowa leasingu daje ci możliwość, że staniesz się jego właścicielem za cenę znacznie niższą od jego wartości rynkowej. Może nawet za symboliczną zło-tówkę (patrz tekst [link=http://www.rp.pl/artykul/375272.html]"Masz prawo wykupić przedmiot leasingu za bardzo niską cenę"[/link]).

[ramka][b]Co w ewidencji[/b]

Ewidencja przebiegu pojazdu jest dosyć pracochłonna i kłopotliwa. Powinna zawierać co najmniej:

- nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu,

- numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika,

- kolejny numer wpisu,

- datę i cel wyjazdu,

- opis trasy (skąd – dokąd),

- liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,

- stawkę za jeden kilometr przebiegu,

- kwotę wynikającą z przemnożenia liczby przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu,

- podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane. Podatnik powinien ją potwierdzać na koniec każdego miesiąca.[/ramka]

[ramka][b]Rozliczanie ubezpieczenia [/b]

U podatników prowadzących księgi rachunkowe i podatkową księgę przychodów i rozchodów metodą memoriałową koszty ubezpieczenia samochodu będą rozliczane proporcjonalnie do okresu, którego dotyczą. W przypadku podatników prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów metodą kasową będą mogły być zaliczone bezpośrednio do kosztów niezależnie od tego, jaki okres objęty jest ubezpieczeniem.

Potwierdza to [b]interpretacja Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 21 lutego 2008 r. (ITPB1/415-583/07/AK)[/b]: „w podatkowej księdze przychodów i rozchodów prowadzonej wg zasady określonej w art. 22 ust. 4 ustawy o PIT wydatki poniesione na ubezpieczenie samochodu winny być ujęte w podatkowej księdze w momencie ich poniesienia, tj. w dacie wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu, bez względu na to, jakiego okresu dotyczą”.[/ramka]